Cuanto más defines tu trabajo, más eficiente eres

Define tu trabajo y ganaras eficienciaLa principal ventaja que introduce la metodología Getting Things Done (GTD) de productividad personal es el lograr hacer las cosas de manera más eficiente, es decir, realizar las tareas con un mejor aprovechamiento de la atención.

En el trabajo del conocimiento existen 3 formas de hacer el trabajo:

1. Hacer el trabajo según surge.
2. Definir el trabajo.
3. Hacer el trabajo ya definido.

La productividad del trabajador del conocimiento requiere que contestemos la pregunta: ¿Cuál es la tarea?

Peter Drucker

Si quieres saber más de estas 3 formas puedes ampliar información en este post.

El trabajo según surge es el que estamos acostumbrados a realizar, puesto que es el que hemos aprendido desde siempre. Nos piden/se nos ocurre algo, y lo hacemos. Si cuando estamos haciéndolo nos piden otra cosa, pues dejamos lo que estábamos haciendo y nos ponemos a hacer esa tarea nueva, porque suponemos que el que nos lo ha pedido tendrá prisa, sobre todo si se trata de nuestro jefe.

Mejorar la eficiencia a la hora de hacer pasa por automatizar nuestras acciones, pero para poder hacer esto es necesario haberlas definido previamente. La cantidad de tareas realizadas de forma correcta va en función de aquello que hemos sido capaces de definir. Nos encontramos así con que  las tareas que hacemos “sobre la marcha” compiten con  aquellas que hemos predefinido y simplemente ejecutamos.

Predefinir las tareas es un trabajo adicional e imprescindible en el trabajo del conocimiento, ya que una característica de este trabajo es que no es evidente lo que hay que hacer. Aunque aparentemente pueda parecer que supone un añadido, en realidad es el cimiento para que la realización del trabajo ya definido sea realmente eficiente, porque permite agrupar trabajo con características similares, de modo que su ejecución permite aprovechar sinergias. Son los principios del trabajo en cadena aplicados a la productividad personal.

Comprobar si realizar estos 2 pasos, es más eficiente que realizar el trabajo según surge, es sencillo. Prueba a realizar aquello que te venga a la cabeza/te manden durante un tiempo. Pasado ese tiempo, prueba a definir tareas a realizar, agrupándolas según la metodología GTD, para posteriormente realizarlas. Sin entrar a analizar la aportación de valor de unas y otras tareas (eficacia), comprobarás que la diferencia es sustancial, siendo el tiempo dedicado a definirlas más que compensado con la mejora experimentada a la hora de realizarlas.

Medir por tanto, tu margen de mejora, en cuanto a eficiencia se refiere, es fácil. Por lo general, cuanto más trabajo según surge, menor eficiencia.

Espero tus comentarios.

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¿Por qué te gusta hacer tus tareas con estrés?

Hacer con estrés¿Eres de ese tipo de personas a las que por algún extraño motivo se le suele alinear los planetas para, al final, terminar realizando las tareas de los proyectos con fecha de entrega en el último momento?

¿Te suele pasar que, además, cuando terminas un proyecto ya tienes otro a punto de vencer esperando, de forma que tus periodos de tranquilidad son unos pequeños momentos entre proyecto y proyecto, o a veces ni eso?

Si a las 2 preguntas anteriores has respondido que si, te encuentras en el grupo de aquellos que disfrutan realizando sus tareas con estrés. Además, estas tareas pertenecen a proyectos tanto del trabajo como de tu vida personal, y van desde redactar un complejo informe hasta limpiar el coche. Como se suele decir, “Te pilla el toro con frecuencia”.

Si te gusta trabajar así, eres de las personas que realizan el trabajo según surge, tal y como explico aquí. En ese caso, no es necesario que cambies nada y puedes dejar de leer este post.

Sin embargo, si esta forma de trabajar te desagrada y no ves claro qué hacer para solucionarlo, este post puede decirte mucho.

¿Alguna vez te has preguntado por qué te pasa esto?

Casi todas las tareas que tienen fecha objetiva suelen tener un plazo amplio y razonable para realizarlas. Si no es así, el problema es que has negociado mal la fecha de entrega, que aunque venga impuesta, si es imposible, no tiene sentido aceptarla. En el trabajo del conocimiento solemos tener más tareas que hacer que tiempo disponible. Una cuestión fundamental, por tanto, es diferenciar aquello que tienes que hacer de lo que no tienes que hacer; puedes ampliar información de este asunto en este post.

