GTD

VII jornadas OPTIMA LAB: Experiencia Productiva en red

VII jornadas OPTIMA LABDel 22 al 24 del pasado septiembre volvimos a reunirnos los miembros de OPTIMA LAB, como ya empieza a ser tradición en el Euroforum de San Lorenzo del Escorial. A pesar de que ya son varias jornadas en las que nos presentamos sin un calendario definido de tareas, no deja de sorprenderme la potencia que tiene el hecho de no planificar el trabajo en el tiempo, y organizarlo en base a los criterios de tiempo disponible, energía, y en última instancia, prioridad. Tal y como se plantea en Gettings Things Done (GTD), teniendo en cuenta que la premisa del contexto, que son las jornadas, ya estaba definida. Digo que no dejo de sorprenderme, porque a pesar de esa indefinición tradicional a la que las organizaciones están acostumbradas, hemos conseguido avanzar trabajo y tareas como no había visto en ninguna de las organizaciones en las que he participado, y además cada vez lo hacemos de manera mas efectiva. Todavía hay muchos que siguen operando bajo los viejos cánones de la gestión del tiempo, y demás trucos y secretos ancestrales. Lo más provechoso de estas jornadas para mí, sin duda es que todo aquello que defendemos, lo hemos contrastado puesto a juicio, y validado, no solo a nivel individual, sino también como grupo. Por este motivo, estando plenamente convencidos de lo que hacemos, nos hemos marcado como reto, que para OPTIMA LAB 2017 sea el año de la efectividad. Tras 7 jornadas presenciales, e innumerables jornadas online de trabajo, tanto síncrono como asíncrono, ha llegado el momento de mostrar de manera abierta, aún más si cabe de lo que ya lo hacíamos, todo aquello que vamos descubriendo en base a nuestra propia experiencia. Tendréis más noticias muy pronto.

Las jornadas, una vez mas, han dado para mucho. Hemos continuado pivotando en el desarrollo del trabajo en red basado en los roles de Belbin, puesto que aunque hay mucha experiencia acumulada, nos mantenemos en beta permanente para mejorar tanto a nivel individual, como de red.

Ha habido oportunidad de avanzar en aquellos proyectos que tenemos en marcha online, y para los que es más óptimo avanzar de forma de presencial. Como ya es costumbre, hemos contado con la presencia de un experto, en este caso Laura Mateos, para trabajar habilidades transversales que en cada jornada intentamos mejorar, en este caso hemos trabajado comunicación no verbal.

Las jornadas también nos han servido para seguir conociendo los últimos avances de la formación oficial de GTD en España, de la mano de nuestro compañero de la red y Master Trainer de la David Allen Company, Jeronimo Sanchez.

Puedes conocer más de estas jornadas leyendo las crónicas de Antonio José Masiá, David Sánchez, Jerónimo Sanchez, José Miguel Bolivar y Paz Garde.

Uno de los retos que tenemos en la red, y mío propio como ya indicaba en este post, es hacer con sentido, y gran parte del sentido de lo que hacemos lo define el carácter artesano de lo que hacemos. En este sentido, es para mí una validación de peso, las palabras de un ARTESANO con mayusculas, como es Julen Iturbe, que sin duda indican que vamos por buen camino. Muchas gracias.

Grandes y apasionantes retos de aquí a diciembre, de cara al año 2017, año de la efectividad. Seguimos avanzando.

VI jornadas #optimalab: Volviendo a la universidad

“La educación ya no puede ser de propiedad exclusiva del estado.” Peter F. Drucker

La palabra universidad procede del origen latino «universitas» o universal. A lo largo del medievo, este vocablo se utilizaba para denominar cualquier comunidad en su aspecto colectivo, como, por ejemplo, «universitas generis humanis», que se refiere a todo el género humano. En este sentido, también se podía usar como conjunto de unidades, o la totalidad de una cosa. En el caso de la educación, el término completo era «Universitas Magistrorum Et Scholarium«, que hacía referencia a la reunión de maestros y alumnos en torno al saber.

