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Delegar no es opcional, es efectivo #habitolunes (XIII)

Delega con sentidoEsta semana vamos a trabajar un hábito sobre una tarea que requiere acción.

Una vez que hemos determinado que requiere acción, determinando la propia tarea, o la accion siguiente si se trata de un proyecto, debemos plantearnos si se puede delegar. Delegar una tarea no puede ser algo voluntario ni opcional, debemos delegar todo aquello que es posible delegar, se trata de hacer lo menos posible, por esta razón todo lo delegable, es decir, aquello que otros harán de una manera más efectiva que nosotros, debe ser delegado.

El hecho de delegar las cosas no significa que nos desentendamos de ellas, ni que dejemos de ser responsables de las mismas, por este motivo delegar significa que el resultado han de conseguirlo otros, pero somos responsables de que se consiga.

Para que la delegación este correctamente realizada ha de cumplir 2 objetivos fundamentales:

  1. Tener sentido: Puesto que debemos ocuparnos de que se realice esta acción, hay que cribar muy bien que es lo que se delega, aquí sigue aplicando el principio de que lo importante es no hacer, como ya vimos en anteriores post, por lo que debemos evitar la delegación de cosas que no son realmente necesarias y que generan «ruido» en nuestro sistema. No vale delegar el realizar algo «por si acaso» me hiciera falta. De la misma manera que veíamos que debemos evitar las tareas que nos encargan sin mucho sentido, debemos evitar el pedirlas nosotros.
  2. Delegacion esférica: Una de las creencias más habituales a la hora de delegar suele ser que se entiende delegar como derivar hacía un subordinado y, como decíamos hace un momento, despreocuparnos. Sin embargo la delegación comprende todo aquello que depende de nosotros y tienen que hacer otros, por tanto aquello que enviamos a un compañero o a un superior, como puede ser un informe, esperando su ampliación o visto bueno, también es delegar.

Es importante que recuerdes que, a la hora de delegar

  • Para ser efectivo debes delegar por defecto todo aquello que otra persona va a ser más efectiva que tu realizándolo. Delegar no es opcional.
  • Tu eres el responsable de que esa tarea se realice, no aquel al se lo has delegado.
  • No delegues tareas que en realidad no hay que hacer, porque generan ruido en quien las hace y en quien las delega.
  • Se delega no solo a subordinados, también a jefes y compañeros, y se trata de la misma forma.

Delegar es una de las cuestiones más liberatorias cuando se hace bien. Que tengas buena semana.

Divide en tareas mas pequeñas #habitolunes (XII)

Divide y vencerasEn este post vamos a trabajar un hábito que suele causar la mayoría de los problemas a la hora de elegir los proyectos. Veíamos la semana pasada lo importante que es redactar bien las tareas y definirlas de manera que puedan ser empezadas y acabadas de una vez. Esto, tal y como dijimos se hace para evitar que a la hora de revisar nuestras listas para elegir que tarea hacer, nos decantemos por elegir las tareas que nos resultan mas fáciles de hacer evitando elegir aquellas que nos causan incertidumbre por no estar definidas correctamente. Nos dará una pista de que no hemos definido bien nuestras tareas el hecho de que permanezcan mucho tiempo en nuestro sistema en la parte que requiere acción.

Esta semana vamos a trabajar el hábito de gestionar adecuadamente los proyectos. Para ello hay que tener en cuenta 2 premisas:

  1. Los proyectos no se hacen, se hacen las acciones hasta conseguir el resultado.
  2. A la hora de definir las acciones de un proyecto, si queremos que nuestro sistema no se colapse debemos definir solamente las acciones siguientes, es decir, acciones del proyecto que ya podemos hacer sin necesidad de ninguna acción previa, a veces pueden ser mas de una pero únicamente pueden ser las acciones siguientes. Un error que suelen cometer los principiantes es definir todas las acciones de un proyecto, hecho que sobrecarga el sistema de acciones que no son realizables. Como ya decíamos en el capitulo anterior en el sistema solo necesitamos la siguiente acción y el nombre del proyecto (que ya decíamos que se redactaba en base al resultado a obtener, para tener claro cual es el objetivo que queremos conseguir y así conocer de forma clara cual es la acción siguiente.

