habitolunes

Controla tu evolución con GTD. #habitolunes (XIX)

HacerTodo llega a su fin. Con el post de hoy termino esta serie que ha tenido en total 19 entradas.

Espero que siguiendo esta serie, seas capaz de ir implementando todos los hábitos que, ya por si solos te ayudaran a mejorar tu efectividad, pero que tomados en conjunto supondrán ademas la puesta en marcha de un sistema como es GTD. Te recomiendo que si quieres poner en marcha GTD de forma completa, lo hagas de manera sistemática, para lo cual el tener asimilados los hábitos vistos en esta serie te ayudará en su desarrollo, pero el método, que se compone fundamentalmente de estos hábitos, requiere que se haga de una manera determinada. Si no lo haces de esa forma, no estas siguiendo el sistema GTD, y los resultados no serán tan buenos como si pones en marcha GTD sin variaciones.

Para terminar la serie quería recomendaros algo que os ayudará a ir observando vuestros progresos.

David Allen habla en su libro “Se más eficaz” de la necesidad de revisar a diario la lista de acciones y el calendario. A la hora de hacer, y tal y como veíamos en el post nº XVII, “Trabaja por contexto” esto nos ayudara a optimizar nuestro trabajo, enfocándonos solamente en aquellas tareas que tengamos disponibles en ese momento y eligiendo como criterios objetivos a la hora de hacerlas su fecha objetiva, y el tiempo y la energía de que dispongamos. Por lo tanto, según nos dice Allen, revisaremos tantas veces como sea necesario a la hora de hacer esos criterios para poder elegir la tarea más optima en la que enfocarnos.

A este hábito, decisivo en el hacer, te recomiendo que hagas una vez al día algo que a mi personalmente me ayuda bastante a evaluar como han sido mis días, buscar respuestas, y sobre todo, conseguir mejoras. Este hábito es, bien al final del día, o al principio del siguiente, revisar las tareas que has realizado analizando el avance, y comprobar cuales han sido hechas según surgen, y cuales sobre trabajo definido. Así mismo, es interesante comprobar la calidad de las mismas, y como te están acercando o alejando de tus resultados deseados.

Por mi parte poco más que añadir, espero que esta serie te haya sido de utilidad, y si te apetece, me plantees dudas, o aspectos a mejorar de cara a futuras series.

Que tengas buena semana.

By | 1 noviembre, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , , |0 Comments

Para ser efectivo, aprovecha tu tiempo y energía #habitolunes (XVIII)

Usa tiempo energiaHablábamos en la anterior entrada que la forma mas efectiva de hacer el trabajo, era realizarlo por contexto, y a su vez explicábamos los tipos de contextos posibles, que eran herramientas, lugares y personas. Trabajar de esta manera supone una mejora significativa en la forma de trabajar, y desde mi punto de vista es una aportación revolucionaria en la manera de gestionar tu atencion, basada en aplicar los beneficios del sistema de cadena de montaje al ámbito personal, y que lejos de lo que puede parecer, proporciona flexibilidad para poder realizar todos tus compromisos eligiendo de manera objetiva en cada momento la mejor opción, no solo profesional, sino también personal.

Una vez que te habitúas a trabajar por contexto, y buscando flexibilizar aún más esta forma de trabajar, se pueden definir 2 formas de trabajar por contexto:

  • Tiempo disponible:Las tareas que tenemos que realizar las dividimos en tareas de “mucho tiempo” o “poco tiempo”. Aquí no se trata de delimitar el tiempo exacto que vamos a tardar en realizar una acción porque no somos adivinos, pero si que dividamos entre tareas que sabemos que nos van a llevar mucho tiempo o poco tiempo, que es un criterio bastante sencillo y fácil de establecer.
  • Energía disponible:Dividimos las tareas en aquellas para las que necesitamos un alto nivel de energía o concentración, o un bajo nivel de energía. De esta manera podremos establecer cuales son las que vamos a necesitar más o menos energía para realizarla.

Con estas 2 variables, obtenemos 4 posibles combinaciones:

1. Mucho tiempo, mucha energía: Estas son las tareas que requieren mucho tiempo para ser realizadas y requieren mucha concentración. Por ejemplo, revisar la facturación mensual.

2. Mucho tiempo, poca energía: Son tareas que se requiere mucho tiempo para que sean realizadas pero el nivel de concentración necesario para realizarlas es bajo. Alguna de estas tareas puede ser leer un libro.

3. Poco tiempo, poca energía: Son tareas cortas que se hacen rápido y que no es necesario estar muy concentrado para realizarlas, puesto que se realizan casi de forma automática. Estas son tareas como por ejemplo, imprimir un informe.

4. Poco tiempo, mucha energía Son tareas que se hacen rápidamente pero el nivel de concentración es alto. Yo estas tareas en la práctica no las utilizo porque no tengo tareas que duren poco tiempo y requieran mucha energía, puesto que las tareas que requieren concentración, esta se alcanza pasado un tiempo que no suele ser poco.

