hábito

Tómatelo en serio, revisa semanalmente tu sistema. #habitolunes (XV)

Revision semanalHablábamos en la entrada anterior que es muy importante no mezclar elementos de cada una de las listas que componen tu sistema puesto que es fundamental que en cada lista haya elementos de la misma naturaleza. Una vez que tienes todas las listas de tu sistema con cada uno de sus elementos en ella, ya tienes montado tu sistema GTD.

El sistema funciona, como dice David Allen, como una mente extendida, que te permite:

  1. Sacar todo lo que no estas haciendo en este momento y conseguir en lo que haces una «Mente como el agua»
  2. Tener un sistema en el que confías, donde puedes tener todo aquello que de una forma u otra llama tu atencion, evitando el estrés que supone el acordarte de cosas mientras estas haciendo otras.

Uno de los mejores efectos que se consiguen con el sistema es el de hacer lo que tienes que hacer, de la mejor manera posible.

Sin embargo queda el penúltimo paso antes del más importante para que el sistema tenga sentido,hacer. Este penúltimo paso es revisar.

Revisar, como dice Jose Miguel Bolivar, consiste en volver a poner a punto tu sistema cuando el paso del tiempo ha hecho que deje de ser 100% confiable. Cuando revisamos el sistema estamos poniéndolo a punto para recuperar totalmente la operatividad del mismo. Esta operatividad se va perdiendo con el tiempo hasta que llega un momento en que el sistema se vicia y dejamos de confiar en él. Si revisaremos el sistema todos los días lo tendríamos siempre al 100%, pero esto no suele ser operativo, por eso diariamente lo recomendable es hacer una revisión con el objetivo de hacer, revisamos para elegir que hacer. Si por contra esperaremos un mes para revisar, nuestro sistema ya no sería funcional y probablemente antes habríamos dejado de confiar en él y lo habríamos abandonado. Por eso, el tiempo optimo para la revisión es una semana, en ese tiempo nuestro sistema será muy operativo y la atencion a dedicar a la revisión del sistema compensa con la efectividad y confiabilidad que vamos a ganar en el sistema.

La revisión semanal, no es más que la revisión de todas las listas operativas que componen el sistema. Yo reviso el sistema de la siguiente forma:

  1. Revisión de la bandeja de entrada. Proceso todos los elementos que hubiera capturados (normalmente pocos, puesto que suelo procesar con regularidad). Si alguno de ellos se puede hacer en menos de 2 minutos pospongo el hacerlo para el final de la revisión.
  2. Reviso mi agenda de la semana pasada, por si hubiera olvidado algo de capturar. Si capturo algo, lo proceso también. Una vez hecho esto, miro la agenda de las próximas 3 semanas para hacerme una idea de mis próximas reuniones y vencimientos.
  3. Compruebo el archivo de seguimiento para ver que cosas van a activarse en mi sistema en la próxima semana, y que he tener en cuenta.
  4. Reviso los proyectos a la espera para ver como está, tacho los que ya estén hechos y activo recordatorios de alguno que me haga falta.
  5. Reviso la lista de proyectos y las acciones siguientes que tiene cada uno.
  6. Creo acciones siguientes para aquellos proyectos que no tienen ninguna, sacándola del material de apoyo de proyecto o en base a las acciones que he ido completando
  7. Reviso los contextos y sus respectivos subcontextos y me aseguro que ninguno de ellos este sobrecargado de acciones que me dificulten la tarea de elegir cuando revise para hacer. Lo ideal es que no haya más de 10 acciones, si las haces todas, siempre puedes buscar más a mitad de la semana en la lista «Esta semana no».
  8. Reviso la lista de «Esta semana no» para activar acciones que tenia incubadas, y que tras reprocesarla veo si van a requerir acción en la próxima semana.
  9. Realizo las acciones de menos de 2 minutos que aplace al procesar.

La revisión semanal es uno de los hábitos que por experiencia propia, y por la de otros compañeros y personas a las que facilito formación, más difícil de mantener es. Es primera causa de abandono en el uso del sistema GTD, por perdida de confianza en el sistema. En OPTIMA LAB solemos decir que se puede mejorar la productividad con todos los hábitos anteriormente explicados, pero cuando ademas implementas el hábito de la revisión semanal, ya no tienes un conjunto de hábitos, sino un sistema, con la consecuente mejora de la productividad personal.

Tómatelo en serio, revisa tu sistema semanalmente.

Espero tus dudas y comentarios. Buena semana.

By | 2016-04-28T01:56:39+02:00 28 septiembre, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , , |0 Comments

No mezcles tus listas #habitolunes (XIV)

MezclarDespués de varias semanas desarrollando hábitos y tras trabajar todas las listas de procesar hoy vamos a ver el paso de organizar, organizar en realidad se suele hacer conjuntamente con el paso de procesar aunque separarlo aporta claridad en la comprensión del sistema. Como ya os habréis dado cuenta el sistema GTD es un conjunto de listas organizadas de tal manera que todo tiene un sentido y un porqué.

