habitolunes

No separes lo personal de lo profesional #Hábitolunes (V)

Profesional personalUna de las cosas que muchas personas tienen claro es que hay que separar lo personal de lo profesional. Y ciertamente, en los trabajos habituales en cadena de producción, o trabajadores que tienen un horario fijo (no los que tienen un horario fijo, pero no se cumple), esta separación puede llegar a tener sentido.
¿Cuando no tiene sentido? Un elemento esencial para analizar si es posible separar la vida personal de la profesional es la atencion. Si puedes separar tu atencion plenamente de tus tareas de trabajo y tus tareas personales en espacio y tiempo, tiene sentido plantearse la separación de las tareas, en otro caso, con toda seguridad no es lo mas optimo. En el trabajo del conocimiento, siempre tienes mas tareas que realizar, que tiempo disponible. Otra cuestión importante a valorar es el hecho de no es optimo separarlo por el hecho de en muchas ocasiones en el lugar que te encuentras es posible realizar tareas de los 2 ámbitos, y separarlos genera un perjuicio en la elección de la mejor tarea que hacer en cada momento. Por último hay que destacar, que separar la vida profesional de la personal conlleva la gestión de 2 sistemas diferentes, que ya «per se» es ineficiente.
Si por supuesto, no tienes horario fijo, trabajas en casa, tienes un trabajo basado en el conocimiento, o eres tu propio jefe, la separación de lo personal y lo profesional, sencillamente es una quimera. Por este motivo, te planteo que en esta semana reflexiones sobre como te organizas tus tareas personales y profesionales, e busques la manera de unir los sistemas de gestionarlas, sin miedo. Recuerda que no estas estas gestionando facetas de tu vida, sino la atencion que dedicas a ella, y eso, no se puede separar.

Que tengas buena semana.

Si tienes dudas, sugerencias o necesitas aclaraciones, ya sabes donde estoy.

By | 2016-04-22T13:37:56+02:00 6 julio, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , , , |0 Comments

Procesa tus capturas #habitolunes (IV)

ProcesarTe proponía en la primera entrega de esta serie que capturaras todo lo que te viniera a la cabeza. El objetivo de este hábito es que no se te escape nada y poder realizar lo que estas haciendo en cada momento sin distracciones y con la mayor concentración posible. Una vez que has interiorizado el hábito de capturar, vamos a analizar que hacer y que no hacer con las «cosas» que capturaste.

En primer lugar decirte que lo que vamos a realizar ahora no es clasificar. Cuando procesamos, si lo hacemos con un criterio inadecuado el resultado puede ser igual de inoperativo que si no lo hubiéramos hecho. Al procesar pretendemos conseguir claridad, transformar algo que desconocemos en otra cosa conocida de manera que se nos facilite el trabajo a la hora de hacer. Si en el procesado no conseguimos dar significado a las cosas capturadas no nos servirá de nada y habremos perdido el tiempo. Lo desconocido nos genera estrés, lo conocido, no, por este motivo nuestro objetivo es vaciar la lista de cosas desconocidas, transformándolas en cosas conocidas. Procesar, por lo tanto es transformar. Solo si eliges el criterio adecuado cuando transformes las «cosas» que capturaste te serán útiles a la hora de hacer. Procesar sin criterio es clasificar, y procesar con criterio es aclarar.

Sin entrar en detalles sobre la forma de procesar, porque ese no es el hábito a adquirir, debéis hacerlo de manera metódica y rigurosa, y esto es, por orden, porque de no hacerlo así correis el riesgo de procesar solo las tareas mas agradables y se eternizaran sin procesar las menos agradables o evidentes. Ademas es importante que os resistais a la tentación de hacer, como norma general. Comentaban algunos lectores que han llegado a capturas mas de 50 tareas en un día. Cualquier persona persona con práctica procesa esas 50 tareas en menos de 20 minutos, sin embargo, si empiezas a realizar tareas pequeñas, porque «ya que estoy la hago», incluso tardando poco, esa tarea de procesado se alargara y corres el riesgo de dejarla a medias, y el procesado debe ser un vaciado completo de las bandejas de entrada. Tiene sentido que hagas solo aquellas tareas que vas a tardar mas en organizar que en hacer, pero siempre dejándolas para el final, una vez que están todas las demás procesadas. Teniendo en cuenta estas premisas, un ejemplo de como procesar lo cuenta el maestro Jose Miguel Bolivar en este enlace para que os podáis poner con ello.

