hábito

El único responsable de tu efectividad eres tú

Señalar dedo

“Cuando señalas con el dedo recuerda que tres dedos te señalan a ti.”

Proverbio inglés

En muchas ocasiones nos hemos propuesto mejorar nuestra efectividad, y para ello hemos hecho todo tipo de pruebas.

Normalmente el voluntarismo inicial por mejorar suele ir acompañado del agobio por la repetición. Llega un momento que tras una pequeña mejora inicial nos empeñamos en mejorar rápidamente, y se nos ocurren infinidad de formas de mejorar, buscamos atajos y «apaños» que creemos que funcionan y con los que pretendemos engañarnos a nosotros mismos para mejorar más deprisa.

Como en la casi todo, el paso del tiempo pone cada cosa en su lugar y cuando vemos que nuestros trucos no funcionan el siguiente paso es buscar culpables. Uno de los primeros que solemos buscar son nuestras herramientas. En ese momento el enfoque del trabajo estará orientado a buscar la herramienta perfecta y dedicará todo el tiempo necesario buscando la que, en un primer momento, realice el trabajo por mi, y al comprobar que no se encuentra, porque no la hay, a buscar la que más optimice el trabajo. La decepción será absoluta al comprobar que la enésima herramienta no mejora la efectividad prácticamente nada con respecto a la primera que empezaste a usar, y en un gran porcentaje de los casos se acaba volviendo a la primera.

En ese momento solemos continuar culpando a nuestros compañeros, a nuestro jefe, a la vida, etc, y de esa manera evadir la responsabilidad sobre la improductividad.

Me gustaría que pensaras por un momento en un hábito que para muchos es muy difícil de eliminar, fumar. Las personas que fuman y quieren dejarlo, a veces pasan por las situaciones antes descritas. El hábito de fumar es más difícil de eliminar cuanto más tiempo se lleva realizando. ademas se da la circunstancia de que dejar de fumar a priori es más sencillo puesto que no nos implica hacer nada, sino únicamente no hacer. De los que han fumado mucho y consiguen dejarlo, muchos vuelven a caer fumando un solo cigarro pero, ¿Pasan de fumar un solo cigarro a volver a fumar la cantidad que siempre fumaban, o vuelven a fumar esa cantidad de manera paulatina? Normalmente vuelven a fumar de manera paulatina. A veces van a terapia, leen libros, estudian maneras de dejar de fumar, cuando es algo muy sencillo, y además implica no hacer nada. A menudo culpan al estrés, a las situaciones provocadas por los demás, a que los compañeros fuman, pero en realidad la última palabra sobre si fumar o no la tienen ellos. Aunque, como es un hábito que solo requiere no hacer, algunas personas,pocas, son capaces de hacerlo mediante la fuerza de la voluntad, pero lo normal es hacerlo de forma paulatina y poco a poco ir perdiendo ese deseo de fumar. A veces hay algunos fumadores que les ayuda sustituir ese hábito por el de masticar chicle, o cosas similares.

Con la efectividad pasa algo parecido que con el hábito de fumar, pero con algunas circunstancias añadidas. La efectividad no supone cambiar un hábito sino varios, además previamente has de eliminar ciertos hábitos que hasta ahora estaban provocando la falta de efectividad, por lo que la voluntad solamente no vale, necesitas un compromiso firme unido a una tendencia de mejora continua hasta que esos hábitos productivos sean algo que salga de manera automática, de lo contrario volverás a caer.

Por lo tanto, si quieres mejorar tu efectividad, asume que el responsable eres tu, y empieza por cambiar tus hábitos.

By | 2016-04-22T11:25:41+02:00 6 noviembre, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , |0 Comments

Controla tu evolución con GTD. #habitolunes (XIX)

HacerTodo llega a su fin. Con el post de hoy termino esta serie que ha tenido en total 19 entradas.

