El primer paso no te lleva donde quieres ir, pero te saca de donde estas
El primer paso no te lleva donde quieres ir, pero te saca de donde estas.
Hacer trabajo en cadena de forma personal con #GTD
¿Qué queda del hombre si el proceso de producción elimina del trabajo todo atisbo de humanidad haciendo de él una mera actividad mecánica?
Ernst Friedrich Schumacher
La fabricación en cadena supuso para la industria una revolución a la hora de fabricar, dando un giro copernicano a la manufactura, que no se entendería como hoy la conocemos sin ese necesario paso. Tienes más información aquí.
Aunque David Allen no lo menciona en ninguna de sus obras, la metodología Gettings Things Done (GTD) recuerda en su propuesta a alguna de las características del trabajo en cadena. Veamos algunos ejemplos de estos principios comunes:
- Separar pensar de decidir: Aunque puede parecer sorprendente, pensar está infravalorado y, además, nos cuesta mucho trabajo. Bajo la creencia errónea, tomada de la gestión del tiempo, de que lo productivo es hacer muchas cosas, con frecuencia se da la situación de que pasa el día, no hemos parado de hacer cosas y, a pesar de ello, tenemos la sensación de que no hemos hecho nada. También se da la situación contraria, en la que dilatamos pasar a la acción, con la excusa de que tenemos que pensar. A esto se le conoce como «síndrome de parálisis por análisis». En el trabajo en cadena se diseña previamente que hay que hacer, de manera meticulosa y buscando la máxima eficiencia. Se piensa, una vez, y luego se ejecuta lo pensado. De esta forma, evitamos «hacer por hacer» y también evitamos la «parálisis por análisis». Como dice José Miguel Bolívar, si se hace bien, solo es necesario pensar 2 o 3 veces al día. De esta manera, una vez que hayamos definido cada tarea y la hayamos ubicado en la lista adecuada, hacer será más sencillo y eficiente.
- Hacer las cosas paso a paso: Como ya decía en este post, tenemos la tendencia a empezar un gran proyecto y acabarlo. Esto genera que tardemos en empezarlo, o que cuando lo queramos hacer no se den todas las circunstancias adecuadas. En la fabricación en cadena de un coche, no se fabrican los coches de uno en uno, de principio a fin, sino que se van completando en pequeñas etapas. Por ejemplo, si estamos colocando las puertas, colocamos las puertas de todo el lote. Esto hace que se tarde más tiempo total en fabricar un coche completo, pero el tiempo proporcional por coche fabricado es incomparablemente menor. Además hay una ventaja adicional, y es que si hacemos pequeñas tareas repetitivas para fabricar el coche, la posibilidad de equivocarnos disminuye y además aparecen sinergias, como por ejemplo poder trabajar de forma continua con una misma herramienta. Aplicando este principio al trabajo del conocimiento, si tenemos que hacer varios informes, tiene más sentido que busquemos documentación en los archivos de varios informes, que ir al archivo cada vez que vayamos a realizar un informe a buscarlo.
- Hacer en cada momento lo mejor: A la hora de fabricar el coche se delega a cada trabajador la realización de una pequeña tarea para la que es especialista. En el caso de la productividad personal, GTD desarrolla los contextos para realizar acciones por lotes, de manera que hagas lo más adecuado en función de la situación concreta en la que te encuentres. Si por ejemplo estás esperando a un cliente que se retrasa, podrás aprovechar para hacer otras acciones que tengas disponibles en ese momento.
En el trabajo en cadena hay que tener en cuenta que gran parte del valor se consigue en la fase de pensar, más compleja y que requiere un mayor esfuerzo. Por eso tiene sentido concentrarla y hacerla de la mejor manera posible, además de separarla de la parte de ejecutar, donde buscamos eficiencia.
Hacer trabajo en cadena de forma personal con #GTD es el equivalente a la revolución industrial en el trabajo del conocimiento.
Cuanto más defines tu trabajo, más eficiente eres
La principal ventaja que introduce la metodología Getting Things Done (GTD) de productividad personal es el lograr hacer las cosas de manera más eficiente, es decir, realizar las tareas con un mejor aprovechamiento de la atención.
En el trabajo del conocimiento existen 3 formas de hacer el trabajo:
1. Hacer el trabajo según surge.
2. Definir el trabajo.
3. Hacer el trabajo ya definido.
La productividad del trabajador del conocimiento requiere que contestemos la pregunta: ¿Cuál es la tarea?
Peter Drucker
Si quieres saber más de estas 3 formas puedes ampliar información en este post.