Una vez definidos los contextos, el dividir algunos de ellos en estos 3 subcontextos, nos proporcionará algunas ventajas,como son:

  • El adaptar nuestras tareas, no solo a aquellos contextos que necesitamos para realizarlas (herramientas, lugares y contactos), sino también a nuestras propias circunstancias personales de ese momento, pero tomadas de una manera objetiva para evitar arbitrariedad en nuestras decisiones de hacer. En la parte de hacer lo fundamental es que elijamos hacer las tareas que más valor aportan en cada momento pero basándonos únicamente en criterios que eviten subjetividad en la elección.
  • Dividir los contextos que suelen tener muchas acciones para evitar listas de tareas por contexto que contengan más de 12 acciones. Cuando algún contexto tiene más de 12 acciones suele complicarse la elección de las tareas del mismo. Si incluimos formas objetivas de dividirlo estamos limitando el número de acción por subcontexto, con lo cual facilitamos enormemente en cada caso la elección de la tarea que más valor aporta en ese momento. Por este motivo, tiene sentido que dividamos solo aquellos contextos en los que solemos tener muchas acciones en los 3 subcontextos antes mencionados, de manera que no sobrepasemos las 10 o como mucho 12 acciones para facilitar las labores de elección a la hora de hacer.

Una vez definidos adecuadamente los contextos y subcontextos y eligiendo siempre previamente para hacer aquellas tareas que tienen fecha objetiva primero, habremos desarrollado un sistema que nos permite realizar de manera objetiva las mejores acciones en cada momento. Te animo a que dividas en subcontextos aquellos contextos en los que se te acumulan muchas acciones y comprobaras como ganas calidad en la elección de las cosas que haces.

By | 25 octubre, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , |2 Comments

Trabaja por contexto #habitolunes (XVII)

Trabaja por contextosEn el post anterior veíamos las 3 posibles formas de trabajar y hablábamos de poner en marcha el hábito de evitar, salvo casos excepcionales el trabajo según surge. Trabajar según surge nos ocasiona a menudo elegir hacer cosas de manera subjetiva con la consiguiente elección de tareas que no sean las que proporcionan la mayor efectividad y consecuentemente, dejando de hacer otras que si lo son.

GTD incide en la definición del trabajo para organizarlo en listas que nos faciliten esa elección de forma objetiva, y la forma más útil para hacerlo es a través de los contextos. Los contextos son aquello que necesitamos para poder realizar las tareas que al procesar hemos aplazado y no hay que realizarlas antes de una fecha, pero sin embargo han de estar hechas lo antes posible. Los contextos se pueden dividir en 3 tipos:

  1. Herramientas: Son aquellas cosas que necesitamos para poder realizar la tarea aplazada. Si nuestra acción es llamar a alguien, esa tarea podrá ser realizada si tenemos un teléfono.
  2. Lugares: Son aquellos sitios donde tenemos que estar para realizar una tarea aplazada. Si tenemos que comprar comida, tendremos que estar en el lugar adecuado para poder hacerlo, en este caso un supermercado.
  3. Personas:Son aquellos de los que necesitamos su participación para poder realizar una tarea aplazada. Son, por ejemplo, la toma de una decisión en la que necesitas que este presente tu pareja, jefe, subordinado, etc. para poder realizarla.

Trabajar con las tareas utilizando los contextos tiene 3 beneficios fundamentales:

  • Facilita la elección de las tareas en base a las posibilidades actuales de las que disponemos, ayudando consecuentemente a descartar aquellas que no podemos hacer en estos momentos
  • Evita la tentación de que empecemos a trabajar según surge porque no tenemos claras las tareas pendientes ni encontramos nada que hacer.
  • Facilita que nos centremos en hacer una tarea si la usamos junto a la captura de lo que nos “aparezca” en la cabeza

Te invito a que a lo largo de esta semana uses tus sistema para hacer tus tareas aplazadas. Trabaja por contexto y comprobarás los resultados

 

Que tengas buena semana

By | 12 octubre, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , , |1 Comment

Tómatelo en serio, revisa semanalmente tu sistema. #habitolunes (XV)

Revision semanalHablábamos en la entrada anterior que es muy importante no mezclar elementos de cada una de las listas que componen tu sistema puesto que es fundamental que en cada lista haya elementos de la misma naturaleza. Una vez que tienes todas las listas de tu sistema con cada uno de sus elementos en ella, ya tienes montado tu sistema GTD.

El sistema funciona, como dice David Allen, como una mente extendida, que te permite:

  1. Sacar todo lo que no estas haciendo en este momento y conseguir en lo que haces una “Mente como el agua”
  2. Tener un sistema en el que confías, donde puedes tener todo aquello que de una forma u otra llama tu atencion, evitando el estrés que supone el acordarte de cosas mientras estas haciendo otras.

Uno de los mejores efectos que se consiguen con el sistema es el de hacer lo que tienes que hacer, de la mejor manera posible.

Sin embargo queda el penúltimo paso antes del más importante para que el sistema tenga sentido,hacer. Este penúltimo paso es revisar.