Espero que siguiendo esta serie, seas capaz de ir implementando todos los hábitos que, ya por si solos te ayudaran a mejorar tu efectividad, pero que tomados en conjunto supondrán ademas la puesta en marcha de un sistema como es GTD. Te recomiendo que si quieres poner en marcha GTD de forma completa, lo hagas de manera sistemática, para lo cual el tener asimilados los hábitos vistos en esta serie te ayudará en su desarrollo, pero el método, que se compone fundamentalmente de estos hábitos, requiere que se haga de una manera determinada. Si no lo haces de esa forma, no estas siguiendo el sistema GTD, y los resultados no serán tan buenos como si pones en marcha GTD sin variaciones.

Para terminar la serie quería recomendaros algo que os ayudará a ir observando vuestros progresos.

David Allen habla en su libro «Se más eficaz» de la necesidad de revisar a diario la lista de acciones y el calendario. A la hora de hacer, y tal y como veíamos en el post nº XVII, «Trabaja por contexto» esto nos ayudara a optimizar nuestro trabajo, enfocándonos solamente en aquellas tareas que tengamos disponibles en ese momento y eligiendo como criterios objetivos a la hora de hacerlas su fecha objetiva, y el tiempo y la energía de que dispongamos. Por lo tanto, según nos dice Allen, revisaremos tantas veces como sea necesario a la hora de hacer esos criterios para poder elegir la tarea más optima en la que enfocarnos.

A este hábito, decisivo en el hacer, te recomiendo que hagas una vez al día algo que a mi personalmente me ayuda bastante a evaluar como han sido mis días, buscar respuestas, y sobre todo, conseguir mejoras. Este hábito es, bien al final del día, o al principio del siguiente, revisar las tareas que has realizado analizando el avance, y comprobar cuales han sido hechas según surgen, y cuales sobre trabajo definido. Así mismo, es interesante comprobar la calidad de las mismas, y como te están acercando o alejando de tus resultados deseados.

Por mi parte poco más que añadir, espero que esta serie te haya sido de utilidad, y si te apetece, me plantees dudas, o aspectos a mejorar de cara a futuras series.

Que tengas buena semana.

By | 2016-04-22T11:27:13+02:00 1 noviembre, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , , |0 Comments

Para ser efectivo, aprovecha tu tiempo y energía #habitolunes (XVIII)

Usa tiempo energiaHablábamos en la anterior entrada que la forma mas efectiva de hacer el trabajo, era realizarlo por contexto, y a su vez explicábamos los tipos de contextos posibles, que eran herramientas, lugares y personas. Trabajar de esta manera supone una mejora significativa en la forma de trabajar, y desde mi punto de vista es una aportación revolucionaria en la manera de gestionar tu atencion, basada en aplicar los beneficios del sistema de cadena de montaje al ámbito personal, y que lejos de lo que puede parecer, proporciona flexibilidad para poder realizar todos tus compromisos eligiendo de manera objetiva en cada momento la mejor opción, no solo profesional, sino también personal.

Una vez que te habitúas a trabajar por contexto, y buscando flexibilizar aún más esta forma de trabajar, se pueden definir 2 formas de trabajar por contexto:

  • Tiempo disponible:Las tareas que tenemos que realizar las dividimos en tareas de «mucho tiempo» o «poco tiempo». Aquí no se trata de delimitar el tiempo exacto que vamos a tardar en realizar una acción porque no somos adivinos, pero si que dividamos entre tareas que sabemos que nos van a llevar mucho tiempo o poco tiempo, que es un criterio bastante sencillo y fácil de establecer.
  • Energía disponible:Dividimos las tareas en aquellas para las que necesitamos un alto nivel de energía o concentración, o un bajo nivel de energía. De esta manera podremos establecer cuales son las que vamos a necesitar más o menos energía para realizarla.