El trabajo según surge es el que estamos acostumbrados a realizar, puesto que es el que hemos aprendido desde siempre. Nos piden/se nos ocurre algo, y lo hacemos. Si cuando estamos haciéndolo nos piden otra cosa, pues dejamos lo que estábamos haciendo y nos ponemos a hacer esa tarea nueva, porque suponemos que el que nos lo ha pedido tendrá prisa, sobre todo si se trata de nuestro jefe.
Mejorar la eficiencia a la hora de hacer pasa por automatizar nuestras acciones, pero para poder hacer esto es necesario haberlas definido previamente. La cantidad de tareas realizadas de forma correcta va en función de aquello que hemos sido capaces de definir. Nos encontramos así con que las tareas que hacemos «sobre la marcha» compiten con aquellas que hemos predefinido y simplemente ejecutamos.
Predefinir las tareas es un trabajo adicional e imprescindible en el trabajo del conocimiento, ya que una característica de este trabajo es que no es evidente lo que hay que hacer. Aunque aparentemente pueda parecer que supone un añadido, en realidad es el cimiento para que la realización del trabajo ya definido sea realmente eficiente, porque permite agrupar trabajo con características similares, de modo que su ejecución permite aprovechar sinergias. Son los principios del trabajo en cadena aplicados a la productividad personal.
Comprobar si realizar estos 2 pasos, es más eficiente que realizar el trabajo según surge, es sencillo. Prueba a realizar aquello que te venga a la cabeza/te manden durante un tiempo. Pasado ese tiempo, prueba a definir tareas a realizar, agrupándolas según la metodología GTD, para posteriormente realizarlas. Sin entrar a analizar la aportación de valor de unas y otras tareas (eficacia), comprobarás que la diferencia es sustancial, siendo el tiempo dedicado a definirlas más que compensado con la mejora experimentada a la hora de realizarlas.
Medir por tanto, tu margen de mejora, en cuanto a eficiencia se refiere, es fácil. Por lo general, cuanto más trabajo según surge, menor eficiencia.
Espero tus comentarios.
¿Por qué te gusta hacer tus tareas con estrés?
¿Eres de ese tipo de personas a las que por algún extraño motivo se le suele alinear los planetas para, al final, terminar realizando las tareas de los proyectos con fecha de entrega en el último momento?
¿Te suele pasar que, además, cuando terminas un proyecto ya tienes otro a punto de vencer esperando, de forma que tus periodos de tranquilidad son unos pequeños momentos entre proyecto y proyecto, o a veces ni eso?
Si a las 2 preguntas anteriores has respondido que si, te encuentras en el grupo de aquellos que disfrutan realizando sus tareas con estrés. Además, estas tareas pertenecen a proyectos tanto del trabajo como de tu vida personal, y van desde redactar un complejo informe hasta limpiar el coche. Como se suele decir, «Te pilla el toro con frecuencia».
Si te gusta trabajar así, eres de las personas que realizan el trabajo según surge, tal y como explico aquí. En ese caso, no es necesario que cambies nada y puedes dejar de leer este post.
Sin embargo, si esta forma de trabajar te desagrada y no ves claro qué hacer para solucionarlo, este post puede decirte mucho.
¿Alguna vez te has preguntado por qué te pasa esto?
Casi todas las tareas que tienen fecha objetiva suelen tener un plazo amplio y razonable para realizarlas. Si no es así, el problema es que has negociado mal la fecha de entrega, que aunque venga impuesta, si es imposible, no tiene sentido aceptarla. En el trabajo del conocimiento solemos tener más tareas que hacer que tiempo disponible. Una cuestión fundamental, por tanto, es diferenciar aquello que tienes que hacer de lo que no tienes que hacer; puedes ampliar información de este asunto en este post.
Si no se dan las circunstancias anteriormente mencionadas, o ya las has resuelto, ¿Cuál es el problema entonces?
El problema en estas circunstancias es que empiezas tarde las tareas que componen el proyecto. Esto ocurre en la siguiente secuencia:
1.Estás acostumbrado a empezar un proyecto y terminarlo, tomándolo como una única acción. Si un proyecto tiene cierta complejidad, tiendes a posponer su comienzo, probablemente porque subestimas la complejidad del mismo, y no empiezas hasta que no queda más remedio, porque la fecha se echa encima, y para ese momento ya tienes poco tiempo.