En el año 533, «universitas» acoge el sentido de gremio, entendido este como una suerte de unidad jurídica de las agrupaciones de profesores y alumnos, hasta entonces no circunscritas a lugares físicos, y que irían agrupándose a partir de entonces, dando lugar a los campus. Durante mi época universitaria, los dos campus de la Universidad Complutense, Moncloa y Somosaguas, perdían durante julio y las primeras semanas de agosto su protagonismo, cediéndoselo al Euroforum del Escorial que, en sus dos campus, Infantes y Felipe II, concentraban la mayor parte de la antes mencionada reunión entre maestros y alumnos.

Cursos verano UCMLa universidad, en sus orígenes, no estaba circunscrita a espacios físicos, sino al intercambio de conocimientos, pero el ser humano, en su desarrollo basado en la experiencia, al menos en mi caso, no puede obviar el lugar donde se produjeron esos intercambios «universitarios», que ya para siempre conformarán en mi razón ese anclaje entre Euroforum y Universidad.

Hemos realizado 6 jornadas de innovación en OPTIMA LAB, de las cuales 3 han sido en el Euroforum del Escorial, y aunque de forma más o menos consciente tenía presente la unión universitaria al sitio, no ha sido hasta estas últimas donde he podido hacer explícita dicha vinculación. Esto ha sido facilitado por coincidir el final de las jornadas, con el inicio del montaje de los cursos de verano, que comenzarían escasas horas después de terminar las jornadas.

Sin embargo, decir que las jornadas OPTIMA LAB es volver a la universidad solamente por compartir espacio, sería traicionar el origen mismo del término, y todo su significado.

Reflexionando acerca de estas sensaciones a lo largo de las jornadas, he podido encontrar varias causas por las que las jornadas OPTIMA LAB son universitarias, en el más estricto sentido del término, más allá de los muros que las sustentan.

Algunas razones son:

  1. En las jornadas nos reunimos un grupo de personas con deseo común de mejora y aprendizaje, basado en el intercambio y la experiencia.
  2. Conformamos esta comunidad universitaria personas de orígenes del saber diversos, pero con un solapamiento fértil de intereses. Leyendo las diferentes crónicas de José Miguel, Antonio José, Jerónimo, David y Paz se entiende perfectamente esto último.
  3. En la universidad originaria, las personas estaban en el centro, siendo lo importante el valor que cada uno de ellos aportaba. En nuestro caso, en cada jornada hemos compartido experiencias con diferentes personas. En esta ocasión pudimos desvirtualizar a Alberto Almoguera, con el que ya compartíamos conocimiento online, y hemos podido hacerlo presencialmente. Y, por este mismo motivo, echamos en falta a Jesús Serrano, al que esperamos vuelva a acompañarnos en breve.
  4. Las jornadas siempre cuentan con una parte de aprendizaje transversal. En esta ocasión contamos con María Montaña Redondo, magnífica persona, y excelente profesional, que nos aportó conocimiento en dress-code. Jero nos presentó la formación oficial de Getting Things Done (GTD) en España y Antonio José nos actualizó conocimientos acerca de los últimos avances del iOpener Institute en cuanto a felicidad en el trabajo, aplicados a la red.
  5. En estas jornadas seguimos investigando, entre otras cosas, la forma de trabajar sin agenda, y estableciendo el «know-how» para hacerlo de forma óptima. Definimos el significado para nosotros de algunos términos, como el de consultor artesano. La universidad debe desarrollar conocimiento útil y aplicable; nosotros lo hacemos en cada jornada.

El nuevo papel de la universidad

La universidad, en los entornos VUCA en que nos movemos, debe replantearse su papel en la sociedad, y adaptarse a la nueva situación, basándose en los orígenes que motivaron su aparición. Uno de los principales retos es evitar convertirse en expendedora de títulos obtenidos a base de responder preguntas sin cuestionar las respuestas.

Como ya decía en el vídeo que encabeza el post, magnífico trabajo de Oscar Moussa, tengo la sensación de estar contribuyendo a desarrollar dentro del ámbito de la efectividad, los estándares del futuro. ¿Que hay más universitario que eso?