Si no se dan las circunstancias anteriormente mencionadas, o ya las has resuelto, ¿Cuál es el problema entonces?

El problema en estas circunstancias es que empiezas tarde las tareas que componen el proyecto. Esto ocurre en la siguiente secuencia:

1.Estás acostumbrado a empezar un proyecto y terminarlo, tomándolo como una única acción. Si un proyecto tiene cierta complejidad, tiendes a posponer su comienzo, probablemente  porque subestimas la complejidad del mismo, y no empiezas hasta que no queda más remedio, porque la fecha se echa encima, y para ese momento ya tienes poco tiempo.

2.Entonces te dedicas por entero a ese proyecto, sin atender a nada más, para poder terminarlo en fecha, pero como ya tienes el tiempo justo, lo haces de forma apresurada, con estrés y con el único objetivo de quitártelo de encima. El estrés y la falta de tiempo tienen como consecuencia una merma considerable en la calidad del proyecto, cosa que te genera frustración.

3.Cuando concluyes ese proyecto, has descuidado otros que te encargaron hace tiempo, y a los que ya también se les acerca la fecha de vencimiento, con lo cual vuelves a tener estrés, de manera que el único sosiego que te queda es el corto periodo de tiempo que te permites entre proyecto y proyecto. Si son varios los que vencen a la vez, entonces la situación de estrés puede convertirse en insostenible.

Estas 3 situaciones, repetidas proyecto tras proyecto, provocan un círculo vicioso de estrés, del que únicamente nos liberan los periodos de vacaciones, donde desconectamos, para volver a empezar cuando retomamos el trabajo.

Esto, que parece muy complejo, tiene una fácil solución, basada en el uso de 2 sencillas pautas que te ayudarán a romper este círculo vicioso:

1. Empieza desde el primer día a realizar tareas de todos los proyectos cuyas acciones tengan fecha objetiva de vencimiento.

2. Divide los proyectos en acciones sencillas, pues es fundamental que las acciones sean sencillas y claras para que te resulten fáciles de hacer y no las pospongas. Para redactar tareas adecuadamente puedes consultar aquí.

En los proyectos cuyas tareas tienen fecha de vencimiento, es necesario empezar desde el principio a realizar pequeñas acciones. Si abandonas un proyecto porque otro te vence, esto influirá negativamente en el proyecto que abandones, generando el círculo vicioso antes mencionado cuando se aproxime el vencimiento de este. Para romper ese círculo, ve realizando todos tus proyectos en paralelo poco a poco. Si te encuentras en ese círculo vicioso, has de aceptar que no verás resultados rápidamente, pero en poco tiempo comprobarás la satisfacción de realizar los proyecto en fecha, ganarás en calidad de tus proyectos y eliminarás el estrés.

El primer paso no te lleva donde quieres ir, pero te saca de donde estas.

Si tiene fecha objetiva, comienza hoy lo que sueles dejar para mañana y, si no, incúbalo.

Espero tus comentarios.

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Ranking OPTIMA LAB de blogs de efectividad abril 2016

ranking efectividadComparto contigo, como cada día 15, el ranking OPTIMA LAB de blogs efectividad de abril.

Quisiera aprovechar para agradecer públicamente todas las felicitaciones recibidas por la puesta en marcha del ranking. La mayoría coincidís en la necesidad de tener una lista actualizada de los blogs activos sobre efectividad, que además oriente sobre cómo está situado cada blog. Sin duda este era uno de los propósitos: tener una guía que permita a los blogueros activos ver en qué situación están con respecto a sus compañeros y, por otro lado, dar a conocer a todos aquellos que se acercan al mundo de la efectividad una fotografía actualizada con las opciones que tienen. Confeccionar este ranking cada mes es algo que conlleva trabajo y compromiso pero, viendo los resultados, merece la pena.

Todos los meses iré anunciando aquí las nuevas incorporaciones que nos habéis propuesto, siempre que cumplan con los criterios establecidos para el ranking.

