fecha objetiva

No te inventes la fecha objetiva #habitolunes (VI)

Fecha objetivaHablábamos en la segunda entrega de esta serie acerca de la importancia de llevar a la agenda solo tareas con fecha objetiva. Las fechas de vencimiento para realizar una tarea son objetivas, si vienen impuestas por otros, y aceptadas por nosotros; Recuerda que uno de los principios básicos de la productividad está en saber negociar nuestros compromisos. Una vez aceptado el compromiso con esa tarea tienes ante ti una tarea con fecha objetiva, es decir, te has comprometido con un tercero, y por tanto a la hora de realizar tu revisión para hacer, son las primeras en que deberemos fijarnos al elegir, puesto que si no queremos incumplir el compromiso nos interesa hacerla lo mas pronto posible.

Las fechas subjetivas son aquellas que nosotros mismos establecemos. Hay que tener en cuenta que una fecha subjetiva es aquella que tu estableces y por tanto puedes renegociar contigo mismo. Un error frecuente es ponderar fechas subjetivas como si fueran objetivas, hecho que suele provocar estrés ya que saturamos nuestro sistema de tareas con fecha, dificultándonos además la elección de la mas adecuada a realizar en cada momento. Por este motivo es muy importante establecer como las únicas tareas que tienen fecha objetiva, aquella en las que nos hemos comprometido con terceros . Si usas, o pretendes usar GTD, a la hora de procesar es fundamental hacer esta diferencia puesto que nos marcará de una manera mas clara que tareas requieren acción, y cuales no, y de esta manera aplazaremos muchas más acciones que a la larga nos permitirán enfocarnos en aquellas que realmente requieren acción en los próximos siete días, tal y como dice David Allen.

Es importante tener en cuenta ademas que cuando tenemos varias acciones encaminadas a conseguir un resultado, lo que en GTD llamamos proyecto, y que puede ser por ejemplo, presentar la declaración de la renta, de todas las acciones que tenemos que conseguir para llegar al resultado, «declaración de la renta presentada en hacienda», la última es la que tiene fecha objetiva, porque es la que tiene un plazo, las demás no la tienen, y no podemos tratarlas como tal.

Te invito a que esta semana analices tus tareas y evites poner fecha a las que no tienen fecha objetiva, veras como reduces el estrés y avanzas más.

Espero tus comentarios, dudas y sugerencias.

By | 2016-04-22T13:36:38+02:00 13 julio, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , |3 Comments

Usa tu agenda solo para fechas objetivas. #habitolunes (II)

Agenda fechas objetivasComo os decía la semana pasada los hábitos no son fáciles de adquirir, interiorizar y automatizar por lo que, se trata de que esta semana, aunque incorpores un hábito nuevo, en el que harás mas esfuerzo y prestaras más atencion por cumplir, no olvides los que ya has incorporado a tus rutinas.

El hábito de hoy es muy sencillo de hacer pero es frecuentemente mal realizado, y no es otro que incorporar a tu agenda solo tareas que tienen fecha objetiva.

Cuando planificamos la semana, un error habitual es incorporar a la agenda una serie de acciones que vamos a realizar el lunes, otras para el martes, y así sucesivamente hasta el domingo. De esta manera nos queda claro que tenemos que hacer cada día. Eso esta muy bien hasta que llegamos el lunes a la oficina y nos ocurre un imprevisto, cosa por otro lado normal y habitual, y el lunes no nos da tiempo a terminar todo lo planificado. Así arrastramos esas acciones al martes, y de esta forma vamos cargándonos de acciones hasta que el viernes las acciones acumuladas de toda la semana nos han generado tal estrés y frustración que sentimos que no hemos hecho nada en toda la semana, unido a que algunas acciones las llevamos arrastrando varias semanas porque nos ocurrió lo mismo la semana anterior.

Todo esto es provocado por cometer el error de planificar, y ademas, agendarlo. No podemos planificar fecha de realización a una tarea para un día y una hora,salvo que solo se pueda hacer ese día y hora, por que si no se puede hacer en esa hora, ¿ya no lo puedes hacer?

La agenda para que sea efectiva debe contener únicamente tareas que tengan fecha objetiva, es decir, tareas que solo puedes realizar en una fecha, como una reunión, tareas que vencen en una fecha, como por ejemplo la presentación de los impuestos, o tareas que no se pueden empezar hasta una fecha concreta, y marcamos ese día como el día que podemos hacerla, como por ejemplo, comprar una entrada de un concierto. Todo lo demás no puede estar en la agenda.

Os planteo para esta semana que eliminéis del calendario todas las tareas que no sean de uno de los 3 tipos anteriores, y empecéis a considerar vuestra agenda como un elemento valioso, porque bloquea vuestro tiempo, no dejéis entrar en vuestra agenda lo que no debería estar ahí porque os causará stress por no hacer cosas en un momento donde a lo mejor no era esa la tarea mas adecuada para hacer. Y recordar que la planificación no es una forma efectiva de realizar tareas, precisamente porque no eres adivino.

Espero vuestros avances, comentarios, y dudas.

Buena semana

By | 2016-04-22T13:44:28+02:00 15 junio, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , , |1 Comment