Por este motivo es fundamental que se realice el procesado de manera adecuada y se incluya cada elemento en su lugar. Si no se incluye cada elemento en su lugar, el sistema perderá utilidad y provocara que deje de usarse con la correspondiente «caída del vagón», como dice David Allen.

Según el esquema de procesado de GTD que propone Jose Miguel Bolivar en su libro, hemos visto que existen 10 tipos de listas, y salvo la papelera, todas forman parte de nuestro sistema y deben ser revisadas cada cierto tiempo, pero eso es algo a lo que llegaremos mas adelante.

Las 10 listas son:

  • Bandeja de entrada
  • Lista de proyectos
  • Lista «A la espera»
  • Contextos
  • Archivo de seguimiento
  • Agenda
  • Papelera
  • Archivo
  • Lista Algún día/Tal vez
  • Lista «Esta semana no»

 

 

GTD WorkFlow

Esta semana se trata de que pongas especial cuidado en no mezclarlas. Ya tenemos construido el sistema, recuerda que cada una tiene un porqué y un para qué. Revisa los post de la serie para colocar cada elemento en su lista. Tu sistema empieza a rodar, como diría Julen Iturbe, suave suave. Si tienes dudas a la hora de procesar, revisa donde esta y si debería estar ahí, y si tienes dudas, ya sabes donde encontrarme.

Que tengas buena semana.

 

By | 2016-04-22T11:34:32+02:00 21 septiembre, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , |0 Comments

Delegar no es opcional, es efectivo #habitolunes (XIII)

Delega con sentidoEsta semana vamos a trabajar un hábito sobre una tarea que requiere acción.

Una vez que hemos determinado que requiere acción, determinando la propia tarea, o la accion siguiente si se trata de un proyecto, debemos plantearnos si se puede delegar. Delegar una tarea no puede ser algo voluntario ni opcional, debemos delegar todo aquello que es posible delegar, se trata de hacer lo menos posible, por esta razón todo lo delegable, es decir, aquello que otros harán de una manera más efectiva que nosotros, debe ser delegado.

El hecho de delegar las cosas no significa que nos desentendamos de ellas, ni que dejemos de ser responsables de las mismas, por este motivo delegar significa que el resultado han de conseguirlo otros, pero somos responsables de que se consiga.

Para que la delegación este correctamente realizada ha de cumplir 2 objetivos fundamentales:

  1. Tener sentido: Puesto que debemos ocuparnos de que se realice esta acción, hay que cribar muy bien que es lo que se delega, aquí sigue aplicando el principio de que lo importante es no hacer, como ya vimos en anteriores post, por lo que debemos evitar la delegación de cosas que no son realmente necesarias y que generan «ruido» en nuestro sistema. No vale delegar el realizar algo «por si acaso» me hiciera falta. De la misma manera que veíamos que debemos evitar las tareas que nos encargan sin mucho sentido, debemos evitar el pedirlas nosotros.
  2. Delegacion esférica: Una de las creencias más habituales a la hora de delegar suele ser que se entiende delegar como derivar hacía un subordinado y, como decíamos hace un momento, despreocuparnos. Sin embargo la delegación comprende todo aquello que depende de nosotros y tienen que hacer otros, por tanto aquello que enviamos a un compañero o a un superior, como puede ser un informe, esperando su ampliación o visto bueno, también es delegar.

Es importante que recuerdes que, a la hora de delegar

  • Para ser efectivo debes delegar por defecto todo aquello que otra persona va a ser más efectiva que tu realizándolo. Delegar no es opcional.
  • Tu eres el responsable de que esa tarea se realice, no aquel al se lo has delegado.
  • No delegues tareas que en realidad no hay que hacer, porque generan ruido en quien las hace y en quien las delega.
  • Se delega no solo a subordinados, también a jefes y compañeros, y se trata de la misma forma.

Delegar es una de las cuestiones más liberatorias cuando se hace bien. Que tengas buena semana.

Divide en tareas mas pequeñas #habitolunes (XII)

Divide y vencerasEn este post vamos a trabajar un hábito que suele causar la mayoría de los problemas a la hora de elegir los proyectos. Veíamos la semana pasada lo importante que es redactar bien las tareas y definirlas de manera que puedan ser empezadas y acabadas de una vez. Esto, tal y como dijimos se hace para evitar que a la hora de revisar nuestras listas para elegir que tarea hacer, nos decantemos por elegir las tareas que nos resultan mas fáciles de hacer evitando elegir aquellas que nos causan incertidumbre por no estar definidas correctamente. Nos dará una pista de que no hemos definido bien nuestras tareas el hecho de que permanezcan mucho tiempo en nuestro sistema en la parte que requiere acción.