Con estas 2 variables, obtenemos 4 posibles combinaciones:

1. Mucho tiempo, mucha energía: Estas son las tareas que requieren mucho tiempo para ser realizadas y requieren mucha concentración. Por ejemplo, revisar la facturación mensual.

2. Mucho tiempo, poca energía: Son tareas que se requiere mucho tiempo para que sean realizadas pero el nivel de concentración necesario para realizarlas es bajo. Alguna de estas tareas puede ser leer un libro.

3. Poco tiempo, poca energía: Son tareas cortas que se hacen rápido y que no es necesario estar muy concentrado para realizarlas, puesto que se realizan casi de forma automática. Estas son tareas como por ejemplo, imprimir un informe.

4. Poco tiempo, mucha energía Son tareas que se hacen rápidamente pero el nivel de concentración es alto. Yo estas tareas en la práctica no las utilizo porque no tengo tareas que duren poco tiempo y requieran mucha energía, puesto que las tareas que requieren concentración, esta se alcanza pasado un tiempo que no suele ser poco.

Una vez definidos los contextos, el dividir algunos de ellos en estos 3 subcontextos, nos proporcionará algunas ventajas,como son:

  • El adaptar nuestras tareas, no solo a aquellos contextos que necesitamos para realizarlas (herramientas, lugares y contactos), sino también a nuestras propias circunstancias personales de ese momento, pero tomadas de una manera objetiva para evitar arbitrariedad en nuestras decisiones de hacer. En la parte de hacer lo fundamental es que elijamos hacer las tareas que más valor aportan en cada momento pero basándonos únicamente en criterios que eviten subjetividad en la elección.
  • Dividir los contextos que suelen tener muchas acciones para evitar listas de tareas por contexto que contengan más de 12 acciones. Cuando algún contexto tiene más de 12 acciones suele complicarse la elección de las tareas del mismo. Si incluimos formas objetivas de dividirlo estamos limitando el número de acción por subcontexto, con lo cual facilitamos enormemente en cada caso la elección de la tarea que más valor aporta en ese momento. Por este motivo, tiene sentido que dividamos solo aquellos contextos en los que solemos tener muchas acciones en los 3 subcontextos antes mencionados, de manera que no sobrepasemos las 10 o como mucho 12 acciones para facilitar las labores de elección a la hora de hacer.

Una vez definidos adecuadamente los contextos y subcontextos y eligiendo siempre previamente para hacer aquellas tareas que tienen fecha objetiva primero, habremos desarrollado un sistema que nos permite realizar de manera objetiva las mejores acciones en cada momento. Te animo a que dividas en subcontextos aquellos contextos en los que se te acumulan muchas acciones y comprobaras como ganas calidad en la elección de las cosas que haces.

By | 2016-04-22T11:29:18+02:00 25 octubre, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , |2 Comments

Trabaja por contexto #habitolunes (XVII)

Trabaja por contextosEn el post anterior veíamos las 3 posibles formas de trabajar y hablábamos de poner en marcha el hábito de evitar, salvo casos excepcionales el trabajo según surge. Trabajar según surge nos ocasiona a menudo elegir hacer cosas de manera subjetiva con la consiguiente elección de tareas que no sean las que proporcionan la mayor efectividad y consecuentemente, dejando de hacer otras que si lo son.

GTD incide en la definición del trabajo para organizarlo en listas que nos faciliten esa elección de forma objetiva, y la forma más útil para hacerlo es a través de los contextos. Los contextos son aquello que necesitamos para poder realizar las tareas que al procesar hemos aplazado y no hay que realizarlas antes de una fecha, pero sin embargo han de estar hechas lo antes posible. Los contextos se pueden dividir en 3 tipos:

  1. Herramientas: Son aquellas cosas que necesitamos para poder realizar la tarea aplazada. Si nuestra acción es llamar a alguien, esa tarea podrá ser realizada si tenemos un teléfono.
  2. Lugares: Son aquellos sitios donde tenemos que estar para realizar una tarea aplazada. Si tenemos que comprar comida, tendremos que estar en el lugar adecuado para poder hacerlo, en este caso un supermercado.
  3. Personas:Son aquellos de los que necesitamos su participación para poder realizar una tarea aplazada. Son, por ejemplo, la toma de una decisión en la que necesitas que este presente tu pareja, jefe, subordinado, etc. para poder realizarla.