Las nuevas incorporaciones a la fecha de cierre para el ranking de abril son:

  1. Análisis Realista (http://analisisrealista.com) de  Omar Carreño (@omarblogar)
  2. Cronomaquia (http://www.cronomaquia.com) de Edwar Plaza (@cronomaquia)
  3. Hábitos Vitales (http://www.habitosvitales.com) de Erik Larsson (@habitosvitales)
  4. La nueva generación (https://thenewgeneration.co/) de Juan Esteban Bravo (@nuevageneraxion)
  5. Muy Productivo (http://muyproductivo.com) de David Corbalán (@muy_productivo)
  6. New deal (http://www.newdeal.es) de Fermín Lorente (@newdealsp)
  7. Praxis Y Poesía (https://praxisypoesia.com) de Roberto Soto (@RobertoSotoM)
  8. Productividad Extrema (http://blog.productividadextrema.com) de David Valín (@productividad_e)
  9. Quiero Ser Productivo (https://quieroserproductivo.wordpress.com) de valientejuan81

Si crees que hay algún blog en castellano que merezca ser incluido aquí, puedes indicármelo a través del correo cruz@optimalab.network para que sea evaluado. Los criterios, así como la metodología seguida, los puedes ver aquí.

Esperamos que el ranking te sea útil. Te espero el próximo 15 de junio con el ranking de mayo.

Un saludo. Nos vemos por la red.

Ranking abril 2016

PosiciónBlogP.A.Total linksSuscr. FeedlyVelocidad
1Thinkwasabi5819787143292.3
2Óptima Infinito552320240642.3
3El Canasto55609121894.7
4Jerónimo Sánchez45648015562.3
5Facile Things46496011521.2
6Cambiando Creencias4374287001.2
7Marca la Diferencia42318010101.2
8Análisis Realista33237011991.2
9Du Tudú43580721420.2
10Buenhabit4615576591.2
11Control y Perspectiva4042202301.2
12David Torné 2.03773724280.7
13Daniel Grifol4220884041.2
14Personas y Equipos Productivos4162106030.2
15Técnicas de Organización39128110660.5
16Enfoque Carnot3734981681.2
17Redes Productivas3723111851.2
18Efectivitat326772501.2
19Experiencia Productiva3617151250.5
20Hábitos Vitales4245123510.01
21Productividad Personal y GTD3529463900.01
22Reuniones Eficaces34203001.2
23Depro Consultores29471161.2
24La Fábrica del Tiempo32441111.2
25jmvillarmea30324640.2
26Samuel Casanova31471640.5
27Marco Rubiol20829140.5
28Crespi´s Blog32124151.2
29Cronomaquia3165710.2
30Organización Personal335051270.01
31Joaquín Peña1341221.2
32Hacer Hacer Haciendo31518310.01
33New Deal217631
34Praxis Y Poesía28349180.01
35Productividad Extrema19251350.01
36Muy Productivo18770.7
37GTD Bergonzini3161080.01
38Quiero Ser Productivo30370.2
39Josep María Martínez212610.01
40Trabajando que es Gerundio280260.2
41La Nueva Generación10290.01

Foto por Joshiah Mackenzie via Flickr

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Puedes planificar tu vida pero no puedes controlarla

Planificar es inútilMe llamaba la atencion la semana pasada el anuncio de una compañía de seguros, cuyo lema de campaña es: “Puedes planificar tu vida, pero no puedes controlarla” Puedes ver el anuncio aquí.

En el anuncio aparece una familia modelo,la familia Villarejo, indica el locutor que incluso sincronizan los relojes cada noche para que no falle nada a la mañana siguiente. La casuística, sin embargo, hace que al final todo se vaya al traste, y al primer percance toda planificación cambia de manera radical.

Planificar consiste, como dice José Miguel Bolivar, en intentar adivinar que vas a hacer en un momento determinado. Cuando adivinas además, estas intentando adivinar 2 cosas:

