contexto

Hacer trabajo en cadena de forma personal con #GTD

Hacer en cadena

¿Qué queda del hombre si el proceso de producción elimina del trabajo todo atisbo de humanidad haciendo de él una mera actividad mecánica?

Ernst Friedrich Schumacher

La fabricación en cadena supuso para la industria una revolución a la hora de fabricar, dando un giro copernicano a la manufactura, que no se entendería como hoy la conocemos sin ese necesario paso. Tienes más información aquí.

Aunque David Allen no lo menciona en ninguna de sus obras, la metodología Gettings Things Done (GTD) recuerda en su propuesta a alguna de las características del trabajo en cadena. Veamos algunos ejemplos de estos principios comunes:

  1. Separar pensar de decidir: Aunque puede parecer sorprendente, pensar está infravalorado y, además, nos cuesta mucho trabajo. Bajo la creencia errónea, tomada de la gestión del tiempo, de que lo productivo es hacer muchas cosas, con frecuencia se da la situación de que pasa el día, no hemos parado de hacer cosas y, a pesar de ello, tenemos la sensación de que no hemos hecho nada. También se da la situación contraria, en la que dilatamos pasar a la acción, con la excusa de que tenemos que pensar. A esto se le conoce como «síndrome de parálisis por análisis». En el trabajo en cadena se diseña previamente que hay que hacer, de manera meticulosa y buscando la máxima eficiencia. Se piensa, una vez, y luego se ejecuta lo pensado. De esta forma, evitamos «hacer por hacer»  y también evitamos la «parálisis por análisis». Como dice José Miguel Bolívar, si se hace bien, solo es necesario pensar 2 o 3 veces al día. De esta manera, una vez que hayamos definido cada tarea y la hayamos ubicado en la lista adecuada, hacer será más sencillo y eficiente.
  2. Hacer las cosas paso a paso: Como ya decía en este post, tenemos la tendencia a empezar un gran proyecto y acabarlo. Esto genera que tardemos en empezarlo, o que cuando lo queramos hacer no se den todas las circunstancias adecuadas. En la fabricación en cadena de un coche, no se fabrican los coches de uno en uno, de principio a fin, sino que se van completando en pequeñas etapas. Por ejemplo, si estamos colocando las puertas, colocamos las puertas de todo el lote. Esto hace que se tarde más tiempo total en fabricar un coche completo, pero el tiempo proporcional por coche fabricado es incomparablemente menor. Además hay una ventaja adicional, y es que si hacemos pequeñas tareas repetitivas para fabricar el coche, la posibilidad de equivocarnos disminuye y además aparecen sinergias, como por ejemplo poder trabajar de forma continua con una misma herramienta. Aplicando este principio al trabajo del conocimiento, si tenemos que hacer varios informes, tiene más sentido que busquemos documentación en los archivos de varios informes, que ir al archivo cada vez que vayamos a realizar un informe a buscarlo.
  3.   Hacer en cada momento lo mejor: A la hora de fabricar el coche se delega a cada trabajador la realización de una pequeña tarea para la que es especialista. En el caso de la productividad personal, GTD desarrolla los contextos para realizar acciones por lotes, de manera que hagas lo más adecuado en función de la situación concreta en la que te encuentres. Si por ejemplo estás esperando a un cliente que se retrasa, podrás aprovechar para hacer otras acciones que tengas disponibles en ese momento.

En el trabajo en cadena hay que tener en cuenta que gran parte del valor se consigue en la fase de pensar, más compleja y que requiere un mayor esfuerzo. Por eso tiene sentido concentrarla y hacerla de la mejor manera posible, además de separarla de la parte de ejecutar, donde buscamos eficiencia.

Hacer trabajo en cadena de forma personal con #GTD es el equivalente a la revolución industrial en el trabajo del conocimiento.

By | 2016-06-07T18:15:31+02:00 5 junio, 2016|Categories: Productividad|Tags: , , , |0 Comments

Puedes planificar tu vida pero no puedes controlarla

Planificar es inútilMe llamaba la atencion la semana pasada el anuncio de una compañía de seguros, cuyo lema de campaña es: «Puedes planificar tu vida, pero no puedes controlarla» Puedes ver el anuncio aquí.

