Gestion del tiempo

Para el próximo año es fundamental que aprendas a gestionar el tiempo.

 

Inocente productividad basuraAhora que acaba el año, es fundamental que te fijes tus metas para 2017. Empezar 2017 con unas metas claras te va ayudar a conseguir tus objetivos y, lo más importante, ser feliz. Fijarte metas que no te ayuden a ser feliz no tiene sentido. Por este motivo, lo fundamental es separar la vida personal de la profesional, porque no puedes vivir para trabajar. Debes dedicar al trabajo el menor tiempo posible para conseguir recursos que te permitan vivir y ser feliz. Por todo ello, gestionar bien tu tiempo es clave.

Una de las reglas que debes grabar a fuego sobre piedra, como si fuera uno de los 10 mandamientos, es tener una lista de tareas, en la que revisar el día de antes cuales son las tareas más urgentes e importantes. En esa lista, debes señalar aquellas que tienes que hacer, y organizarlas por prioridad para asegurarte de que quedan hechas, empezando siempre por las más importantes.

Tienes que comenzar el día levantándote temprano, que es cuando no te interrumpen. A las 6 de la mañana está bien, pero si empiezas a las 5, mejor. De esta manera aprovecharás tu tiempo al máximo y a las 9 ya tendrás todo tu trabajo importante hecho y podrás disfrutar, porque lo fundamental es vivir la vida sin estrés. Si aún no has terminado todas las tareas importantes, todavía tendrás el resto del día para hacerlas con calma, y así poder salir a tu hora y no quedarte hasta tarde.

Y si, aún así, tu jefe no te ha permitido hacerlo todo, porque te interrumpe constantemente, no te estreses, tu lista de prioridades no es una lista que tengas que hacer si o si. Si has hecho las tareas más importantes que marcaste el día anterior podrás irte a casa tranquilo y, si te ha faltado alguna, ten en cuenta que esas tareas son solo una referencia y, ponlas las primeras del día siguiente. A las 5 de la mañana tu jefe no te va a molestar, y podrás hacerlas. De esta forma te aseguras que en 2 días como máximo esas tareas tan importantes se quedan hechas.

Otra forma de poder hacer todo es bloqueando tiempo en tu calendario para esas tareas. Si te pones una hora, sabes que ese tiempo se lo vas a dedicar a la tarea en cuestión, sin que nadie te moleste. Bloquea tu calendario para hacer esas tareas en las primeras horas de la mañana y así, cuando lleguen las 9, tendrás tu calendario despejado para poder tener reuniones, revisar tu correo para dejar la bandeja a cero, y parar a tomar un café con los compañeros, que no todo va a ser trabajar. Hay que relacionarse en la oficina, porque el trabajo no tiene que ser aburrido.

¿Cómo vamos?

¿Qué te parecería tener un día así? Estos son algunos de los consejos que se pueden leer por la red. Consejos del siglo pasado, para circunstancias del siglo pasado. Escucharlos el día de los santos inocentes, como es hoy, espero que te haga gracia. Escucharlos el resto del año, me parece una broma de mal gusto.

Mi deseo para 2017 es que no pagues la inocentada, y seas crítico con lo que aprendes, con lo que lees, con lo  que crees y con tus propios hábitos, para encaminarte hacia donde realmente quieres ir. Huye de la #productividadbasura.

Feliz 2017

By | 28 Diciembre, 2016|Categories: Gestion del tiempo|Tags: |1 Comment

Puedes planificar tu vida pero no puedes controlarla

Planificar es inútilMe llamaba la atencion la semana pasada el anuncio de una compañía de seguros, cuyo lema de campaña es: “Puedes planificar tu vida, pero no puedes controlarla” Puedes ver el anuncio aquí.

En el anuncio aparece una familia modelo,la familia Villarejo, indica el locutor que incluso sincronizan los relojes cada noche para que no falle nada a la mañana siguiente. La casuística, sin embargo, hace que al final todo se vaya al traste, y al primer percance toda planificación cambia de manera radical.

Planificar consiste, como dice José Miguel Bolivar, en intentar adivinar que vas a hacer en un momento determinado. Cuando adivinas además, estas intentando adivinar 2 cosas:

  1. Circunstancias externas: El contexto. Para poder realizar las tareas necesitas tener posibilidad de realizarlas. Los contextos se crean en base a una de estas 3 situaciones:
    1. Personas: Para realizar la tarea prevista necesitas de otra persona o personas.
    2. Lugares: La tarea requiere estar en un lugar determinado y, o no se puede hacer en otro lugar, o lo más adecuado es hacerlo en ese lugar.
    3. Herramientas: Es aquella herramienta necesaria para realizar la tarea, como por ejemplo un ordenador, un teléfono, etc.
  2. Circunstancias internas: Tiempo y energía. Si todas las circunstancias externas se cumplen aún has adivinar las circunstancias internas en que te encontraras para realizar la tarea, estas son:
    1. Tiempo: Es el tiempo disponible para hacer la tarea. Cuando planificas intentas adivinar el tiempo disponible que vas a tener en un momento determinado.
    2. Energía: Es la capacidad para realizar las tareas, entendida como la atención necesaria para poder llevarlas a cabo. Intentar adivinar la energía que vas a tener en un momento determinado es una tarea difícil, puesto que puede ser que el nivel de energía necesario para acometer la tarea no sea el adecuado, con lo cual no la harás, o la harás por debajo de tus posibilidades. Si el nivel de energía es superior estarás desaprovechando esa energía para realizar otras tareas que te aporten más valor.

