habitolunes

Elimina por defecto, archiva con motivo. #hábitolunes (IX)

Usa la papeleraSi, como vimos en el anterior post, hemos sido capaces de definir bien «Qué es» algo que hemos capturado, la siguiente pregunta que debemos hacernos es si requiere acción o no. Una vez respondido «Qué es» la siguiente pregunta a responder es si requiere acción. Nos encontrábamos ante la situación de que si no se daban una de las tres circunstancias del capítulo VII de esta serie, esa «cosa» no requería acción, y por tanto solo cabía una de estas 3 posibilidades:

-Eliminarlo

-Archivarlo

-Incubarlo, de lo que hablaremos en otro capítulo.

Tenemos la costumbre, asociada a la creencia de que, «para algo nos servirá» de guardar todo aquello que cae en nuestras manos. Yo te planteo hoy que venzas ese «pequeño Diogenes» que llevamos dentro, adquiriendo el hábito de eliminar por defecto en vez de hacerlo, como suele ser habitual, como caso excepcional. Para ello plantéate, que todo lo que no requiere acción ahora, ni es susceptible de requerirla en el futuro, solo tiene 2 caminos, ser archivado, o eliminado. Plantéate por tanto que para archivar ha de existir una situación real a futuro donde lo archivado pudiera hacerte falta. Si no eres capaz de encontrar ninguna, no lo dudes, eliminado, te facilitará el encontrar más adelante lo que realmente tiene valor. Te invito a que hagas esto también con tus correos, donde por defecto nos suelen dar la opción de archivar. Puedo asegurarte por experiencia propia que cuesta al principio, pero una vez que adquieres el hábito es una autentica liberación.

Elimina sin dudarlo, que tengas buena semana.

By | 2016-04-22T13:27:17+02:00 17 agosto, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , , |1 Comment

Al procesar tus capturas define «Qué es» #habitolunes (VIII)

Que esUna vez que hemos capturado todo lo que se nos pasa por la cabeza es el momento de transformarlo.

Las cosas que capturamos son inciertas y es al procesarlas cuando las transformamos en cosas ciertas y definidas, eliminando la incertidumbre.

Las cosas que capturamos pueden derivar únicamente en una de estas 6 acciones:

1º.- Eliminarlo: Son aquellas «cosas» que ni nos son útiles, ni somos capaces de encontrarles un uso a futuro, por tanto, a la papelera.

2º.- Archivarlo: Es aquello con lo que no necesitamos realizar ninguna acción pero puede sernos útil en el futuro conservarlo para consulta. Lo archivamos para recuperarlo en esa ocasión que pudiera hacer falta.

3º.- Incubarlo: Si has decidido no hacerlo en los próximos 7 días, sino pensar más adelante que hacer con ello, lo puedes dejar ahí para mas adelante.

4º.- Aplazarlo: Si has decidido hacerlo en los próximos 7 días. Dentro de este apartado, hay varias posibilidades que veremos con más detenimiento mas adelante.

5º.- Delegarlo: Si hay una persona, que puede hacerlo mejor y de una forma más eficiente, no debemos dudar, hay que delegarlo. No es una opción, tu objetivo debe de ser centrarte en lo que puedes aportar mas valor y delegar lo máximo posible. De esta manera podrás conseguir mas efectividad. Recuerda que cuando delegas no debes desentenderte, solo que en vez de hacerlo, tienes que asegurarte de que se haga.

6º.- Hacer: A la hora de procesar, hacer es la última de las opciones, y según GTD, solo deben hacerse las tareas que ocupe menos tiempo hacer, que organizarlas. En cualquier caso, puesto que procesar es un todo que no debemos dejar a medias, las acciones que vayamos a hacer, hay que dejarlas para hacerlas una vez que hayamos realizado todo el procesado para asegurarnos que se termina, puesto que 20 acciones de 2 minutos nos pueden llevar 40 minutos y corremos el riesgo de no terminar d procesar.

Para decidir a que categoría va lo que hemos procesado, la pregunta fundamental que debemos hacernos es «¿Qué es?»

Responder a esta pregunta no es solamente repetir lo que hemos capturado. La pregunta «¿Qué es?» ha de responder a nuestro grado de compromiso con la tarea, el valor que tiene para nosotros, etc. Una misma captura dependiendo que como respondamos a la pregunta «Qué es» será una cosa u otra totalmente diferente. Sirva como ejemplo un post de mi maestro y compañero Jose Miguel Bolivar acerca de la importancia del «Qué es»

Nos vemos la próxima semana.

