no hacer

Los contextos de GTD facilitan alcanzar la Experiencia Productiva

Contexto Experiencia Productiva

«La felicidad se alcanza cuando lo que uno piensa, lo que uno dice y lo que uno hace están en armonía.» Gandhi

La Experiencia Productiva es aquel estado que se produce cuando estas haciendo en un momento determinado aquello que consideras que es lo que tienes que hacer, de forma relajada, sin que vengan distracciones a la mente, y con el mínimo esfuerzo. La sensación de Experiencia Productiva se circunscribe a cualquier aspecto de nuestra vida, tanto del trabajo como de la vida personal.

Una de las dificultades más comunes para hacer aquello que tienes que hacer, es tener la información necesaria para elegir, y saber por cuáles tareas no tienes que preocuparte.

La gran mayoría de las personas han alcanzado alguna vez ese estado en el que, como suelen decir, «el tiempo se les pasa volando». Este estado provoca una sensación de calma y control, asociada a un estado de enfoque en la realización de una tarea.

Pero entonces, ¿Qué es lo que te saca de la Experiencia Productiva?

Dos de las cosas que suelen sacarnos de este estado son:

  1. Acordarnos de algo que no hemos hecho y que tendríamos que hacer, pero no es posible hacer en este momento, como por ejemplo recordar cuando no estamos en el trabajo que tenemos que preguntar a un compañero un dato que necesitamos.
  2. Estar seguros de que lo que estamos haciendo ahora es lo más adecuado según nuestras posibilidades actuales, y de que no deberíamos estar haciendo otra cosa.

En estas dos situaciones, trabajar por contexto, según la metodología Getting Things Done (GTD), nos va a facilitar superar las dos dificultades anteriores, y por tanto contribuye a mantener nuestra Experiencia Productiva.

Cuando trabajamos por contexto conseguimos, entre otras muchas cosas, despreocuparnos de aquello que no podemos hacer, bien por estar fuera del lugar, carecer de la herramienta, o estar ausente la persona con la que necesitamos contactar. También descartamos aquellas tareas que supongan dedicar más tiempo o energía de la que tenemos.

Nos quedan entonces solo las acciones que realmente podemos hacer, de manera que nos aseguramos estar haciendo lo que hay que hacer. La tranquilidad que aporta el saber que estás haciendo lo adecuado, es decisiva para crear esa Experiencia Productiva tan deseada.

Como conclusión, podemos decir que trabajar por contexto, es una de las mayores contribuciones de GTD a crear tu Experiencia Productiva.

Y tu, ¿trabajas por contexto? ¿Cuántas veces has alcanzado tu Experiencia Productiva en la última semana?

A lo largo de las próximas semanas iré publicando consejos para alcanzar tu Experiencia Productiva

By | 2016-07-03T21:14:43+02:00 3 julio, 2016|Categories: Efectividad|Tags: , , , , |0 Comments

Incuba sin miedo #habitolunes (X)

Incuba sin miedoEsta semana vamos a continuar trabajando el hábito de no hacer. Como veiamos la semana pasada todo lo que no requiere acción hasta la próxima revisión semanal, puede tener varios destinos, si no requiere que hagamos algo en el futuro, tiene 2 caminos, o le encontramos una posible utilidad a futuro, y lo archivamos, o si no la tiene, lo eliminamos.

El resto de «cosas» son aquellas que pueden, o no, tener acción en el futuro pero hemos decidido no hacer nada antes de la próxima revisión semanal.

Estas «cosas» pueden clasificarse de 2 maneras:

  • Si es necesario revisarlas, irán a parar a la lista «Esta semana no». Esta lista se compone de acciones a las que no vamos a dedicar nuestra atencion en los próximos 7 días, pero debemos revisarla todas las semanas porque por su naturaleza, podrían pasar a requerir acción en algún momento.
  • Las acciones que por su naturaleza no van a requerir acción, y en caso de requerirla solo lo harán en base a nuestra voluntad, y no por circunstancias externas, irán a la lista de «Algún día/tal vez».

El objetivo de estas 2 listas es conseguir descargar nuestra atención de aquellas posibles tareas que podemos no hacer esta semana, y que acaban sobrecargando la parte del sistema al que debemos prestar atención, haciéndolo inoperativo y pesado.

Por otro lado, descubriréis que muchas de las acciones que incluimos en estas listas de una u otra manera, se acaban resolviendo sin que nosotros tengamos que intervenir, con lo cual, nos daremos cuenta de que toda intervención en ellas habrá sido un derroche de nuestra atención, en detrimento de aquellas a las que si debemos prestársela.