En el anuncio aparece una familia modelo,la familia Villarejo, indica el locutor que incluso sincronizan los relojes cada noche para que no falle nada a la mañana siguiente. La casuística, sin embargo, hace que al final todo se vaya al traste, y al primer percance toda planificación cambia de manera radical.

Planificar consiste, como dice José Miguel Bolivar, en intentar adivinar que vas a hacer en un momento determinado. Cuando adivinas además, estas intentando adivinar 2 cosas:

  1. Circunstancias externas: El contexto. Para poder realizar las tareas necesitas tener posibilidad de realizarlas. Los contextos se crean en base a una de estas 3 situaciones:
    1. Personas: Para realizar la tarea prevista necesitas de otra persona o personas.
    2. Lugares: La tarea requiere estar en un lugar determinado y, o no se puede hacer en otro lugar, o lo más adecuado es hacerlo en ese lugar.
    3. Herramientas: Es aquella herramienta necesaria para realizar la tarea, como por ejemplo un ordenador, un teléfono, etc.
  2. Circunstancias internas: Tiempo y energía. Si todas las circunstancias externas se cumplen aún has adivinar las circunstancias internas en que te encontraras para realizar la tarea, estas son:
    1. Tiempo: Es el tiempo disponible para hacer la tarea. Cuando planificas intentas adivinar el tiempo disponible que vas a tener en un momento determinado.
    2. Energía: Es la capacidad para realizar las tareas, entendida como la atención necesaria para poder llevarlas a cabo. Intentar adivinar la energía que vas a tener en un momento determinado es una tarea difícil, puesto que puede ser que el nivel de energía necesario para acometer la tarea no sea el adecuado, con lo cual no la harás, o la harás por debajo de tus posibilidades. Si el nivel de energía es superior estarás desaprovechando esa energía para realizar otras tareas que te aporten más valor.

Cuando planificas, por tanto, estas intentando adivinar de antemano todas estas circunstancias, circunstancias externas que no dependen de ti, y circunstancias internas que aunque dependen de ti, son difíciles de controlar en un momento determinado, y que dado que nos movemos en entornos líquidos de continuo cambio es probable que varien segun lo que habíamos previsto. ¿De verdad te crees capaz de adivinar todas estas circunstancias y acertar con lo planificado siempre? Es cierto, el burro a veces toca la flauta por casualidad, pero esto no es lo habitual.

En vez de intentar adivinar, que vas a hacer el lunes a las 10 de la mañana, salvo que tengas que hacer algo que tiene que hacerse en una fecha objetiva, como una reunión,  lo más adecuado es dividir tus tareas por contexto, organizándolas según aquellos que necesitas para realizarlas, una persona, un lugar o una herramienta, y subdividirlas por tiempo y energía. Las tareas pueden conllevar mucho o poco tiempo y mucha o poca energía, con lo cual cada contexto puedo dividirlo en 4 tipos:

  • Mucho tiempo, mucha energía
  • Mucho tiempo, poca energía
  • Poco tiempo, poca energía
  • Poco tiempo, mucha energía

Lo explico con más detalle en este post

Con esta forma de trabajar, en vez de intentar adivinar que vas a hacer, adaptas las tareas a las circunstancias externas e internas de cada momento, porqué como bien dice el anuncio, puedes planificar tu vida, pero no puedes controlarla. Yo lo cambiaría por «Planificar es inútil, adáptate a la circunstancias teniendo la previsión adecuada«.