By | 2016-04-22T13:28:45+02:00 10 agosto, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , , , |0 Comments

Si quieres ser mas efectivo, la clave es no hacer #habitolunes (VII)

No hacerHace 2 semanas resumíamos los hábitos implementados hasta el momento para ser conscientes de lo trabajado hasta el momento y de esta manera poder mantener lo bien hecho y trabajar aquello en lo que hay que mejorar.

Sin contar el hábito de hoy nos quedan 10 hábitos más por implementar. Hábitos que, si los implementas de la manera adecuada son la base sobre la que se cimenta GTD.

Normalmente cuando hablamos de productividad personal, siempre nos viene a la cabeza hacer más, tenemos la creencia de que la productividad personal esta asociada a la cantidad, esto nos ocurre porque asociamos productividad personal a eficiencia, y es cierto, uno de los componentes básicos de la productividad personal es la eficiencia, pero si queremos dar un salto de calidad, debemos preocuparnos del otro componente fundamental, la eficacia. La eficacia es hacer mejor. Esto explica porqué muchos días en los que no hemos parado de hacer cosas tenemos la sensación de no haber hecho nada y otros que hemos hecho muy pocas, no queda la satisfacción de haber avanzado muchísimo.

Para ser productivos de verdad hay que ser capaz de reunir eficacia y eficiencia, que es lo que se conoce como efectividad, porque de nada sirve remar de manera muy eficaz en sentido contrario al que queremos ir.

Por este motivo, y puesto que solemos tener anclado el concepto eficacia a productividad, esta semana vamos a trabajar con este hábito el concepto de eficacia, para conseguir hacer mejor, que no es otra que centrar nuestra atencion en aquello que realmente tiene impacto, aunque sea necesario a veces sacrificar el hacer mas, el equilibrio es el que nos permitirá llegar a la efectividad, que es al final lo que buscamos, la suma equilibrada de eficacia y eficiencia.

Pero, ¿Como podemos hacer mejor? Una de las herramientas más potentes que podemos utilizar para hacer mejor, es elegir que no hacer. Si sabemos perfectamente que no hacer, ganaremos claridad con aquello que queremos hacer y nos será mas fácil enfocarnos en ello.

GTD WorkFlow

 

En  GTD, tal y como explica Jose Miguel Bolivar en su libro «Productividad personal» lo que marcará la diferencia entre lo que hay que hacer y no hacer esta al procesar lo que ya nos hemos habituado a capturar. Una vez respondida la pregunta ¿Que es?, pregunta fundamental para definir el significado de lo capturado, y a la que dedicaremos un hábito entero, respondemos la pregunta decisiva para saber si hay que hacerla o no, que es responder a la pregunta ¿Requiere acción? En GTD solo requieren acción 3 tipos de tareas:

1º Las que tienen una fecha limite objetiva, que ya vimos cuales eran, no importa que la fecha objetiva sea dentro de mucho tiempo, requieren acción también. También requieren acción las acciones siguientes de cada proyecto con fecha objetiva.

2º Las tareas para las que no hacer nada antes de la próxima revisión semanal tendrá consecuencias indeseables.

3º Las tareas para las que existe un compromiso personal firme e irrevocable de hacer algo antes de la próxima revisión semanal.

Todas las demás «cosas» capturadas no las va a hacer antes de la próxima revisión, con lo cual podrás centrarte en las otras que si tienes que hacer porque cumplen las tres premisas antes mencionadas. En próximos hábitos veremos como gestionar lo que no tienes que hacer, y lo que tienes que hacer, por ahora ya has ganado claridad sobre las tareas en las que centrarte, y lo que por ahora hay que evitar.

Espero tus avances y comentarios. Hasta la semana que viene.

By | 2016-04-22T13:30:05+02:00 3 agosto, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , |4 Comments

¿Que hemos hecho hasta ahora para conseguir hábitos productivos? #habitolunes

Para a revisarPuesto que ya llevamos 1 mes y medio desarrollando hábitos productivos a través de la serie #habitolunes, es un buen momento para echar la vista atrás, comprobar que hemos hecho bien, que podríamos haber hecho mejor, y ver que nos queda por delante. Por este motivo esta semana no te planteo que trabajes ningún hábito, sino que te invito a que reflexiones acerca de como esta calando cada uno de los hábitos que has ido desarrollando.

Comenzamos la serie con el objetivo de ir implementando 1 hábito cada semana, y aunque sabíamos que ese tiempo no era suficiente para convertir en hábito un comportamiento nuevo, mucho más si teníamos que desaprender un mal hábito anterior, esa semana si que nos servía para generar una tendencia. La tendencia es un comportamiento repetido en la mayoría de los casos. Conseguimos un hábito cuando ese comportamiento se repite siempre y de forma mas o menos automática.

A lo largo de estas semanas hemos ido viendo 6 hábitos básicos en la mejora de la productividad:

1º Comenzamos con el hábito de capturar todo. Lo primero que hay que hacer es sacar todo de tu cabeza, solo así serás capaz de estar a lo que estas.