Considerando estas 2 premisas se trata de que consigamos ir avanzando en cada proyecto poco a poco pero de manera constante. Aquí es donde entra en juego el hábito a implementar esta semana. Este hábito consiste en dividir el proyecto en tareas lo más pequeñas posible para facilitar que se vayan haciendo, con esto, si vamos avanzando muy poco a poco de manera constante nos encontraremos que nuestros proyectos nunca se paran, los terminamos en fecha, y ademas los hacemos sin ningún esfuerzo, evitando darnos una paliza cuando la fecha esta próxima al vencimiento, porque teníamos una tarea compleja que nos ha parado el proyecto y no hemos avanzado con él. Imaginad que el proyecto es un salami que hay que comerse, tenemos 2 opciones, ir cortando lonchas finas e irlo comiendo poco a poco, o comerlo todo el último día y darnos el atracón. Siempre es mas fácil hacerlo poco a poco y con las lonchas lo más finas posible. Tampoco tiene sentido que empecemos el salami por la mitad porque se irá estropeando y poniéndose malo, hay que ir cortando solo la siguiente loncha. Lo ideal es ir cortando la siguiente loncha, y dejar el resto sin tocar hasta que le llegue el momento. Realizando los proyectos así podréis ir avanzando con ellos, os será cómodo el realizarlos mientras mas pequeñas sean las tareas, y los terminareis siempre antes de fecha evitando el estrés de las indigestiones de última hora.

Una vez dicho esto, solo os emplazo a practicar el «salaming».

Espero vuestros comentarios, nos vemos en la próxima loncha, digo post.

By | 2016-04-22T13:21:44+02:00 7 septiembre, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , |0 Comments

Un año compartiendo experiencia

Compartiendo experienciaParece que fue ayer cuando comenzaba a configurar mi blog para compartir experiencias sobre productividad personal. Recuerdo con mucho cariño las horas que, con mucha ilusión, paciencia y algún que otro enfado fruto de la desesperación por no tener todo exactamente como yo quería. Tras ese aprendizaje conseguí poner los cimientos de una, aunque modesta, digna vivienda digital, para evitar, como diría Alfonso Alcántara, seguir vagabundeando por las redes.

Uno de los hábitos más difíciles a los que me he enfrentado ha sido el de conseguir regularidad en mis publicaciones. Aunque es cierto que ha sido un año duro en lo personal y emocional, no debería haberme permitido tan poca actividad en la red, solamente 20 post es una cifra baja, pero como decimos en OPTIMA LAB, lo importante es la tendencia. Tuve mis peores meses de noviembre a mayo donde la actividad brillo por su ausencia, pero también cuento en la parte del haber con que desde junio he conseguido el objetivo de escribir un post a la semana, que aunque es una cifra decente no alcanza el nivel de publicación que deseo.

En cuanto a contenidos este año lo he dedicado fundamentalmente a comenzar una serie de los principales errores al implementar GTD, serie de caracter indefinido y donde iré contando los errores que yo, o las personas a las que ayudo a mejorar su efectividad, hemos cometido a lo largo del proceso de implementación de nuestro sistema de productividad personal. Por otro lado comencé en Junio una serie para ayudar a implementar el sistema a través de la implementación de hábitos, serie que espero terminar en los próximos 2 meses y que me ha ayudado a conseguir tracción en mis publicaciones, y evolucionar mucho gracias a vuestras preguntas y a la rigurosidad, con la que he intentado escribir mis post, puesto que la complejidad de lo que se perseguía, conseguir la mejora de la efectividad a través de la adquisición de un conjunto de hábitos, así lo requería.

Agradecer vuestros comentarios y las preguntas que me habéis hecho, puesto que me han obligado a esforzarme todavía más para poder responderos como os merecíais.

Por último quisiera agradecer a mis compañeros de OPTIMA LAB, por todas las ayudas, consejos, y aprendizaje colectivo que entre todos hemos conseguido atesorar a lo largo de este año.