Cuando planificas, por tanto, estas intentando adivinar de antemano todas estas circunstancias, circunstancias externas que no dependen de ti, y circunstancias internas que aunque dependen de ti, son difíciles de controlar en un momento determinado, y que dado que nos movemos en entornos líquidos de continuo cambio es probable que varien segun lo que habíamos previsto. ¿De verdad te crees capaz de adivinar todas estas circunstancias y acertar con lo planificado siempre? Es cierto, el burro a veces toca la flauta por casualidad, pero esto no es lo habitual.

En vez de intentar adivinar, que vas a hacer el lunes a las 10 de la mañana, salvo que tengas que hacer algo que tiene que hacerse en una fecha objetiva, como una reunión,  lo más adecuado es dividir tus tareas por contexto, organizándolas según aquellos que necesitas para realizarlas, una persona, un lugar o una herramienta, y subdividirlas por tiempo y energía. Las tareas pueden conllevar mucho o poco tiempo y mucha o poca energía, con lo cual cada contexto puedo dividirlo en 4 tipos:

  • Mucho tiempo, mucha energía
  • Mucho tiempo, poca energía
  • Poco tiempo, poca energía
  • Poco tiempo, mucha energía

Lo explico con más detalle en este post

Con esta forma de trabajar, en vez de intentar adivinar que vas a hacer, adaptas las tareas a las circunstancias externas e internas de cada momento, porqué como bien dice el anuncio, puedes planificar tu vida, pero no puedes controlarla. Yo lo cambiaría por “Planificar es inútil, adáptate a la circunstancias teniendo la previsión adecuada“.

By | 9 Mayo, 2016|Categories: Gestion del tiempo|Tags: , , , , , |0 Comments

La gestión del tiempo va en contra de la naturaleza humana

Gestión del tiempoA menudo me encuentro con personas que tienen la imperiosa necesidad de aprender sobre gestión del tiempo. Buscando la definición de la palabra gestión, el diccionario me devuelve la siguientes acepciones:

  1. Llevar adelante una iniciativa o un proyecto.
  2. Ocuparse de la administración, organización y funcionamiento de una empresa, actividad económica u organismo.
  3. Manejar o conducir una situación problemática.

Viendo la acepción 2 y cuando se habla de administración suele venirme a la cabeza la definición de economía, que aprendí en la universidad, “economía es la ciencia que estudia los métodos más eficaces para satisfacer las necesidades humanas materiales, mediante el empleo de bienes escasos”. De toda la definición siempre me pareció clave la parte de “recursos escasos”. Cuando hablamos de satisfacer necesidades humanas materiales, la razón de ser de la economía es precisamente esa, que existe escasez de necesidades materiales. Si todos tuviéramos acceso a cualquier necesidad material la economía no sería necesaria, puesto que no necesitaríamos métodos eficaces para el reparto de esos recursos.

En el desarrollo de métodos económicos más eficaces se persigue el doble objetivo de conseguir satisfacer mas necesidades puesto que economía es también el “Conjunto de bienes y actividades que integran la riqueza de una colectividad o un individuo”, y ademas administrar esos recursos adecuadamente. Aquí es donde están las principales semejanzas y diferencias entre la economía y el tiempo, en cuanto a gestión se refiere, la economía busca la eficacia en la gestión de los recursos escasos que posee, y la generación de más recursos.

Para que podamos hablar con propiedad de gestión del tiempo asimilando a la gestión económica es necesario que se den esas 2 circunstancias, aumentar el tiempo y hacer eficaz su uso. El tiempo al igual que la economía es un recurso escaso, pero al contrario que esta no es almacenable. Como hasta el momento no se ha inventado nada que permita almacenar ni fabricar tiempo, la llamada gestión del tiempo no tiene sentido, puesto que no se da da 1 de las premisas lógicas para ello, que es la búsqueda de generar más “recursos tiempo”. El tiempo es constante e irremplazable, una vez que se va no lo vuelves a recuperar.

En economía, los bienes que tienen ciertas características similares, son lo que denominamos bienes de servicios. Estos bienes al igual que el tiempo, no son almacenables, como por ejemplo es el servicio de alojamiento de una habitación de hotel, que si no se alquila hoy, habrá perdido su utilidad, podrá alquilarse mañana, pero el recurso que genera hoy se ha perdido.

Este tipo de bienes por sus peculiaridades, aunque tienen similitudes con los otros bienes, su operativa es distinta, lo que se busca es ocupar el mayor tiempo posible el servicio y de la manera optima. Por ese motivo, si comparamos el tiempo con los bienes de servicios, hablar de gestión del tiempo supone entender que podemos generar tiempo,o almacenarlo. Al contrario que esto, solo disponemos de un recurso volátil, que se consume constantemente y con el que solo podemos aspirar a emplearlo de la forma más efectiva posible, en cada momento. Puesto que los servicios son limitados, solo podemos aprovecharlos de la forma más optima posible. Por lo tanto el tiempo no se puede gestionar. Lo único que se puede hacer con el tiempo es usarlo de la forma más efectiva posible en cada momento.

By | 30 Noviembre, 2015|Categories: Gestion del tiempo|Tags: , , , |0 Comments