Trabajar con las tareas utilizando los contextos tiene 3 beneficios fundamentales:

  • Facilita la elección de las tareas en base a las posibilidades actuales de las que disponemos, ayudando consecuentemente a descartar aquellas que no podemos hacer en estos momentos
  • Evita la tentación de que empecemos a trabajar según surge porque no tenemos claras las tareas pendientes ni encontramos nada que hacer.
  • Facilita que nos centremos en hacer una tarea si la usamos junto a la captura de lo que nos «aparezca» en la cabeza

Te invito a que a lo largo de esta semana uses tus sistema para hacer tus tareas aplazadas. Trabaja por contexto y comprobarás los resultados

 

Que tengas buena semana

By | 2016-04-22T11:30:55+02:00 12 octubre, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , , |1 Comment

Afina tu radar. Ojo con las falsas alarmas #habitolunes (XVI)

Evalua las urgenciasEsta semana por diferentes circunstancias el #habitolunes ha devenido en #habitoviernes. Ruego me disculpéis.

En este post vamos a empezar a implementar los hábitos de la parte de hacer. Hasta ahora hemos ido construyendo el sistema, nos hemos asegurado de que se va a mantener confiable, que es la base para que sea usado, y ahora vamos a darle el sentido para el que esta ideado, Hacer (o no hacer, según se mire).

El uso de este método define 2 nuevas formas de hacer que se unen a la que ya estamos acostumbrados:

La forma de trabajo a la que estamos acostumbrados es el trabajo según surge. Este es el trabajo que realizamos al trabajar de forma reactiva, es decir, lo primero que se nos ocurre, o lo que me mandan otros de repente con mucha urgencia, y que a veces luego descubrimos que no era tan urgente, o peor aun, que no era necesario.

En la metodología GTD se proponen otras 2 formas de trabajar, que para un trabajador del conocimiento deben suponer las formas habituales de trabajar, relegando la antes mencionada a una forma excepcional de trabajo.

Estas 2 nuevas formas de trabajo son:

  1. Definir el trabajo: Definir el trabajo coincide con los 3 primeros pasos de GTD.
    • Capturar
    • Procesar
    • OrganizarEl valor en el trabajo del siglo XXI es decidir que vamos a hacer, y consecuentemente, lo que no vamos a hacer. Esta nueva forma de trabajo por tanto supone el elegir y agrupar con sentido todos aquellos elementos que entran en nuestro sistema. Al contrario de lo que a priori pueda parecer, no es un trabajo adicional puesto que si lo realizamos de manera correcta supone una inestimable ayuda en la que debe ser la manera de hacer del trabajador de conocimiento.
  2. Hacer el trabajo ya definido: El hecho de que se den varias circunstancias en el trabajo del siglo XXI, como son que tenemos mas trabajo que tiempo, y que no esta claro que trabajo hay que hacer, ni cuando estará completado, hace fundamental definir el trabajo como paso previo a la manera adecuada de hacer, hacer el trabajo previamente definido, para conseguir hacer de manera más eficiente.

Por lo tanto, para conseguir eficiencia, incluso con las urgencias, plantéate capturarlas, déjalas enfriar, como dice mi compañero y amigo Antonio José Masiá, procésala, organízala, y entonces actúa con ella. Te sorprenderá la cantidad de falsas urgencias con las que tratas todos los días.

Que tengas buena semana, o lo que queda de ella.

By | 2016-04-22T11:32:04+02:00 9 octubre, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , |1 Comment