Puedo decir con convencimiento e ilusión que lo mejor esta por llegar y que para este año estoy convencido que la evolución será exponencial. Espero contar con todos vosotros, contad conmigo para todo que este en mi mano.

Un fuerte abrazo.

By | 2016-04-22T13:23:14+02:00 4 septiembre, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , |8 Comments

Redactar de la forma correcta capturas, acciones y proyectos #habitolunes (XI)

Redactar correctamenteUno de los hábitos que más sentido tienen es el de saber que cosas tienes que hacer en cada momento, para ello es muy importante definir cada uno de los elementos con precisión, y aquí, como suele decir mi buen amigo y maestro Antonio Jose Masiá «la lentitud te da precisión, la precisión te da rapidez«, por este motivo, los segundos que te va a llevar el ser preciso a la hora de nombrar los elementos, te harán ganar efectividad a la hora de hacer porque en el trabajo del conocimiento lo fundamental no es hacer más, sino hacer mejor.

Teniendo en cuenta esta premisa, hacer mejor se consigue, como ya veíamos en el capitulo VII, eligiendo que no hacer , y haciendo bien las cosas cosas que tenemos que hacer, no lo importante, puesto que el criterio de importante cambia porque es un criterio subjetivo, y por tanto algo importante puede serlo hoy, pero mañana dejar de serlo. Tampoco lo urgente, puesto que la urgencia también es subjetiva. Los criterios objetivos para hacer son los que vimos en el capitulo VIII de la serieen el apartado de hacer y por lo tanto no merece la pena volverlos a repetir.

Esta semana vamos a trabajar el hábito de redactar mejor los elementos de nuestro sistema, como os decía antes hay que trabajar un poquito mas a la hora de definir algunos elementos del sistema, pero puedo asegurar que ese pequeño trabajo extra supondrá resultados y mejoras espectaculares.

Estos 3 tipos de elementos son aquellos en los que hay que poner especial cuidado:

  • Lo que capturas Es muy importante que captures todo lo que te venga a la cabeza, para que no permanezca en ella y puedas, como dice mi maestro y compañero Jose Miguel Bolivar, de la cosecha de su abuela «estar a lo que estas». Un problema que solemos tener a la hora de capturar es que lo hacemos definiendo ya la acción que hemos de realizar, con lo que conseguimos 2 efectos a evitar:
    1. Evitar las ventajas que supone el procesado, en cuanto a transformación del elemento se refiere, si desde el momento que lo capturas lo defines como una acción, lo normal será que respondas siempre que «sí» a la pregunta ¿Requiere acción? y ademas limitaras el proceso creativo de la propia definición.
    2. Como la tarea ya la has definido tenderás a convertirla en tu lista de tareas, siendo esta a efectos de hacer, una lista inoperativa.

    Para evitar estas 2 consecuencias negativas es muy importante que captures sin utilizar verbos y con las menos palabras posibles, de esta manera evitaras los problemas antes señalados

  • Los proyectos La definición de los proyectos es esencial para poder tener siempre un horizonte, y ese horizonte no es otro que el resultado que pretendes alcanzar. Siempre debes tener definida únicamente la siguiente acción por lo que escribir el proyecto como un resultado te ayudará a saber cual es la siguiente acción a realizar. Debes escribir por tanto que es lo que habrá sucedido una vez que hayas conseguido el resultado, por ejemplo: Si quieres comprar un coche tu resultado sería del estilo de «Coche nuevo aparcado en la puerta de casa» es el resultado, por lo que así escrito te ayudara a saber las acción siguiente hasta alcanzar ese resultado. Recuerda que a la hora de definir los proyectos debes hacerlo de forma «SMART», tal y como indica Antonio Jose Masiá en su post.
  • Las tareas Las tareas es un elemento decisivo a la hora de hacer. Solemos decidir lo que hacemos en base a lo fácil que sea realizarlos. Siempre tendemos a dejar sin hacer la mas compleja que, en muchos casos equivale a la que hemos definido peor. Debemos acostumbrarnos a definir las tareas de manera que cualquiera que las leyera pueda entender en que consiste la tarea. Para ello es importante cual es el verbo. De esta forma, la tarea «Hablar con Pepe del proyecto» veremos que esta muy mal definida y el verbo es bastante «nebuloso» porque no deja claro cual es la tarea y en que consiste. Otro dato importante es que las tareas este definidas para ser comenzadas y acabadas, puesto que si la vamos a dejar a medias, tenderemos a no hacerla y se eternizara su puesta en marcha. Un ejemplo de esto es «Montar planta de energía solar en Salamanca» Esta claro que esto mas que una tarea es un proyecto, por lo que si la ponemos como tarea, nunca la haremos porque no la vamos a terminar y tendemos a evitarla.Una tarea para que este bien definida tiene por tanto que tener un verbo claro, estar bien definida, y poderse empezar y terminar de una vez. Un ejemplo sería «Explicar a Pepe el proyecto para acordar cual va a ser su responsabilidad en él»