Esta semana vamos a trabajar el hábito de gestionar adecuadamente los proyectos. Para ello hay que tener en cuenta 2 premisas:

  1. Los proyectos no se hacen, se hacen las acciones hasta conseguir el resultado.
  2. A la hora de definir las acciones de un proyecto, si queremos que nuestro sistema no se colapse debemos definir solamente las acciones siguientes, es decir, acciones del proyecto que ya podemos hacer sin necesidad de ninguna acción previa, a veces pueden ser mas de una pero únicamente pueden ser las acciones siguientes. Un error que suelen cometer los principiantes es definir todas las acciones de un proyecto, hecho que sobrecarga el sistema de acciones que no son realizables. Como ya decíamos en el capitulo anterior en el sistema solo necesitamos la siguiente acción y el nombre del proyecto (que ya decíamos que se redactaba en base al resultado a obtener, para tener claro cual es el objetivo que queremos conseguir y así conocer de forma clara cual es la acción siguiente.

Considerando estas 2 premisas se trata de que consigamos ir avanzando en cada proyecto poco a poco pero de manera constante. Aquí es donde entra en juego el hábito a implementar esta semana. Este hábito consiste en dividir el proyecto en tareas lo más pequeñas posible para facilitar que se vayan haciendo, con esto, si vamos avanzando muy poco a poco de manera constante nos encontraremos que nuestros proyectos nunca se paran, los terminamos en fecha, y ademas los hacemos sin ningún esfuerzo, evitando darnos una paliza cuando la fecha esta próxima al vencimiento, porque teníamos una tarea compleja que nos ha parado el proyecto y no hemos avanzado con él. Imaginad que el proyecto es un salami que hay que comerse, tenemos 2 opciones, ir cortando lonchas finas e irlo comiendo poco a poco, o comerlo todo el último día y darnos el atracón. Siempre es mas fácil hacerlo poco a poco y con las lonchas lo más finas posible. Tampoco tiene sentido que empecemos el salami por la mitad porque se irá estropeando y poniéndose malo, hay que ir cortando solo la siguiente loncha. Lo ideal es ir cortando la siguiente loncha, y dejar el resto sin tocar hasta que le llegue el momento. Realizando los proyectos así podréis ir avanzando con ellos, os será cómodo el realizarlos mientras mas pequeñas sean las tareas, y los terminareis siempre antes de fecha evitando el estrés de las indigestiones de última hora.

Una vez dicho esto, solo os emplazo a practicar el «salaming».

Espero vuestros comentarios, nos vemos en la próxima loncha, digo post.

By | 2016-04-22T13:21:44+02:00 7 septiembre, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , |0 Comments

Un año compartiendo experiencia

Compartiendo experienciaParece que fue ayer cuando comenzaba a configurar mi blog para compartir experiencias sobre productividad personal. Recuerdo con mucho cariño las horas que, con mucha ilusión, paciencia y algún que otro enfado fruto de la desesperación por no tener todo exactamente como yo quería. Tras ese aprendizaje conseguí poner los cimientos de una, aunque modesta, digna vivienda digital, para evitar, como diría Alfonso Alcántara, seguir vagabundeando por las redes.

Uno de los hábitos más difíciles a los que me he enfrentado ha sido el de conseguir regularidad en mis publicaciones. Aunque es cierto que ha sido un año duro en lo personal y emocional, no debería haberme permitido tan poca actividad en la red, solamente 20 post es una cifra baja, pero como decimos en OPTIMA LAB, lo importante es la tendencia. Tuve mis peores meses de noviembre a mayo donde la actividad brillo por su ausencia, pero también cuento en la parte del haber con que desde junio he conseguido el objetivo de escribir un post a la semana, que aunque es una cifra decente no alcanza el nivel de publicación que deseo.

En cuanto a contenidos este año lo he dedicado fundamentalmente a comenzar una serie de los principales errores al implementar GTD, serie de caracter indefinido y donde iré contando los errores que yo, o las personas a las que ayudo a mejorar su efectividad, hemos cometido a lo largo del proceso de implementación de nuestro sistema de productividad personal. Por otro lado comencé en Junio una serie para ayudar a implementar el sistema a través de la implementación de hábitos, serie que espero terminar en los próximos 2 meses y que me ha ayudado a conseguir tracción en mis publicaciones, y evolucionar mucho gracias a vuestras preguntas y a la rigurosidad, con la que he intentado escribir mis post, puesto que la complejidad de lo que se perseguía, conseguir la mejora de la efectividad a través de la adquisición de un conjunto de hábitos, así lo requería.

Agradecer vuestros comentarios y las preguntas que me habéis hecho, puesto que me han obligado a esforzarme todavía más para poder responderos como os merecíais.

Por último quisiera agradecer a mis compañeros de OPTIMA LAB, por todas las ayudas, consejos, y aprendizaje colectivo que entre todos hemos conseguido atesorar a lo largo de este año.

Puedo decir con convencimiento e ilusión que lo mejor esta por llegar y que para este año estoy convencido que la evolución será exponencial. Espero contar con todos vosotros, contad conmigo para todo que este en mi mano.

Un fuerte abrazo.

By | 2016-04-22T13:23:14+02:00 4 septiembre, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , |8 Comments