Ánimo. Espero vuestros avances y comentarios.

By | 2016-04-22T13:39:18+02:00 29 junio, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , , |2 Comments

Revisa tu agenda diaria y semanalmente. #habitolunes (III)

Revisar calendarioContinuamos la tercera entrega de esta serie. Hemos implementado hasta ahora capacidad capturar todo aquello que nos viene a la cabeza. Este hábito, que en realidad son dos, pretende conseguir que no se nos escapen ideas ni nos descentren de lo que estamos haciendo en ese momento. Por otro lado, hemos empezado a anotar en la agenda únicamente fechas objetivas, para conseguir liberar nuestra agenda de tareas que no tienen que hacerse en una fecha concreta, o a partir de una fecha concreta.

Este hábito puede parecer muy evidente pero no es así, consiste en revisar diariamente la agenda. Una vez que únicamente anotamos en la agenda las fechas objetivas es muy importante mirar diariamente la agenda porque nos hará ser conscientes de los compromisos inamovibles que tenemos ese día y los próximos, que a su vez permitirá tomar conciencia del tiempo restante disponible que nos va a quedar. De la misma forma es muy importante que nos marquemos un día a la semana para comprobar las tareas con fecha objetiva de las próximas 3 semanas, de esta manera obtenemos una idea de cuales son los asuntos que nos ocuparan en las próximas semanas y nos permitirá ir preparándolos para acometerlos de la mejor manera posible una vez que lleguen. Ademas de esto revisar la agenda nos aporta claridad.

Una vez que tu agenda contiene solo fechas objetivas y la revises comprobaras la potencia de este hábito.

Espero tus planteamientos, comentarios y dudas. Buena semana

By | 2016-04-22T13:42:04+02:00 22 junio, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , , |1 Comment

Usa tu agenda solo para fechas objetivas. #habitolunes (II)

Agenda fechas objetivasComo os decía la semana pasada los hábitos no son fáciles de adquirir, interiorizar y automatizar por lo que, se trata de que esta semana, aunque incorpores un hábito nuevo, en el que harás mas esfuerzo y prestaras más atencion por cumplir, no olvides los que ya has incorporado a tus rutinas.

El hábito de hoy es muy sencillo de hacer pero es frecuentemente mal realizado, y no es otro que incorporar a tu agenda solo tareas que tienen fecha objetiva.

Cuando planificamos la semana, un error habitual es incorporar a la agenda una serie de acciones que vamos a realizar el lunes, otras para el martes, y así sucesivamente hasta el domingo. De esta manera nos queda claro que tenemos que hacer cada día. Eso esta muy bien hasta que llegamos el lunes a la oficina y nos ocurre un imprevisto, cosa por otro lado normal y habitual, y el lunes no nos da tiempo a terminar todo lo planificado. Así arrastramos esas acciones al martes, y de esta forma vamos cargándonos de acciones hasta que el viernes las acciones acumuladas de toda la semana nos han generado tal estrés y frustración que sentimos que no hemos hecho nada en toda la semana, unido a que algunas acciones las llevamos arrastrando varias semanas porque nos ocurrió lo mismo la semana anterior.

Todo esto es provocado por cometer el error de planificar, y ademas, agendarlo. No podemos planificar fecha de realización a una tarea para un día y una hora,salvo que solo se pueda hacer ese día y hora, por que si no se puede hacer en esa hora, ¿ya no lo puedes hacer?

La agenda para que sea efectiva debe contener únicamente tareas que tengan fecha objetiva, es decir, tareas que solo puedes realizar en una fecha, como una reunión, tareas que vencen en una fecha, como por ejemplo la presentación de los impuestos, o tareas que no se pueden empezar hasta una fecha concreta, y marcamos ese día como el día que podemos hacerla, como por ejemplo, comprar una entrada de un concierto. Todo lo demás no puede estar en la agenda.