Os dejo con el hábito de redactar de forma correcta, como siempre, si tenéis cualquier duda, podéis poneros en contacto conmigo, espero vuestros comentarios.

By | 2016-04-22T13:24:27+02:00 31 agosto, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , , , , |1 Comment

Incuba sin miedo #habitolunes (X)

Incuba sin miedoEsta semana vamos a continuar trabajando el hábito de no hacer. Como veiamos la semana pasada todo lo que no requiere acción hasta la próxima revisión semanal, puede tener varios destinos, si no requiere que hagamos algo en el futuro, tiene 2 caminos, o le encontramos una posible utilidad a futuro, y lo archivamos, o si no la tiene, lo eliminamos.

El resto de «cosas» son aquellas que pueden, o no, tener acción en el futuro pero hemos decidido no hacer nada antes de la próxima revisión semanal.

Estas «cosas» pueden clasificarse de 2 maneras:

  • Si es necesario revisarlas, irán a parar a la lista «Esta semana no». Esta lista se compone de acciones a las que no vamos a dedicar nuestra atencion en los próximos 7 días, pero debemos revisarla todas las semanas porque por su naturaleza, podrían pasar a requerir acción en algún momento.
  • Las acciones que por su naturaleza no van a requerir acción, y en caso de requerirla solo lo harán en base a nuestra voluntad, y no por circunstancias externas, irán a la lista de «Algún día/tal vez».

El objetivo de estas 2 listas es conseguir descargar nuestra atención de aquellas posibles tareas que podemos no hacer esta semana, y que acaban sobrecargando la parte del sistema al que debemos prestar atención, haciéndolo inoperativo y pesado.

Por otro lado, descubriréis que muchas de las acciones que incluimos en estas listas de una u otra manera, se acaban resolviendo sin que nosotros tengamos que intervenir, con lo cual, nos daremos cuenta de que toda intervención en ellas habrá sido un derroche de nuestra atención, en detrimento de aquellas a las que si debemos prestársela.

Es importante para el desarrollo del hábito de posteriorizar, perder el miedo a dejar las cosas «aparcadas» un tiempo. En contra de los que creemos, lo importante no es priorizar, sino saber que cosas puedo no hacer. Pensad que si metiéramos todo en la «parte que requiere nuestra atencion» íbamos a dejarlas sin hacer igual, puesto que tenemos las limitaciones que tenemos, o peor aun, las haríamos dejando de hacer aquellas a las que si debemos prestarles atencion. En el fondo estamos desarrollando el hábito de elegir centrarnos en aquello que objetivamente tenemos que hacer, eliminando nuestros propios criterios subjetivos. En este caso, es mejor quedarse cortos de acciones que vamos a hacer, que pasarse. Si nos quedamos cortos, siempre podemos recurrir a la lista de «esta semana no» para «recuperar» acciones. De la otra manera, podemos dejar sin hacer acciones que acarreen consecuencias indeseables para nosotros y el correspondiente estrés que dejarlas sin hacer trae consigo.

No seáis gallinas y habituaros a incubar. Que tengáis buena semana.