2.Entonces te dedicas por entero a ese proyecto, sin atender a nada más, para poder terminarlo en fecha, pero como ya tienes el tiempo justo, lo haces de forma apresurada, con estrés y con el único objetivo de quitártelo de encima. El estrés y la falta de tiempo tienen como consecuencia una merma considerable en la calidad del proyecto, cosa que te genera frustración.
3.Cuando concluyes ese proyecto, has descuidado otros que te encargaron hace tiempo, y a los que ya también se les acerca la fecha de vencimiento, con lo cual vuelves a tener estrés, de manera que el único sosiego que te queda es el corto periodo de tiempo que te permites entre proyecto y proyecto. Si son varios los que vencen a la vez, entonces la situación de estrés puede convertirse en insostenible.
Estas 3 situaciones, repetidas proyecto tras proyecto, provocan un círculo vicioso de estrés, del que únicamente nos liberan los periodos de vacaciones, donde desconectamos, para volver a empezar cuando retomamos el trabajo.
Esto, que parece muy complejo, tiene una fácil solución, basada en el uso de 2 sencillas pautas que te ayudarán a romper este círculo vicioso:
1. Empieza desde el primer día a realizar tareas de todos los proyectos cuyas acciones tengan fecha objetiva de vencimiento.
2. Divide los proyectos en acciones sencillas, pues es fundamental que las acciones sean sencillas y claras para que te resulten fáciles de hacer y no las pospongas. Para redactar tareas adecuadamente puedes consultar aquí.
En los proyectos cuyas tareas tienen fecha de vencimiento, es necesario empezar desde el principio a realizar pequeñas acciones. Si abandonas un proyecto porque otro te vence, esto influirá negativamente en el proyecto que abandones, generando el círculo vicioso antes mencionado cuando se aproxime el vencimiento de este. Para romper ese círculo, ve realizando todos tus proyectos en paralelo poco a poco. Si te encuentras en ese círculo vicioso, has de aceptar que no verás resultados rápidamente, pero en poco tiempo comprobarás la satisfacción de realizar los proyecto en fecha, ganarás en calidad de tus proyectos y eliminarás el estrés.
El primer paso no te lleva donde quieres ir, pero te saca de donde estas.
Si tiene fecha objetiva, comienza hoy lo que sueles dejar para mañana y, si no, incúbalo.
Espero tus comentarios.
Controla tu evolución con GTD. #habitolunes (XIX)
Todo llega a su fin. Con el post de hoy termino esta serie que ha tenido en total 19 entradas.
Espero que siguiendo esta serie, seas capaz de ir implementando todos los hábitos que, ya por si solos te ayudaran a mejorar tu efectividad, pero que tomados en conjunto supondrán ademas la puesta en marcha de un sistema como es GTD. Te recomiendo que si quieres poner en marcha GTD de forma completa, lo hagas de manera sistemática, para lo cual el tener asimilados los hábitos vistos en esta serie te ayudará en su desarrollo, pero el método, que se compone fundamentalmente de estos hábitos, requiere que se haga de una manera determinada. Si no lo haces de esa forma, no estas siguiendo el sistema GTD, y los resultados no serán tan buenos como si pones en marcha GTD sin variaciones.
Para terminar la serie quería recomendaros algo que os ayudará a ir observando vuestros progresos.
David Allen habla en su libro «Se más eficaz» de la necesidad de revisar a diario la lista de acciones y el calendario. A la hora de hacer, y tal y como veíamos en el post nº XVII, «Trabaja por contexto» esto nos ayudara a optimizar nuestro trabajo, enfocándonos solamente en aquellas tareas que tengamos disponibles en ese momento y eligiendo como criterios objetivos a la hora de hacerlas su fecha objetiva, y el tiempo y la energía de que dispongamos. Por lo tanto, según nos dice Allen, revisaremos tantas veces como sea necesario a la hora de hacer esos criterios para poder elegir la tarea más optima en la que enfocarnos.
A este hábito, decisivo en el hacer, te recomiendo que hagas una vez al día algo que a mi personalmente me ayuda bastante a evaluar como han sido mis días, buscar respuestas, y sobre todo, conseguir mejoras. Este hábito es, bien al final del día, o al principio del siguiente, revisar las tareas que has realizado analizando el avance, y comprobar cuales han sido hechas según surgen, y cuales sobre trabajo definido. Así mismo, es interesante comprobar la calidad de las mismas, y como te están acercando o alejando de tus resultados deseados.
Por mi parte poco más que añadir, espero que esta serie te haya sido de utilidad, y si te apetece, me plantees dudas, o aspectos a mejorar de cara a futuras series.
Que tengas buena semana.