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Errores al poner en marcha GTD 04: Hacer las acciones por tarea en vez de por contexto

Hacer por contextoUna de las costumbres mas improductivas que existe es la de intentar hacer las acciones que tenemos pendientes agrupándolas por tarea. La tarea en GTD es todo resultado que buscas que comprende mas de 2 acciones, como por ejemplo, cambiar el aceite del coche. Hacer las acciones por tarea suele venir provocado por una de estas 2 razones:

– Hemos ido dejando la tarea para el final y nos encontramos con que en el último momento, acosándonos la fecha de vencimiento de la tarea, nos vemos obligados a realizar todas las acciones de la tarea, seguidas, con prisas, y saltándonos algunas acciones que no son imprescindibles, y que disminuyen la calidad de la tarea. Hacer las acciones previas poco a poco en el peor de los casos nos permitirá acercarnos a la fecha limite con las tareas previas hechas y en condiciones de realizar un trabajo que cumpla con la fecha planteada, y con unos niveles de calidad mucho mejores, puesto que evitamos las prisas de última hora. Dije en el peor de los casos porque cuando se usa GTD adecuadamente, la experiencia me dice que las tareas se suelen terminar antes de la fecha prevista.

– Queremos terminar la tarea de una vez, porque si no entendemos que no hemos avanzado ya que medimos nuestro avance por tareas en vez de medirlo por acciones y nos suelen ocurrir 2 cosas, o que vemos la tarea muy grande y mentalmente genera rechazo, la vamos posponiendo y nos acaba sucediendo como en el caso primero, que llegamos a la fecha limite con ella sin hacer y tenemos que pegarnos el atracón; o el realizarla requiere de ciertas acciones previas, una llamada de teléfono, recoger una documentación, etc. que nos supone dedicar mucho tiempo seguido a la tarea de manera improductiva, no aprovechando la potencia del uso de los contextos que nos ofrece GTD, y sin avanzar nada mas que en una tarea, dejando de lado otras, que en algún momento nos agobiaran por su fecha limite.

Si queremos usar adecuadamente la metodología GTD debemos grabarnos a fuego que las tareas comprenden acciones, que son lo que debemos de realizar. Las tareas no se hacen, solo se hacen las acciones, y esas acciones se deben agrupar no por la tarea a la que corresponden, sino por el contexto en el que están. Si tenemos que cambiar el aceite al coche, por mucho que nos empeñemos, y salvo que lo vayamos a hacer nosotros mismos, no lo vamos a poder empezar y acabar normalmente, por lo que, en vez de esperar a hacerlo todo de una vez, habría que ir dando pequeños pasos, aprovechando los contextos de GTD. Si tienes tiempo libre mientras estas esperando en una cola y dispones de un teléfono, es quizá el momento de llamar para pedir cita en el taller. Los 5 minutos que has dedicado a llamar, esperar que te pasen con el que da las citas, y acordar con él el día de llevar el coche al taller los habrás dedicado en un momento donde no has usado un tiempo en la oficina en el que podrías haber hecho algo mas interesante. Con esas pequeñas acciones van avanzando tus proyectos poco a poco y evitas tener que hacer el cambio de aceite con prisas, justo el día antes de un viaje largo donde ya no te queda mas remedio que cambiar el aceite perdiendo toda la mañana hasta que lo cambias.

Uno de los secretos de GTD que supone una forma diferente de trabajar es que todas las tareas se van haciendo a la vez y poco a poco, es un habito al que cuesta hacerse a la idea, pero que una vez adquirido hará que vayas avanzando poco a poco todos tus proyectos, los termines antes de la fecha de vencimiento, y además lo hagas sin stress y con mas calidad que si los haces seguido.

 

¿Sigues haciendo tus acciones por tarea en vez de por contexto? Cuéntame tu experiencia

By | 23 Febrero, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , |0 Comments

Errores al poner en marcha GTD 03: Vaciar tu mente a medias.

ConcentraciónUno de los resultados mas potentes que aporta la metodología GTD es la capacidad de vaciar la mente. Cuando tienes la mente vacía eres capaz de dedicarte plenamente a la tarea que tienes que realizar en ese momento, sin mas preocupaciones que la de acabar la tarea que tienes entre manos. En el trabajo del conocimiento siempre tenemos otras opciones que , por algún extraño motivo, nos parecen mas interesantes cuando tenemos una tarea de esas que solemos posponer y que solo realizamos cuando las fechas de vencimiento se nos echan encima, seguro que os suena esto, ¿verdad?