By | 2016-05-09T20:53:06+02:00 9 mayo, 2016|Categories: Gestion del tiempo|Tags: , , , , , |0 Comments

Para ser efectivo, aprovecha tu tiempo y energía #habitolunes (XVIII)

Usa tiempo energiaHablábamos en la anterior entrada que la forma mas efectiva de hacer el trabajo, era realizarlo por contexto, y a su vez explicábamos los tipos de contextos posibles, que eran herramientas, lugares y personas. Trabajar de esta manera supone una mejora significativa en la forma de trabajar, y desde mi punto de vista es una aportación revolucionaria en la manera de gestionar tu atencion, basada en aplicar los beneficios del sistema de cadena de montaje al ámbito personal, y que lejos de lo que puede parecer, proporciona flexibilidad para poder realizar todos tus compromisos eligiendo de manera objetiva en cada momento la mejor opción, no solo profesional, sino también personal.

Una vez que te habitúas a trabajar por contexto, y buscando flexibilizar aún más esta forma de trabajar, se pueden definir 2 formas de trabajar por contexto:

  • Tiempo disponible:Las tareas que tenemos que realizar las dividimos en tareas de «mucho tiempo» o «poco tiempo». Aquí no se trata de delimitar el tiempo exacto que vamos a tardar en realizar una acción porque no somos adivinos, pero si que dividamos entre tareas que sabemos que nos van a llevar mucho tiempo o poco tiempo, que es un criterio bastante sencillo y fácil de establecer.
  • Energía disponible:Dividimos las tareas en aquellas para las que necesitamos un alto nivel de energía o concentración, o un bajo nivel de energía. De esta manera podremos establecer cuales son las que vamos a necesitar más o menos energía para realizarla.

Con estas 2 variables, obtenemos 4 posibles combinaciones:

1. Mucho tiempo, mucha energía: Estas son las tareas que requieren mucho tiempo para ser realizadas y requieren mucha concentración. Por ejemplo, revisar la facturación mensual.

2. Mucho tiempo, poca energía: Son tareas que se requiere mucho tiempo para que sean realizadas pero el nivel de concentración necesario para realizarlas es bajo. Alguna de estas tareas puede ser leer un libro.

3. Poco tiempo, poca energía: Son tareas cortas que se hacen rápido y que no es necesario estar muy concentrado para realizarlas, puesto que se realizan casi de forma automática. Estas son tareas como por ejemplo, imprimir un informe.

4. Poco tiempo, mucha energía Son tareas que se hacen rápidamente pero el nivel de concentración es alto. Yo estas tareas en la práctica no las utilizo porque no tengo tareas que duren poco tiempo y requieran mucha energía, puesto que las tareas que requieren concentración, esta se alcanza pasado un tiempo que no suele ser poco.

Una vez definidos los contextos, el dividir algunos de ellos en estos 3 subcontextos, nos proporcionará algunas ventajas,como son:

  • El adaptar nuestras tareas, no solo a aquellos contextos que necesitamos para realizarlas (herramientas, lugares y contactos), sino también a nuestras propias circunstancias personales de ese momento, pero tomadas de una manera objetiva para evitar arbitrariedad en nuestras decisiones de hacer. En la parte de hacer lo fundamental es que elijamos hacer las tareas que más valor aportan en cada momento pero basándonos únicamente en criterios que eviten subjetividad en la elección.
  • Dividir los contextos que suelen tener muchas acciones para evitar listas de tareas por contexto que contengan más de 12 acciones. Cuando algún contexto tiene más de 12 acciones suele complicarse la elección de las tareas del mismo. Si incluimos formas objetivas de dividirlo estamos limitando el número de acción por subcontexto, con lo cual facilitamos enormemente en cada caso la elección de la tarea que más valor aporta en ese momento. Por este motivo, tiene sentido que dividamos solo aquellos contextos en los que solemos tener muchas acciones en los 3 subcontextos antes mencionados, de manera que no sobrepasemos las 10 o como mucho 12 acciones para facilitar las labores de elección a la hora de hacer.

Una vez definidos adecuadamente los contextos y subcontextos y eligiendo siempre previamente para hacer aquellas tareas que tienen fecha objetiva primero, habremos desarrollado un sistema que nos permite realizar de manera objetiva las mejores acciones en cada momento. Te animo a que dividas en subcontextos aquellos contextos en los que se te acumulan muchas acciones y comprobaras como ganas calidad en la elección de las cosas que haces.

