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¿Por qué te gusta hacer tus tareas con estrés?

Hacer con estrés¿Eres de ese tipo de personas a las que por algún extraño motivo se le suele alinear los planetas para, al final, terminar realizando las tareas de los proyectos con fecha de entrega en el último momento?

¿Te suele pasar que, además, cuando terminas un proyecto ya tienes otro a punto de vencer esperando, de forma que tus periodos de tranquilidad son unos pequeños momentos entre proyecto y proyecto, o a veces ni eso?

Si a las 2 preguntas anteriores has respondido que si, te encuentras en el grupo de aquellos que disfrutan realizando sus tareas con estrés. Además, estas tareas pertenecen a proyectos tanto del trabajo como de tu vida personal, y van desde redactar un complejo informe hasta limpiar el coche. Como se suele decir, «Te pilla el toro con frecuencia».

Si te gusta trabajar así, eres de las personas que realizan el trabajo según surge, tal y como explico aquí. En ese caso, no es necesario que cambies nada y puedes dejar de leer este post.

Sin embargo, si esta forma de trabajar te desagrada y no ves claro qué hacer para solucionarlo, este post puede decirte mucho.

¿Alguna vez te has preguntado por qué te pasa esto?

Casi todas las tareas que tienen fecha objetiva suelen tener un plazo amplio y razonable para realizarlas. Si no es así, el problema es que has negociado mal la fecha de entrega, que aunque venga impuesta, si es imposible, no tiene sentido aceptarla. En el trabajo del conocimiento solemos tener más tareas que hacer que tiempo disponible. Una cuestión fundamental, por tanto, es diferenciar aquello que tienes que hacer de lo que no tienes que hacer; puedes ampliar información de este asunto en este post.

Si no se dan las circunstancias anteriormente mencionadas, o ya las has resuelto, ¿Cuál es el problema entonces?

El problema en estas circunstancias es que empiezas tarde las tareas que componen el proyecto. Esto ocurre en la siguiente secuencia:

1.Estás acostumbrado a empezar un proyecto y terminarlo, tomándolo como una única acción. Si un proyecto tiene cierta complejidad, tiendes a posponer su comienzo, probablemente  porque subestimas la complejidad del mismo, y no empiezas hasta que no queda más remedio, porque la fecha se echa encima, y para ese momento ya tienes poco tiempo.

2.Entonces te dedicas por entero a ese proyecto, sin atender a nada más, para poder terminarlo en fecha, pero como ya tienes el tiempo justo, lo haces de forma apresurada, con estrés y con el único objetivo de quitártelo de encima. El estrés y la falta de tiempo tienen como consecuencia una merma considerable en la calidad del proyecto, cosa que te genera frustración.

3.Cuando concluyes ese proyecto, has descuidado otros que te encargaron hace tiempo, y a los que ya también se les acerca la fecha de vencimiento, con lo cual vuelves a tener estrés, de manera que el único sosiego que te queda es el corto periodo de tiempo que te permites entre proyecto y proyecto. Si son varios los que vencen a la vez, entonces la situación de estrés puede convertirse en insostenible.

Estas 3 situaciones, repetidas proyecto tras proyecto, provocan un círculo vicioso de estrés, del que únicamente nos liberan los periodos de vacaciones, donde desconectamos, para volver a empezar cuando retomamos el trabajo.

Esto, que parece muy complejo, tiene una fácil solución, basada en el uso de 2 sencillas pautas que te ayudarán a romper este círculo vicioso:

1. Empieza desde el primer día a realizar tareas de todos los proyectos cuyas acciones tengan fecha objetiva de vencimiento.

2. Divide los proyectos en acciones sencillas, pues es fundamental que las acciones sean sencillas y claras para que te resulten fáciles de hacer y no las pospongas. Para redactar tareas adecuadamente puedes consultar aquí.

En los proyectos cuyas tareas tienen fecha de vencimiento, es necesario empezar desde el principio a realizar pequeñas acciones. Si abandonas un proyecto porque otro te vence, esto influirá negativamente en el proyecto que abandones, generando el círculo vicioso antes mencionado cuando se aproxime el vencimiento de este. Para romper ese círculo, ve realizando todos tus proyectos en paralelo poco a poco. Si te encuentras en ese círculo vicioso, has de aceptar que no verás resultados rápidamente, pero en poco tiempo comprobarás la satisfacción de realizar los proyecto en fecha, ganarás en calidad de tus proyectos y eliminarás el estrés.

