Redactar de la forma correcta capturas, acciones y proyectos #habitolunes (XI)

Redactar correctamenteUno de los hábitos que más sentido tienen es el de saber que cosas tienes que hacer en cada momento, para ello es muy importante definir cada uno de los elementos con precisión, y aquí, como suele decir mi buen amigo y maestro Antonio Jose Masiá «la lentitud te da precisión, la precisión te da rapidez«, por este motivo, los segundos que te va a llevar el ser preciso a la hora de nombrar los elementos, te harán ganar efectividad a la hora de hacer porque en el trabajo del conocimiento lo fundamental no es hacer más, sino hacer mejor.

Teniendo en cuenta esta premisa, hacer mejor se consigue, como ya veíamos en el capitulo VII, eligiendo que no hacer , y haciendo bien las cosas cosas que tenemos que hacer, no lo importante, puesto que el criterio de importante cambia porque es un criterio subjetivo, y por tanto algo importante puede serlo hoy, pero mañana dejar de serlo. Tampoco lo urgente, puesto que la urgencia también es subjetiva. Los criterios objetivos para hacer son los que vimos en el capitulo VIII de la serieen el apartado de hacer y por lo tanto no merece la pena volverlos a repetir.

Esta semana vamos a trabajar el hábito de redactar mejor los elementos de nuestro sistema, como os decía antes hay que trabajar un poquito mas a la hora de definir algunos elementos del sistema, pero puedo asegurar que ese pequeño trabajo extra supondrá resultados y mejoras espectaculares.

Estos 3 tipos de elementos son aquellos en los que hay que poner especial cuidado:

  • Lo que capturas Es muy importante que captures todo lo que te venga a la cabeza, para que no permanezca en ella y puedas, como dice mi maestro y compañero Jose Miguel Bolivar, de la cosecha de su abuela «estar a lo que estas». Un problema que solemos tener a la hora de capturar es que lo hacemos definiendo ya la acción que hemos de realizar, con lo que conseguimos 2 efectos a evitar:
    1. Evitar las ventajas que supone el procesado, en cuanto a transformación del elemento se refiere, si desde el momento que lo capturas lo defines como una acción, lo normal será que respondas siempre que «sí» a la pregunta ¿Requiere acción? y ademas limitaras el proceso creativo de la propia definición.
    2. Como la tarea ya la has definido tenderás a convertirla en tu lista de tareas, siendo esta a efectos de hacer, una lista inoperativa.

    Para evitar estas 2 consecuencias negativas es muy importante que captures sin utilizar verbos y con las menos palabras posibles, de esta manera evitaras los problemas antes señalados

  • Los proyectos La definición de los proyectos es esencial para poder tener siempre un horizonte, y ese horizonte no es otro que el resultado que pretendes alcanzar. Siempre debes tener definida únicamente la siguiente acción por lo que escribir el proyecto como un resultado te ayudará a saber cual es la siguiente acción a realizar. Debes escribir por tanto que es lo que habrá sucedido una vez que hayas conseguido el resultado, por ejemplo: Si quieres comprar un coche tu resultado sería del estilo de «Coche nuevo aparcado en la puerta de casa» es el resultado, por lo que así escrito te ayudara a saber las acción siguiente hasta alcanzar ese resultado. Recuerda que a la hora de definir los proyectos debes hacerlo de forma «SMART», tal y como indica Antonio Jose Masiá en su post.
  • Las tareas Las tareas es un elemento decisivo a la hora de hacer. Solemos decidir lo que hacemos en base a lo fácil que sea realizarlos. Siempre tendemos a dejar sin hacer la mas compleja que, en muchos casos equivale a la que hemos definido peor. Debemos acostumbrarnos a definir las tareas de manera que cualquiera que las leyera pueda entender en que consiste la tarea. Para ello es importante cual es el verbo. De esta forma, la tarea «Hablar con Pepe del proyecto» veremos que esta muy mal definida y el verbo es bastante «nebuloso» porque no deja claro cual es la tarea y en que consiste. Otro dato importante es que las tareas este definidas para ser comenzadas y acabadas, puesto que si la vamos a dejar a medias, tenderemos a no hacerla y se eternizara su puesta en marcha. Un ejemplo de esto es «Montar planta de energía solar en Salamanca» Esta claro que esto mas que una tarea es un proyecto, por lo que si la ponemos como tarea, nunca la haremos porque no la vamos a terminar y tendemos a evitarla.Una tarea para que este bien definida tiene por tanto que tener un verbo claro, estar bien definida, y poderse empezar y terminar de una vez. Un ejemplo sería «Explicar a Pepe el proyecto para acordar cual va a ser su responsabilidad en él»

Os dejo con el hábito de redactar de forma correcta, como siempre, si tenéis cualquier duda, podéis poneros en contacto conmigo, espero vuestros comentarios.

By | 2016-04-22T13:24:27+02:00 31 agosto, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , , , , |1 Comment

One Comment

  1. […] 2. Divide los proyectos en acciones sencillas, pues es fundamental que las acciones sean sencillas y claras para que te resulten fáciles de hacer y no las pospongas. Para redactar tareas adecuadamente puedes consultar aquí. […]

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