Revisar, como dice Jose Miguel Bolivar, consiste en volver a poner a punto tu sistema cuando el paso del tiempo ha hecho que deje de ser 100% confiable. Cuando revisamos el sistema estamos poniéndolo a punto para recuperar totalmente la operatividad del mismo. Esta operatividad se va perdiendo con el tiempo hasta que llega un momento en que el sistema se vicia y dejamos de confiar en él. Si revisaremos el sistema todos los días lo tendríamos siempre al 100%, pero esto no suele ser operativo, por eso diariamente lo recomendable es hacer una revisión con el objetivo de hacer, revisamos para elegir que hacer. Si por contra esperaremos un mes para revisar, nuestro sistema ya no sería funcional y probablemente antes habríamos dejado de confiar en él y lo habríamos abandonado. Por eso, el tiempo optimo para la revisión es una semana, en ese tiempo nuestro sistema será muy operativo y la atencion a dedicar a la revisión del sistema compensa con la efectividad y confiabilidad que vamos a ganar en el sistema.

La revisión semanal, no es más que la revisión de todas las listas operativas que componen el sistema. Yo reviso el sistema de la siguiente forma:

  1. Revisión de la bandeja de entrada. Proceso todos los elementos que hubiera capturados (normalmente pocos, puesto que suelo procesar con regularidad). Si alguno de ellos se puede hacer en menos de 2 minutos pospongo el hacerlo para el final de la revisión.
  2. Reviso mi agenda de la semana pasada, por si hubiera olvidado algo de capturar. Si capturo algo, lo proceso también. Una vez hecho esto, miro la agenda de las próximas 3 semanas para hacerme una idea de mis próximas reuniones y vencimientos.
  3. Compruebo el archivo de seguimiento para ver que cosas van a activarse en mi sistema en la próxima semana, y que he tener en cuenta.
  4. Reviso los proyectos a la espera para ver como está, tacho los que ya estén hechos y activo recordatorios de alguno que me haga falta.
  5. Reviso la lista de proyectos y las acciones siguientes que tiene cada uno.
  6. Creo acciones siguientes para aquellos proyectos que no tienen ninguna, sacándola del material de apoyo de proyecto o en base a las acciones que he ido completando
  7. Reviso los contextos y sus respectivos subcontextos y me aseguro que ninguno de ellos este sobrecargado de acciones que me dificulten la tarea de elegir cuando revise para hacer. Lo ideal es que no haya más de 10 acciones, si las haces todas, siempre puedes buscar más a mitad de la semana en la lista “Esta semana no”.
  8. Reviso la lista de “Esta semana no” para activar acciones que tenia incubadas, y que tras reprocesarla veo si van a requerir acción en la próxima semana.
  9. Realizo las acciones de menos de 2 minutos que aplace al procesar.

La revisión semanal es uno de los hábitos que por experiencia propia, y por la de otros compañeros y personas a las que facilito formación, más difícil de mantener es. Es primera causa de abandono en el uso del sistema GTD, por perdida de confianza en el sistema. En OPTIMA LAB solemos decir que se puede mejorar la productividad con todos los hábitos anteriormente explicados, pero cuando ademas implementas el hábito de la revisión semanal, ya no tienes un conjunto de hábitos, sino un sistema, con la consecuente mejora de la productividad personal.

Tómatelo en serio, revisa tu sistema semanalmente.

Espero tus dudas y comentarios. Buena semana.

By | 28 septiembre, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , , |0 Comments

No mezcles tus listas #habitolunes (XIV)

MezclarDespués de varias semanas desarrollando hábitos y tras trabajar todas las listas de procesar hoy vamos a ver el paso de organizar, organizar en realidad se suele hacer conjuntamente con el paso de procesar aunque separarlo aporta claridad en la comprensión del sistema. Como ya os habréis dado cuenta el sistema GTD es un conjunto de listas organizadas de tal manera que todo tiene un sentido y un porqué.

Por este motivo es fundamental que se realice el procesado de manera adecuada y se incluya cada elemento en su lugar. Si no se incluye cada elemento en su lugar, el sistema perderá utilidad y provocara que deje de usarse con la correspondiente “caída del vagón”, como dice David Allen.

Según el esquema de procesado de GTD que propone Jose Miguel Bolivar en su libro, hemos visto que existen 10 tipos de listas, y salvo la papelera, todas forman parte de nuestro sistema y deben ser revisadas cada cierto tiempo, pero eso es algo a lo que llegaremos mas adelante.

Las 10 listas son:

  • Bandeja de entrada
  • Lista de proyectos
  • Lista “A la espera”
  • Contextos
  • Archivo de seguimiento
  • Agenda
  • Papelera
  • Archivo
  • Lista Algún día/Tal vez
  • Lista “Esta semana no”

 

 

GTD WorkFlow

Esta semana se trata de que pongas especial cuidado en no mezclarlas. Ya tenemos construido el sistema, recuerda que cada una tiene un porqué y un para qué. Revisa los post de la serie para colocar cada elemento en su lista. Tu sistema empieza a rodar, como diría Julen Iturbe, suave suave. Si tienes dudas a la hora de procesar, revisa donde esta y si debería estar ahí, y si tienes dudas, ya sabes donde encontrarme.

Que tengas buena semana.

 

By | 21 septiembre, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , |0 Comments