El primer paso no te lleva donde quieres ir, pero te saca de donde estas.

Si tiene fecha objetiva, comienza hoy lo que sueles dejar para mañana y, si no, incúbalo.

Espero tus comentarios.

By | 2016-07-03T20:41:46+02:00 24 mayo, 2016|Categories: Efectividad|Tags: , , , , |0 Comments

Errores al poner en marcha GTD 04: Hacer las acciones por tarea en vez de por contexto

Hacer por contextoUna de las costumbres mas improductivas que existe es la de intentar hacer las acciones que tenemos pendientes agrupándolas por tarea. La tarea en GTD es todo resultado que buscas que comprende mas de 2 acciones, como por ejemplo, cambiar el aceite del coche. Hacer las acciones por tarea suele venir provocado por una de estas 2 razones:

– Hemos ido dejando la tarea para el final y nos encontramos con que en el último momento, acosándonos la fecha de vencimiento de la tarea, nos vemos obligados a realizar todas las acciones de la tarea, seguidas, con prisas, y saltándonos algunas acciones que no son imprescindibles, y que disminuyen la calidad de la tarea. Hacer las acciones previas poco a poco en el peor de los casos nos permitirá acercarnos a la fecha limite con las tareas previas hechas y en condiciones de realizar un trabajo que cumpla con la fecha planteada, y con unos niveles de calidad mucho mejores, puesto que evitamos las prisas de última hora. Dije en el peor de los casos porque cuando se usa GTD adecuadamente, la experiencia me dice que las tareas se suelen terminar antes de la fecha prevista.

– Queremos terminar la tarea de una vez, porque si no entendemos que no hemos avanzado ya que medimos nuestro avance por tareas en vez de medirlo por acciones y nos suelen ocurrir 2 cosas, o que vemos la tarea muy grande y mentalmente genera rechazo, la vamos posponiendo y nos acaba sucediendo como en el caso primero, que llegamos a la fecha limite con ella sin hacer y tenemos que pegarnos el atracón; o el realizarla requiere de ciertas acciones previas, una llamada de teléfono, recoger una documentación, etc. que nos supone dedicar mucho tiempo seguido a la tarea de manera improductiva, no aprovechando la potencia del uso de los contextos que nos ofrece GTD, y sin avanzar nada mas que en una tarea, dejando de lado otras, que en algún momento nos agobiaran por su fecha limite.

Si queremos usar adecuadamente la metodología GTD debemos grabarnos a fuego que las tareas comprenden acciones, que son lo que debemos de realizar. Las tareas no se hacen, solo se hacen las acciones, y esas acciones se deben agrupar no por la tarea a la que corresponden, sino por el contexto en el que están. Si tenemos que cambiar el aceite al coche, por mucho que nos empeñemos, y salvo que lo vayamos a hacer nosotros mismos, no lo vamos a poder empezar y acabar normalmente, por lo que, en vez de esperar a hacerlo todo de una vez, habría que ir dando pequeños pasos, aprovechando los contextos de GTD. Si tienes tiempo libre mientras estas esperando en una cola y dispones de un teléfono, es quizá el momento de llamar para pedir cita en el taller. Los 5 minutos que has dedicado a llamar, esperar que te pasen con el que da las citas, y acordar con él el día de llevar el coche al taller los habrás dedicado en un momento donde no has usado un tiempo en la oficina en el que podrías haber hecho algo mas interesante. Con esas pequeñas acciones van avanzando tus proyectos poco a poco y evitas tener que hacer el cambio de aceite con prisas, justo el día antes de un viaje largo donde ya no te queda mas remedio que cambiar el aceite perdiendo toda la mañana hasta que lo cambias.

Uno de los secretos de GTD que supone una forma diferente de trabajar es que todas las tareas se van haciendo a la vez y poco a poco, es un habito al que cuesta hacerse a la idea, pero que una vez adquirido hará que vayas avanzando poco a poco todos tus proyectos, los termines antes de la fecha de vencimiento, y además lo hagas sin stress y con mas calidad que si los haces seguido.

 

¿Sigues haciendo tus acciones por tarea en vez de por contexto? Cuéntame tu experiencia

By | 2016-04-22T13:45:30+02:00 23 febrero, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , |0 Comments