Usa tiempo energiaHablábamos en la anterior entrada que la forma mas efectiva de hacer el trabajo, era realizarlo por contexto, y a su vez explicábamos los tipos de contextos posibles, que eran herramientas, lugares y personas. Trabajar de esta manera supone una mejora significativa en la forma de trabajar, y desde mi punto de vista es una aportación revolucionaria en la manera de gestionar tu atencion, basada en aplicar los beneficios del sistema de cadena de montaje al ámbito personal, y que lejos de lo que puede parecer, proporciona flexibilidad para poder realizar todos tus compromisos eligiendo de manera objetiva en cada momento la mejor opción, no solo profesional, sino también personal.

Una vez que te habitúas a trabajar por contexto, y buscando flexibilizar aún más esta forma de trabajar, se pueden definir 2 formas de trabajar por contexto:

  • Tiempo disponible:Las tareas que tenemos que realizar las dividimos en tareas de “mucho tiempo” o “poco tiempo”. Aquí no se trata de delimitar el tiempo exacto que vamos a tardar en realizar una acción porque no somos adivinos, pero si que dividamos entre tareas que sabemos que nos van a llevar mucho tiempo o poco tiempo, que es un criterio bastante sencillo y fácil de establecer.
  • Energía disponible:Dividimos las tareas en aquellas para las que necesitamos un alto nivel de energía o concentración, o un bajo nivel de energía. De esta manera podremos establecer cuales son las que vamos a necesitar más o menos energía para realizarla.

Con estas 2 variables, obtenemos 4 posibles combinaciones:

1. Mucho tiempo, mucha energía: Estas son las tareas que requieren mucho tiempo para ser realizadas y requieren mucha concentración. Por ejemplo, revisar la facturación mensual.

2. Mucho tiempo, poca energía: Son tareas que se requiere mucho tiempo para que sean realizadas pero el nivel de concentración necesario para realizarlas es bajo. Alguna de estas tareas puede ser leer un libro.

3. Poco tiempo, poca energía: Son tareas cortas que se hacen rápido y que no es necesario estar muy concentrado para realizarlas, puesto que se realizan casi de forma automática. Estas son tareas como por ejemplo, imprimir un informe.

4. Poco tiempo, mucha energía Son tareas que se hacen rápidamente pero el nivel de concentración es alto. Yo estas tareas en la práctica no las utilizo porque no tengo tareas que duren poco tiempo y requieran mucha energía, puesto que las tareas que requieren concentración, esta se alcanza pasado un tiempo que no suele ser poco.

Una vez definidos los contextos, el dividir algunos de ellos en estos 3 subcontextos, nos proporcionará algunas ventajas,como son:

  • El adaptar nuestras tareas, no solo a aquellos contextos que necesitamos para realizarlas (herramientas, lugares y contactos), sino también a nuestras propias circunstancias personales de ese momento, pero tomadas de una manera objetiva para evitar arbitrariedad en nuestras decisiones de hacer. En la parte de hacer lo fundamental es que elijamos hacer las tareas que más valor aportan en cada momento pero basándonos únicamente en criterios que eviten subjetividad en la elección.
  • Dividir los contextos que suelen tener muchas acciones para evitar listas de tareas por contexto que contengan más de 12 acciones. Cuando algún contexto tiene más de 12 acciones suele complicarse la elección de las tareas del mismo. Si incluimos formas objetivas de dividirlo estamos limitando el número de acción por subcontexto, con lo cual facilitamos enormemente en cada caso la elección de la tarea que más valor aporta en ese momento. Por este motivo, tiene sentido que dividamos solo aquellos contextos en los que solemos tener muchas acciones en los 3 subcontextos antes mencionados, de manera que no sobrepasemos las 10 o como mucho 12 acciones para facilitar las labores de elección a la hora de hacer.

Una vez definidos adecuadamente los contextos y subcontextos y eligiendo siempre previamente para hacer aquellas tareas que tienen fecha objetiva primero, habremos desarrollado un sistema que nos permite realizar de manera objetiva las mejores acciones en cada momento. Te animo a que dividas en subcontextos aquellos contextos en los que se te acumulan muchas acciones y comprobaras como ganas calidad en la elección de las cosas que haces.