Hacer por contextoUna de las costumbres mas improductivas que existe es la de intentar hacer las acciones que tenemos pendientes agrupándolas por tarea. La tarea en GTD es todo resultado que buscas que comprende mas de 2 acciones, como por ejemplo, cambiar el aceite del coche. Hacer las acciones por tarea suele venir provocado por una de estas 2 razones:

– Hemos ido dejando la tarea para el final y nos encontramos con que en el último momento, acosándonos la fecha de vencimiento de la tarea, nos vemos obligados a realizar todas las acciones de la tarea, seguidas, con prisas, y saltándonos algunas acciones que no son imprescindibles, y que disminuyen la calidad de la tarea. Hacer las acciones previas poco a poco en el peor de los casos nos permitirá acercarnos a la fecha limite con las tareas previas hechas y en condiciones de realizar un trabajo que cumpla con la fecha planteada, y con unos niveles de calidad mucho mejores, puesto que evitamos las prisas de última hora. Dije en el peor de los casos porque cuando se usa GTD adecuadamente, la experiencia me dice que las tareas se suelen terminar antes de la fecha prevista.

– Queremos terminar la tarea de una vez, porque si no entendemos que no hemos avanzado ya que medimos nuestro avance por tareas en vez de medirlo por acciones y nos suelen ocurrir 2 cosas, o que vemos la tarea muy grande y mentalmente genera rechazo, la vamos posponiendo y nos acaba sucediendo como en el caso primero, que llegamos a la fecha limite con ella sin hacer y tenemos que pegarnos el atracón; o el realizarla requiere de ciertas acciones previas, una llamada de teléfono, recoger una documentación, etc. que nos supone dedicar mucho tiempo seguido a la tarea de manera improductiva, no aprovechando la potencia del uso de los contextos que nos ofrece GTD, y sin avanzar nada mas que en una tarea, dejando de lado otras, que en algún momento nos agobiaran por su fecha limite.

Si queremos usar adecuadamente la metodología GTD debemos grabarnos a fuego que las tareas comprenden acciones, que son lo que debemos de realizar. Las tareas no se hacen, solo se hacen las acciones, y esas acciones se deben agrupar no por la tarea a la que corresponden, sino por el contexto en el que están. Si tenemos que cambiar el aceite al coche, por mucho que nos empeñemos, y salvo que lo vayamos a hacer nosotros mismos, no lo vamos a poder empezar y acabar normalmente, por lo que, en vez de esperar a hacerlo todo de una vez, habría que ir dando pequeños pasos, aprovechando los contextos de GTD. Si tienes tiempo libre mientras estas esperando en una cola y dispones de un teléfono, es quizá el momento de llamar para pedir cita en el taller. Los 5 minutos que has dedicado a llamar, esperar que te pasen con el que da las citas, y acordar con él el día de llevar el coche al taller los habrás dedicado en un momento donde no has usado un tiempo en la oficina en el que podrías haber hecho algo mas interesante. Con esas pequeñas acciones van avanzando tus proyectos poco a poco y evitas tener que hacer el cambio de aceite con prisas, justo el día antes de un viaje largo donde ya no te queda mas remedio que cambiar el aceite perdiendo toda la mañana hasta que lo cambias.

Uno de los secretos de GTD que supone una forma diferente de trabajar es que todas las tareas se van haciendo a la vez y poco a poco, es un habito al que cuesta hacerse a la idea, pero que una vez adquirido hará que vayas avanzando poco a poco todos tus proyectos, los termines antes de la fecha de vencimiento, y además lo hagas sin stress y con mas calidad que si los haces seguido.

 

¿Sigues haciendo tus acciones por tarea en vez de por contexto? Cuéntame tu experiencia