2º La 2ª semana trabajamos el hábito de usar la agenda solo con fechas objetivas. Con este hábito se pretende descongestionar nuestra agenda de fechas subjetivas, que no son reales y aportan complejidad a nuestro calendario, dificultando la tarea de elegir.

3º Una vez que nuestra agenda estaba despejada, hemos implementado la costumbre de revisarla diaria y semanalmente, de manera que nos dé claridad y nos ayude a anticiparnos a los compromisos adquiridos, evitando las consecuencias indeseables de que se nos vengan las fechas encima.

4º La 4ª semana, y una vez afianzado nuestro hábito de capturar, comenzamos a procesar lo que capturamos, la idea es transformar las cosas inciertas que capturamos en algo conocido que nos permita tomar decisiones acerca de que hacer con ello.

5º Planteamos en la 5ª semana empezar a unificar la forma de gestionar nuestro enfoque unificando la parte profesional y la personal, pues al fin y al cabo, solo tenemos una vida, y no tiene sentido dividir esfuerzos en el enfoque.

6º El último hábito visto hasta ahora consiste en clarificar el concepto de fecha objetiva con el de fecha subjetiva para evitar el uso de la segunda, que no aporta nada a nuestro sistema.

Como puedes ver en este resumen hemos ido trabajando diferentes conceptos a lo largo de estas 6 semanas, y hemos ido desmontando ciertas creencias con el objetivo de ir construyendo los hábitos fundamentales de un sistema productivo que nos permita ser mas efectivos en nuestra acciones, ademas de que nos ayude a hacer, y también a no hacer.

En esta semana te pido que revises cada uno de tus hábitos, comprueba como los has interiorizado, si necesitas trabajar mas en algunos de ellos y si estas preparado para seguir avanzando o necesitas volver hacia atrás. La semana que viene seguiremos avanzando en la adquisición de nuevos hábitos productivos, pero el ritmo de adquisición has de marcarlo tu, solo tú sabes cual es tu manera mas adecuada de progresar. Como siempre, si tienes alguna duda comentario, etc., no dudes en plantearla.

Hasta la próxima semana.

By | 2016-04-22T13:34:31+02:00 21 julio, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , |0 Comments

No te inventes la fecha objetiva #habitolunes (VI)

Fecha objetivaHablábamos en la segunda entrega de esta serie acerca de la importancia de llevar a la agenda solo tareas con fecha objetiva. Las fechas de vencimiento para realizar una tarea son objetivas, si vienen impuestas por otros, y aceptadas por nosotros; Recuerda que uno de los principios básicos de la productividad está en saber negociar nuestros compromisos. Una vez aceptado el compromiso con esa tarea tienes ante ti una tarea con fecha objetiva, es decir, te has comprometido con un tercero, y por tanto a la hora de realizar tu revisión para hacer, son las primeras en que deberemos fijarnos al elegir, puesto que si no queremos incumplir el compromiso nos interesa hacerla lo mas pronto posible.

Las fechas subjetivas son aquellas que nosotros mismos establecemos. Hay que tener en cuenta que una fecha subjetiva es aquella que tu estableces y por tanto puedes renegociar contigo mismo. Un error frecuente es ponderar fechas subjetivas como si fueran objetivas, hecho que suele provocar estrés ya que saturamos nuestro sistema de tareas con fecha, dificultándonos además la elección de la mas adecuada a realizar en cada momento. Por este motivo es muy importante establecer como las únicas tareas que tienen fecha objetiva, aquella en las que nos hemos comprometido con terceros . Si usas, o pretendes usar GTD, a la hora de procesar es fundamental hacer esta diferencia puesto que nos marcará de una manera mas clara que tareas requieren acción, y cuales no, y de esta manera aplazaremos muchas más acciones que a la larga nos permitirán enfocarnos en aquellas que realmente requieren acción en los próximos siete días, tal y como dice David Allen.

Es importante tener en cuenta ademas que cuando tenemos varias acciones encaminadas a conseguir un resultado, lo que en GTD llamamos proyecto, y que puede ser por ejemplo, presentar la declaración de la renta, de todas las acciones que tenemos que conseguir para llegar al resultado, «declaración de la renta presentada en hacienda», la última es la que tiene fecha objetiva, porque es la que tiene un plazo, las demás no la tienen, y no podemos tratarlas como tal.

Te invito a que esta semana analices tus tareas y evites poner fecha a las que no tienen fecha objetiva, veras como reduces el estrés y avanzas más.

Espero tus comentarios, dudas y sugerencias.

By | 2016-04-22T13:36:38+02:00 13 julio, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , |3 Comments