By | 2016-04-22T11:29:18+02:00 25 octubre, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , |2 Comments

Errores al poner en marcha GTD 04: Hacer las acciones por tarea en vez de por contexto

Hacer por contextoUna de las costumbres mas improductivas que existe es la de intentar hacer las acciones que tenemos pendientes agrupándolas por tarea. La tarea en GTD es todo resultado que buscas que comprende mas de 2 acciones, como por ejemplo, cambiar el aceite del coche. Hacer las acciones por tarea suele venir provocado por una de estas 2 razones:

– Hemos ido dejando la tarea para el final y nos encontramos con que en el último momento, acosándonos la fecha de vencimiento de la tarea, nos vemos obligados a realizar todas las acciones de la tarea, seguidas, con prisas, y saltándonos algunas acciones que no son imprescindibles, y que disminuyen la calidad de la tarea. Hacer las acciones previas poco a poco en el peor de los casos nos permitirá acercarnos a la fecha limite con las tareas previas hechas y en condiciones de realizar un trabajo que cumpla con la fecha planteada, y con unos niveles de calidad mucho mejores, puesto que evitamos las prisas de última hora. Dije en el peor de los casos porque cuando se usa GTD adecuadamente, la experiencia me dice que las tareas se suelen terminar antes de la fecha prevista.

– Queremos terminar la tarea de una vez, porque si no entendemos que no hemos avanzado ya que medimos nuestro avance por tareas en vez de medirlo por acciones y nos suelen ocurrir 2 cosas, o que vemos la tarea muy grande y mentalmente genera rechazo, la vamos posponiendo y nos acaba sucediendo como en el caso primero, que llegamos a la fecha limite con ella sin hacer y tenemos que pegarnos el atracón; o el realizarla requiere de ciertas acciones previas, una llamada de teléfono, recoger una documentación, etc. que nos supone dedicar mucho tiempo seguido a la tarea de manera improductiva, no aprovechando la potencia del uso de los contextos que nos ofrece GTD, y sin avanzar nada mas que en una tarea, dejando de lado otras, que en algún momento nos agobiaran por su fecha limite.

Si queremos usar adecuadamente la metodología GTD debemos grabarnos a fuego que las tareas comprenden acciones, que son lo que debemos de realizar. Las tareas no se hacen, solo se hacen las acciones, y esas acciones se deben agrupar no por la tarea a la que corresponden, sino por el contexto en el que están. Si tenemos que cambiar el aceite al coche, por mucho que nos empeñemos, y salvo que lo vayamos a hacer nosotros mismos, no lo vamos a poder empezar y acabar normalmente, por lo que, en vez de esperar a hacerlo todo de una vez, habría que ir dando pequeños pasos, aprovechando los contextos de GTD. Si tienes tiempo libre mientras estas esperando en una cola y dispones de un teléfono, es quizá el momento de llamar para pedir cita en el taller. Los 5 minutos que has dedicado a llamar, esperar que te pasen con el que da las citas, y acordar con él el día de llevar el coche al taller los habrás dedicado en un momento donde no has usado un tiempo en la oficina en el que podrías haber hecho algo mas interesante. Con esas pequeñas acciones van avanzando tus proyectos poco a poco y evitas tener que hacer el cambio de aceite con prisas, justo el día antes de un viaje largo donde ya no te queda mas remedio que cambiar el aceite perdiendo toda la mañana hasta que lo cambias.

Uno de los secretos de GTD que supone una forma diferente de trabajar es que todas las tareas se van haciendo a la vez y poco a poco, es un habito al que cuesta hacerse a la idea, pero que una vez adquirido hará que vayas avanzando poco a poco todos tus proyectos, los termines antes de la fecha de vencimiento, y además lo hagas sin stress y con mas calidad que si los haces seguido.

 

¿Sigues haciendo tus acciones por tarea en vez de por contexto? Cuéntame tu experiencia

By | 2016-04-22T13:45:30+02:00 23 febrero, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , |0 Comments