Es importante para el desarrollo del hábito de posteriorizar, perder el miedo a dejar las cosas «aparcadas» un tiempo. En contra de los que creemos, lo importante no es priorizar, sino saber que cosas puedo no hacer. Pensad que si metiéramos todo en la «parte que requiere nuestra atencion» íbamos a dejarlas sin hacer igual, puesto que tenemos las limitaciones que tenemos, o peor aun, las haríamos dejando de hacer aquellas a las que si debemos prestarles atencion. En el fondo estamos desarrollando el hábito de elegir centrarnos en aquello que objetivamente tenemos que hacer, eliminando nuestros propios criterios subjetivos. En este caso, es mejor quedarse cortos de acciones que vamos a hacer, que pasarse. Si nos quedamos cortos, siempre podemos recurrir a la lista de «esta semana no» para «recuperar» acciones. De la otra manera, podemos dejar sin hacer acciones que acarreen consecuencias indeseables para nosotros y el correspondiente estrés que dejarlas sin hacer trae consigo.

No seáis gallinas y habituaros a incubar. Que tengáis buena semana.

Si quieres ser mas efectivo, la clave es no hacer #habitolunes (VII)

No hacerHace 2 semanas resumíamos los hábitos implementados hasta el momento para ser conscientes de lo trabajado hasta el momento y de esta manera poder mantener lo bien hecho y trabajar aquello en lo que hay que mejorar.

Sin contar el hábito de hoy nos quedan 10 hábitos más por implementar. Hábitos que, si los implementas de la manera adecuada son la base sobre la que se cimenta GTD.

Normalmente cuando hablamos de productividad personal, siempre nos viene a la cabeza hacer más, tenemos la creencia de que la productividad personal esta asociada a la cantidad, esto nos ocurre porque asociamos productividad personal a eficiencia, y es cierto, uno de los componentes básicos de la productividad personal es la eficiencia, pero si queremos dar un salto de calidad, debemos preocuparnos del otro componente fundamental, la eficacia. La eficacia es hacer mejor. Esto explica porqué muchos días en los que no hemos parado de hacer cosas tenemos la sensación de no haber hecho nada y otros que hemos hecho muy pocas, no queda la satisfacción de haber avanzado muchísimo.

Para ser productivos de verdad hay que ser capaz de reunir eficacia y eficiencia, que es lo que se conoce como efectividad, porque de nada sirve remar de manera muy eficaz en sentido contrario al que queremos ir.

Por este motivo, y puesto que solemos tener anclado el concepto eficacia a productividad, esta semana vamos a trabajar con este hábito el concepto de eficacia, para conseguir hacer mejor, que no es otra que centrar nuestra atencion en aquello que realmente tiene impacto, aunque sea necesario a veces sacrificar el hacer mas, el equilibrio es el que nos permitirá llegar a la efectividad, que es al final lo que buscamos, la suma equilibrada de eficacia y eficiencia.

Pero, ¿Como podemos hacer mejor? Una de las herramientas más potentes que podemos utilizar para hacer mejor, es elegir que no hacer. Si sabemos perfectamente que no hacer, ganaremos claridad con aquello que queremos hacer y nos será mas fácil enfocarnos en ello.

GTD WorkFlow

 

En  GTD, tal y como explica Jose Miguel Bolivar en su libro «Productividad personal» lo que marcará la diferencia entre lo que hay que hacer y no hacer esta al procesar lo que ya nos hemos habituado a capturar. Una vez respondida la pregunta ¿Que es?, pregunta fundamental para definir el significado de lo capturado, y a la que dedicaremos un hábito entero, respondemos la pregunta decisiva para saber si hay que hacerla o no, que es responder a la pregunta ¿Requiere acción? En GTD solo requieren acción 3 tipos de tareas:

1º Las que tienen una fecha limite objetiva, que ya vimos cuales eran, no importa que la fecha objetiva sea dentro de mucho tiempo, requieren acción también. También requieren acción las acciones siguientes de cada proyecto con fecha objetiva.

2º Las tareas para las que no hacer nada antes de la próxima revisión semanal tendrá consecuencias indeseables.

3º Las tareas para las que existe un compromiso personal firme e irrevocable de hacer algo antes de la próxima revisión semanal.

Todas las demás «cosas» capturadas no las va a hacer antes de la próxima revisión, con lo cual podrás centrarte en las otras que si tienes que hacer porque cumplen las tres premisas antes mencionadas. En próximos hábitos veremos como gestionar lo que no tienes que hacer, y lo que tienes que hacer, por ahora ya has ganado claridad sobre las tareas en las que centrarte, y lo que por ahora hay que evitar.

Espero tus avances y comentarios. Hasta la semana que viene.

By | 2016-04-22T13:30:05+02:00 3 agosto, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , |4 Comments