Esta circunstancia nos ocurre principalmente porque no tenemos un lugar fiable donde almacenar esas tareas pendientes y el cerebro intenta recordárnoslas para que no se nos olviden, normalmente en los momentos menos adecuados para su realización, fundamentalmente como forma de evadir la tarea actual.

Poder realizar las tareas, sobre todo las mas tediosas, plenamente centrado en ellas, supone un antes y un después en la productividad personal.

Conseguir que todas esas ideas no nos ronden por la cabeza es fácil, si adquieres el habito de capturar todas esas ideas y almacenarlas en un lugar adecuado. De esta manera conseguirás rescatarlas cuando realmente sea el momento optimo de hacerlas, y sobre todo lo mas importante, conseguirás centrarte en la tarea que tengas en esos momentos por delante. La clave de esto es que lograras hacer mejor las cosas, porque seguro que has experimentado esa sensación de estar plenamente concentrado haciendo una tarea. Es una sensación inigualable, que irá unida a la sensación de saber que estas haciendo lo mejor de todas las opciones que tenias disponibles.

Para llegar a conseguir esa sensación de una manera sostenida, es imprescindible conseguir vaciar tu mente de todas las tareas que puedas tener pendientes, siendo imprescindible para vaciarla encontrar un lugar fiable donde recopilarlas, y que además sean introducidas todas en él. Si solo capturas en este sistema algunas, es porque o bien las tienes en otros lados, circunstancia que acarrea inseguridad a la hora de elegir tareas a realizar, y que se traduce en que, como no te fías del sistema seguirán rondándote tareas por la cabeza sin dejarte estar concentrado con la tarea que tienes por delante. Otra posibilidad es que decidieras no sacar todo de tu cabeza con lo cual el resultado será el mismo.

En resumen puedo decirte por experiencia que no sacar todo de tu cabeza es uno de los errores al usar GTD que mas ineficiencia provocan. Por lo tanto plantéate hacer un buen vaciado mental, unido al propósito firme de adquirir el habito de capturar todas las ideas que aparezcan por tu cabeza dentro de un sistema que te permita despejarla para poder estar concentrado en cada momento en lo que tienes que hacer.

By | 2 Febrero, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , , |0 Comments

Errores al poner en marcha GTD 02: GTD solo es para el trabajo

GTD trabajo“Si fuera capaz de organizarme en mi trabajo, todo lo demás marcharía sobre ruedas.”

Esta frase es continuamente repetida por aquellos profesionales a los que el día a día de su trabajo les desborda. Y no les falta parte de razón si tenemos en cuenta que una gran parte de su vida la dedican a sus obligaciones profesionales pero, ¿Es que acaso no afectan los problemas que hay en casa en el desempeño profesional? ¿No es cierto que si tienes que hacer alguna tarea cuando llegues a casa, esta tarea te rondara por la cabeza en el trabajo durante todo el día sin permitir que te concentres en las tarea que en ese momento tienes que hacer?

Es importante tener en cuenta que solamente tenemos un cerebro, y con ese cerebro realizamos nuestras actividades profesionales, de ocio, personales, familiares y en general todas las que realizamos. Parece por tanto, fácil intuir que existe una conexión entre todas ellas y que la desorganización de unas provocara irremediablemente fallos en todas las demás, sean del tipo que sean. Una vez hecha la advertencia de que el cerebro no es el mejor lugar para almacenar las tareas, hemos de decir que separar las tareas profesionales de las de cualquier otra índole además de ser difícil es tremendamente improductivo.

Tenemos varios motivos para no separar nuestras tareas profesionales de las de cualquier otra índole:

 

1: Nuestro cerebro no clasifica las tareas según el ámbito, por lo que aunque no tengas en cuenta las tareas no profesionales no podrás evitar que recurrentemente te vengan a la cabeza.

2: Vas a desaprovechar las oportunidades de resolver ciertas tareas que por su condición pueden ser resueltas en ciertos contextos, es decir, hay cuestiones profesionales que se pueden resolver de forma sencilla en un tiempo de ocio, y que por separar se te puede hacer mas difícil resolver.