By | 2016-07-12T13:52:05+02:00 10 julio, 2016|Categories: Efectividad|Tags: , , , , |0 Comments

Los contextos de GTD facilitan alcanzar la Experiencia Productiva

Contexto Experiencia Productiva

«La felicidad se alcanza cuando lo que uno piensa, lo que uno dice y lo que uno hace están en armonía.» Gandhi

La Experiencia Productiva es aquel estado que se produce cuando estas haciendo en un momento determinado aquello que consideras que es lo que tienes que hacer, de forma relajada, sin que vengan distracciones a la mente, y con el mínimo esfuerzo. La sensación de Experiencia Productiva se circunscribe a cualquier aspecto de nuestra vida, tanto del trabajo como de la vida personal.

Una de las dificultades más comunes para hacer aquello que tienes que hacer, es tener la información necesaria para elegir, y saber por cuáles tareas no tienes que preocuparte.

La gran mayoría de las personas han alcanzado alguna vez ese estado en el que, como suelen decir, «el tiempo se les pasa volando». Este estado provoca una sensación de calma y control, asociada a un estado de enfoque en la realización de una tarea.

Pero entonces, ¿Qué es lo que te saca de la Experiencia Productiva?

Dos de las cosas que suelen sacarnos de este estado son:

  1. Acordarnos de algo que no hemos hecho y que tendríamos que hacer, pero no es posible hacer en este momento, como por ejemplo recordar cuando no estamos en el trabajo que tenemos que preguntar a un compañero un dato que necesitamos.
  2. Estar seguros de que lo que estamos haciendo ahora es lo más adecuado según nuestras posibilidades actuales, y de que no deberíamos estar haciendo otra cosa.

En estas dos situaciones, trabajar por contexto, según la metodología Getting Things Done (GTD), nos va a facilitar superar las dos dificultades anteriores, y por tanto contribuye a mantener nuestra Experiencia Productiva.

Cuando trabajamos por contexto conseguimos, entre otras muchas cosas, despreocuparnos de aquello que no podemos hacer, bien por estar fuera del lugar, carecer de la herramienta, o estar ausente la persona con la que necesitamos contactar. También descartamos aquellas tareas que supongan dedicar más tiempo o energía de la que tenemos.

Nos quedan entonces solo las acciones que realmente podemos hacer, de manera que nos aseguramos estar haciendo lo que hay que hacer. La tranquilidad que aporta el saber que estás haciendo lo adecuado, es decisiva para crear esa Experiencia Productiva tan deseada.

Como conclusión, podemos decir que trabajar por contexto, es una de las mayores contribuciones de GTD a crear tu Experiencia Productiva.

Y tu, ¿trabajas por contexto? ¿Cuántas veces has alcanzado tu Experiencia Productiva en la última semana?

A lo largo de las próximas semanas iré publicando consejos para alcanzar tu Experiencia Productiva

By | 2016-07-03T21:14:43+02:00 3 julio, 2016|Categories: Efectividad|Tags: , , , , |0 Comments

Cuanto más defines tu trabajo, más eficiente eres

Define tu trabajo y ganaras eficienciaLa principal ventaja que introduce la metodología Getting Things Done (GTD) de productividad personal es el lograr hacer las cosas de manera más eficiente, es decir, realizar las tareas con un mejor aprovechamiento de la atención.

En el trabajo del conocimiento existen 3 formas de hacer el trabajo:

1. Hacer el trabajo según surge.
2. Definir el trabajo.
3. Hacer el trabajo ya definido.

La productividad del trabajador del conocimiento requiere que contestemos la pregunta: ¿Cuál es la tarea?

Peter Drucker

Si quieres saber más de estas 3 formas puedes ampliar información en este post.

El trabajo según surge es el que estamos acostumbrados a realizar, puesto que es el que hemos aprendido desde siempre. Nos piden/se nos ocurre algo, y lo hacemos. Si cuando estamos haciéndolo nos piden otra cosa, pues dejamos lo que estábamos haciendo y nos ponemos a hacer esa tarea nueva, porque suponemos que el que nos lo ha pedido tendrá prisa, sobre todo si se trata de nuestro jefe.