Os planteo para esta semana que eliminéis del calendario todas las tareas que no sean de uno de los 3 tipos anteriores, y empecéis a considerar vuestra agenda como un elemento valioso, porque bloquea vuestro tiempo, no dejéis entrar en vuestra agenda lo que no debería estar ahí porque os causará stress por no hacer cosas en un momento donde a lo mejor no era esa la tarea mas adecuada para hacer. Y recordar que la planificación no es una forma efectiva de realizar tareas, precisamente porque no eres adivino.

Espero vuestros avances, comentarios, y dudas.

Buena semana

By | 2016-04-22T13:44:28+02:00 15 junio, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , , |1 Comment

El hábito de los lunes

Hábito LunesProbablemente habéis escuchado que la mejora en la productividad es una cuestión de hábitos. Hay un estudio, publicado en 1960 por Maxwell Maltz que dice que un hábito se adquiere tras 21 días de ser repetido, aunque hay estudios posteriores del University Collegue de Londres que elevan hasta 66 los días necesarios para adquirir ese hábito. Todo esto teniendo en cuenta que el periodo es variable en función de la persona.

Aunque el tiempo es discutido, lo que nadie pone en duda es que una vez adquirido ese hábito, se convierte en algo que hacemos casi de manera instintiva, y que para adquirir un nuevo comportamiento complejo como puede ser utilizar una metodología productiva, la cuestión es adquirir los hábitos adecuados. Por este motivo, voy a revisar semanalmente, los lunes, una serie de hábitos que, una vez adquiridos, y solo por ellos mismos, ayudan a mejorar la productividad de aquellos que los pongan en marcha, pero además, adquiridos en conjunto, son la base sobre la que se cimenta la metodología GTD.

Os planteo ademas un reto, y es que hagáis una implementación gradual de estos hábitos, implementando uno nuevo cada semana, esta claro, por lo comentado al principio de la entrada, que en esa semana no los vais a conseguir interiorizar, pero si os centráis en él y no descuidáis los adquiridos previamente, una vez pasado el tiempo necesario seréis capaces de haber interiorizado una serie de hábitos que por si solos os harán mejorar vuestra productividad, y que ademas son la base necesaria para poder aplicar de manera adecuada GTD. Os planteo ademas que esa semana contéis vuestros avances con el hábito a través de twitter en el hashtag #habitolunes, para ver problemas, soluciones, mejoras, experiencias en definitiva en base a la puesta en marcha de la rutina, y así poder mejorar vuestro hábito, y ayudar a otros a que lo implementen también.

¿Aceptáis el reto?

Esta semana vamos a empezar con el reto de capturar. Se trata de que apuntes todo lo que se pase por la cabeza, no tienes que hacer nada más, apuntalo en un papel, libreta, o lo que quieras, y sigue con lo que estabas haciendo.

La mayoría de las veces nos surgen ideas cuando estamos haciendo otra cosa que, o no podemos hacer en ese momento, o son irrelevantes cuando al tiempo las pensamos otra vez, o estamos haciendo algo en ese momento y no debe ser interrumpido. Este hábito pretende 2 cosas; por un lado que te quites aquello que recurrentemente viene a tu cabeza y no te permite como dice el maestro Jose Miguel Bolivar «Estar a lo que estas», y por otro evitar esa manía tan habitual, de ponerte a hacer aquello que te viene a la cabeza, que te parece una idea genial, pero que cuando llevas 30 minutos trabajando en ella te das cuenta que quizás no era tan buena idea como pensaste en un principio. Apunta esa idea, apárcala y sigue con lo que estabas. Pasado un tiempo vuelve a esas ideas y decide que hacer con ellas, te sorprenderá las muchas que desechas, habiendo evitado descentrarte absurdamente, y habrán dejado de venirte a la cabeza ideas continuamente, con la consecuente tranquilidad para hacer lo que tenias entre manos en ese momento.

By | 2016-04-22T13:47:00+02:00 8 junio, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , |3 Comments