3: Los aspectos no profesionales también requieren algún tipo de gestión, que si llevas de otra manera tendrás que gestionar, con las complicaciones que suponen tener diferentes sistemas de gestión.

Podemos concluir que GTD es un sistema integral, y que si se usa a medias, los resultados que obtendrás serán a medias y por lo tanto estarás desaprovechando todo el potencial del sistema y corres gran riesgo de que el sistema falle. Utilizarlo de forma global para todas tus tareas no solo te hará mas productivo sino que te liberara del stress de formal global.

By | 26 Enero, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , |0 Comments

Errores al poner en marcha GTD 01: Conoce bien la metodología

Libro GTDUna vez que tenemos voluntad firme de cambio y hemos decidido implementar GTD como una solución para la mejora de la productividad personal, tenemos que tener en cuenta que su implementación se basa en la aplicación de unas reglas muy sencillas, que no son difíciles de aprender, pero que su aplicación se traduce en la implementación de una serie de hábitos, como dice mi amigo David Sánchez en su blog.

La aplicación de esos hábitos supone un cambio radical en la forma de organizarte y sin lugar a dudas, te lo digo desde ya, el adquirir cada uno de esos hábitos, porque lo mas prudente es irlos alcanzando poco a poco, te va a suponer en mas de una ocasión, caerte del sistema, abandonar el uso de la metodología. Esto es algo normal, al cien por cien de los usuarios de GTD que conozco les ha pasado, yo por supuesto no soy una excepción, y como esto es un paso necesario en la travesía hacia el uso correcto de GTD, voy a comenzar una serie basada en la experiencia propia y de aquellos a los que he ayudado a poner en marcha el sistema, para paliar de alguna forma alguno de los errores de gente que como tu, una vez fueron principiantes y se encontraron en la situación de poner en marcha GTD, o de retomarlo tras una de esas caídas del sistema.

Uno de los principales errores es el implementarlo sin conocer la metodología, que a día de hoy se basa en el libro “Organízate con eficacia” de David Allen, y sus actualizaciones “Haz que funcione” y “Se mas eficaz”, donde se matiza el libro original. No puedes aplicar algo de lo que no conoces las reglas, por este motivo es necesario que los leas, si es posible 2 veces mejor que una, puesto que en cada relectura iras descubriendo y corrigiendo los motivos por los que te caíste la vez anterior.

Tomate tu tiempo, es mas efectivo marcar bien tu rumbo, aunque tardes en empezar a navegar, que comenzar a navegar en sentido contrario al que quieres ir. Se tarda algún tiempo en entender que una lectura rápida del método no basta. Conforme vayas leyendo, y sobre todo, releyendo descubrirás en los libros esos matices, que no habías apreciado en la lectura anterior. En los libros de David Allen hay algunas cuestiones del método que se dan por entendidas y pueden generar dudas en su implementación, por otro lado hay que entender que el primer libro es del año 2000, y que en aquella época no había tantos programas de tareas informáticos como hay ahora, y la información se trataba de otra manera. Este es otro error que daría casi para otro post; al usar GTD, la herramienta no es importante, lo importante es la metodología por lo tanto, no pierdas tiempo probando programas para ver cual es mejor, encuentra un programa que te permita utilizar la metodología de forma adecuada, y si te funciona, ese es el mejor programa para ti.

Yo además te recomendaría, aunque pueda sonar algo trasnochado, que empieces utilizando papel. Si a la complejidad de utilizar la metodología le añades la de buscar y utilizar una herramienta, que en muchos casos hay que adaptar, te será mas difícil poner en marcha tu sistema. Es mas efectivo aprender en papel, ya tendrás tiempo, cuando tengas algo mas de conocimiento, de buscar una herramienta informática y pasarlo a digital.

Además de eso tienes la opción de preguntar, puedes plantearme tus dudas, que intentaré responder tan pronto como me sea posible, puesto que ante una duda a la que no encuentras solución, yo siempre avance mucho mas rápido pidiendo consejo alguien que tenia mas experiencia que yo. En mi blog tienes enlaces de otros blogs de personas que también podrán ayudarte.

Espero tus comentarios o dudas.

By | 19 Enero, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , |0 Comments