Mejorar la eficiencia a la hora de hacer pasa por automatizar nuestras acciones, pero para poder hacer esto es necesario haberlas definido previamente. La cantidad de tareas realizadas de forma correcta va en función de aquello que hemos sido capaces de definir. Nos encontramos así con que  las tareas que hacemos «sobre la marcha» compiten con  aquellas que hemos predefinido y simplemente ejecutamos.

Predefinir las tareas es un trabajo adicional e imprescindible en el trabajo del conocimiento, ya que una característica de este trabajo es que no es evidente lo que hay que hacer. Aunque aparentemente pueda parecer que supone un añadido, en realidad es el cimiento para que la realización del trabajo ya definido sea realmente eficiente, porque permite agrupar trabajo con características similares, de modo que su ejecución permite aprovechar sinergias. Son los principios del trabajo en cadena aplicados a la productividad personal.

Comprobar si realizar estos 2 pasos, es más eficiente que realizar el trabajo según surge, es sencillo. Prueba a realizar aquello que te venga a la cabeza/te manden durante un tiempo. Pasado ese tiempo, prueba a definir tareas a realizar, agrupándolas según la metodología GTD, para posteriormente realizarlas. Sin entrar a analizar la aportación de valor de unas y otras tareas (eficacia), comprobarás que la diferencia es sustancial, siendo el tiempo dedicado a definirlas más que compensado con la mejora experimentada a la hora de realizarlas.

Medir por tanto, tu margen de mejora, en cuanto a eficiencia se refiere, es fácil. Por lo general, cuanto más trabajo según surge, menor eficiencia.

Espero tus comentarios.

By | 2016-05-29T21:02:53+02:00 29 mayo, 2016|Categories: Efectividad|Tags: , , , |0 Comments

¿Sigues usando la memoria para acordarte de las cosas que tienes que hacer?

Mente extendidaNo puedo evitar sonreírme cuando tras hablar con alguien en quien delego alguna tarea y le pido que tome nota de ella, me responde «no te preocupes, la tengo en mi cabeza» Normalmente esa afirmación es garantía de que voy a tener que recordársela varias veces. Desde luego la delegación de tareas es algo que daría para varias entradas pero si quieres ampliar un poco mi opinión puedes consultar esta entrada.

Hoy sin embargo, quería centrarme en esa frase que muchas veces oímos de «tranquilo, lo tengo en mi cabeza». ¿Tranquilo?, no se me ocurre frase más contradictoria que esta, ¿Cuantas cosas tienes en tu cabeza?, ¿Cuantas puedes tener a la vez? y sobre todo, ¿Tendrás aquella cosa que tienes que tener presente, la mía, en el momento adecuado que tienes que tenerla? Si te he encargado que me envíes un informe por correo electrónico no quiero que lo tengas en la cabeza cuando estés jugando con tus hijos o haciendo deporte, quiero que lo tengas en tu cabeza cuando estés delante de un ordenador con internet con el informe disponible y tengas tiempo y ganas de mandármelo. Si te acuerdas del informe en otra ocasión no solamente no te será posible hacerlo, porque no me lo podrás mandar, si no que te generara estrés el no podérmelo enviar. A pesar de lo que crees, tu no eres capaz de elegir cuando piensas lo que piensas, precisamente porque piensas muchas mas cosas de las que eres capaz de recordar a la vez, y como dice José Miguel Bolivar, el cerebro es un puñetero, y normalmente no te acuerdas de ellas en el momento más adecuado poderla hacer.

Si el cerebro no es un instrumento valido para realizar tareas, ¿Cual podríamos utilizar?

David Allen propone en su metodología GTD, el uso de lo que él llama una mente extendida. Con el uso de esta mente extendida se busca conseguir varios beneficios:

  1. Sacar de tu cabeza todo aquello que te impide hacer lo que en ese momento has decidido enfocarte.
  2. Tener las tareas organizadas de manera que puedas elegir en cada momento la más adecuada.
  3. Liberarte del estrés que supone acordarte repetidamente de algo que no puedes hacer en ese momento.

Y tu, ¿Te atreves a montar tu mente extendida, o vas a seguir apuntando cosas en la mano?

By | 2016-04-22T11:12:02+02:00 9 noviembre, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , |4 Comments