  1. Circunstancias externas: El contexto. Para poder realizar las tareas necesitas tener posibilidad de realizarlas. Los contextos se crean en base a una de estas 3 situaciones:
    1. Personas: Para realizar la tarea prevista necesitas de otra persona o personas.
    2. Lugares: La tarea requiere estar en un lugar determinado y, o no se puede hacer en otro lugar, o lo más adecuado es hacerlo en ese lugar.
    3. Herramientas: Es aquella herramienta necesaria para realizar la tarea, como por ejemplo un ordenador, un teléfono, etc.
  2. Circunstancias internas: Tiempo y energía. Si todas las circunstancias externas se cumplen aún has adivinar las circunstancias internas en que te encontraras para realizar la tarea, estas son:
    1. Tiempo: Es el tiempo disponible para hacer la tarea. Cuando planificas intentas adivinar el tiempo disponible que vas a tener en un momento determinado.
    2. Energía: Es la capacidad para realizar las tareas, entendida como la atención necesaria para poder llevarlas a cabo. Intentar adivinar la energía que vas a tener en un momento determinado es una tarea difícil, puesto que puede ser que el nivel de energía necesario para acometer la tarea no sea el adecuado, con lo cual no la harás, o la harás por debajo de tus posibilidades. Si el nivel de energía es superior estarás desaprovechando esa energía para realizar otras tareas que te aporten más valor.

Cuando planificas, por tanto, estas intentando adivinar de antemano todas estas circunstancias, circunstancias externas que no dependen de ti, y circunstancias internas que aunque dependen de ti, son difíciles de controlar en un momento determinado, y que dado que nos movemos en entornos líquidos de continuo cambio es probable que varien segun lo que habíamos previsto. ¿De verdad te crees capaz de adivinar todas estas circunstancias y acertar con lo planificado siempre? Es cierto, el burro a veces toca la flauta por casualidad, pero esto no es lo habitual.

En vez de intentar adivinar, que vas a hacer el lunes a las 10 de la mañana, salvo que tengas que hacer algo que tiene que hacerse en una fecha objetiva, como una reunión,  lo más adecuado es dividir tus tareas por contexto, organizándolas según aquellos que necesitas para realizarlas, una persona, un lugar o una herramienta, y subdividirlas por tiempo y energía. Las tareas pueden conllevar mucho o poco tiempo y mucha o poca energía, con lo cual cada contexto puedo dividirlo en 4 tipos:

  • Mucho tiempo, mucha energía
  • Mucho tiempo, poca energía
  • Poco tiempo, poca energía
  • Poco tiempo, mucha energía

Lo explico con más detalle en este post

Con esta forma de trabajar, en vez de intentar adivinar que vas a hacer, adaptas las tareas a las circunstancias externas e internas de cada momento, porqué como bien dice el anuncio, puedes planificar tu vida, pero no puedes controlarla. Yo lo cambiaría por “Planificar es inútil, adáptate a la circunstancias teniendo la previsión adecuada“.

Mejorar la efectividad cambiará tu vida

efectividad profesional y personalLa productividad consiste en hacer las cosas de la manera más eficiente posible. En los entornos profesionales líquidos, caracterizados por el continuo cambio y las múltiples tareas a realizar, se hace además necesario, no solo hacer las cosas de manera eficiente, sino además elegir bien que cosas hacer, puesto que ante las diversas posibilidades, tenemos que decidir ademas que vamos a dejar sin hacer. Esto último es lo que se denomina eficacia. Por lo tanto en los entornos profesionales es necesario elegir bien que hacer (eficacia), y hacerlo de la mejor manera posible (eficiencia); la suma de las 2 cosas es lo que se denomina efectividad (eficacia y eficiencia).

La mayoría de las personas saben que mejorar la efectividad es una de las competencias profesionales más necesarias en los últimos tiempos, sin embargo consideran que no necesitan mejorar su efectividad fuera del ámbito profesional, imagino que porque creen que fuera del ámbito laboral no existen más cosas que hacer que tiempo disponible para realizarlas, o porque son capaces de disgregar en departamentos estancos las responsabilidades laborales de las personales.

Te invito a pensar, ¿Como cambiaría tu vida si no tuvieras estrés? ¿Como serías tú si las obligaciones asumidas, y las sobrevenidas, tanto en el ámbito personal, como en el profesional pudieras elegir adecuadamente cuales hacer y cuales no, y además hacerlas de la forma óptima. ¿Cuanta tranquilidad ganarías si supieras que has hecho lo que tenías que hacer de forma correcta?

¿Crees que merece la pena intentar conseguirlo? La buena noticia es que es posible. La única dificultad es que requiere compromiso, es como aprender a tocar un instrumento o aprender un idioma, solo es una cuestión de dedicación y de adquirir los hábitos necesarios para hacerlo.

La adquisición de los hábitos es un proceso que supone romper con algunos de los que tienes ahora y crear otros nuevos, pero los resultados merecen la pena.

Te invito a ponerte en camino.

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