procesar

Afina tu radar. Ojo con las falsas alarmas #habitolunes (XVI)

Evalua las urgenciasEsta semana por diferentes circunstancias el #habitolunes ha devenido en #habitoviernes. Ruego me disculpéis.

En este post vamos a empezar a implementar los hábitos de la parte de hacer. Hasta ahora hemos ido construyendo el sistema, nos hemos asegurado de que se va a mantener confiable, que es la base para que sea usado, y ahora vamos a darle el sentido para el que esta ideado, Hacer (o no hacer, según se mire).

El uso de este método define 2 nuevas formas de hacer que se unen a la que ya estamos acostumbrados:

La forma de trabajo a la que estamos acostumbrados es el trabajo según surge. Este es el trabajo que realizamos al trabajar de forma reactiva, es decir, lo primero que se nos ocurre, o lo que me mandan otros de repente con mucha urgencia, y que a veces luego descubrimos que no era tan urgente, o peor aun, que no era necesario.

En la metodología GTD se proponen otras 2 formas de trabajar, que para un trabajador del conocimiento deben suponer las formas habituales de trabajar, relegando la antes mencionada a una forma excepcional de trabajo.

Estas 2 nuevas formas de trabajo son:

  1. Definir el trabajo: Definir el trabajo coincide con los 3 primeros pasos de GTD.
    • Capturar
    • Procesar
    • OrganizarEl valor en el trabajo del siglo XXI es decidir que vamos a hacer, y consecuentemente, lo que no vamos a hacer. Esta nueva forma de trabajo por tanto supone el elegir y agrupar con sentido todos aquellos elementos que entran en nuestro sistema. Al contrario de lo que a priori pueda parecer, no es un trabajo adicional puesto que si lo realizamos de manera correcta supone una inestimable ayuda en la que debe ser la manera de hacer del trabajador de conocimiento.
  2. Hacer el trabajo ya definido: El hecho de que se den varias circunstancias en el trabajo del siglo XXI, como son que tenemos mas trabajo que tiempo, y que no esta claro que trabajo hay que hacer, ni cuando estará completado, hace fundamental definir el trabajo como paso previo a la manera adecuada de hacer, hacer el trabajo previamente definido, para conseguir hacer de manera más eficiente.

Por lo tanto, para conseguir eficiencia, incluso con las urgencias, plantéate capturarlas, déjalas enfriar, como dice mi compañero y amigo Antonio José Masiá, procésala, organízala, y entonces actúa con ella. Te sorprenderá la cantidad de falsas urgencias con las que tratas todos los días.

Que tengas buena semana, o lo que queda de ella.

By | 2016-04-22T11:32:04+02:00 9 octubre, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , |1 Comment

Al procesar tus capturas define «Qué es» #habitolunes (VIII)

Que esUna vez que hemos capturado todo lo que se nos pasa por la cabeza es el momento de transformarlo.

Las cosas que capturamos son inciertas y es al procesarlas cuando las transformamos en cosas ciertas y definidas, eliminando la incertidumbre.

Las cosas que capturamos pueden derivar únicamente en una de estas 6 acciones:

1º.- Eliminarlo: Son aquellas «cosas» que ni nos son útiles, ni somos capaces de encontrarles un uso a futuro, por tanto, a la papelera.

2º.- Archivarlo: Es aquello con lo que no necesitamos realizar ninguna acción pero puede sernos útil en el futuro conservarlo para consulta. Lo archivamos para recuperarlo en esa ocasión que pudiera hacer falta.

3º.- Incubarlo: Si has decidido no hacerlo en los próximos 7 días, sino pensar más adelante que hacer con ello, lo puedes dejar ahí para mas adelante.

4º.- Aplazarlo: Si has decidido hacerlo en los próximos 7 días. Dentro de este apartado, hay varias posibilidades que veremos con más detenimiento mas adelante.

5º.- Delegarlo: Si hay una persona, que puede hacerlo mejor y de una forma más eficiente, no debemos dudar, hay que delegarlo. No es una opción, tu objetivo debe de ser centrarte en lo que puedes aportar mas valor y delegar lo máximo posible. De esta manera podrás conseguir mas efectividad. Recuerda que cuando delegas no debes desentenderte, solo que en vez de hacerlo, tienes que asegurarte de que se haga.

6º.- Hacer: A la hora de procesar, hacer es la última de las opciones, y según GTD, solo deben hacerse las tareas que ocupe menos tiempo hacer, que organizarlas. En cualquier caso, puesto que procesar es un todo que no debemos dejar a medias, las acciones que vayamos a hacer, hay que dejarlas para hacerlas una vez que hayamos realizado todo el procesado para asegurarnos que se termina, puesto que 20 acciones de 2 minutos nos pueden llevar 40 minutos y corremos el riesgo de no terminar d procesar.

Para decidir a que categoría va lo que hemos procesado, la pregunta fundamental que debemos hacernos es «¿Qué es?»

Responder a esta pregunta no es solamente repetir lo que hemos capturado. La pregunta «¿Qué es?» ha de responder a nuestro grado de compromiso con la tarea, el valor que tiene para nosotros, etc. Una misma captura dependiendo que como respondamos a la pregunta «Qué es» será una cosa u otra totalmente diferente. Sirva como ejemplo un post de mi maestro y compañero Jose Miguel Bolivar acerca de la importancia del «Qué es»

Nos vemos la próxima semana.

By | 2016-04-22T13:28:45+02:00 10 agosto, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , , , |0 Comments

Procesa tus capturas #habitolunes (IV)

ProcesarTe proponía en la primera entrega de esta serie que capturaras todo lo que te viniera a la cabeza. El objetivo de este hábito es que no se te escape nada y poder realizar lo que estas haciendo en cada momento sin distracciones y con la mayor concentración posible. Una vez que has interiorizado el hábito de capturar, vamos a analizar que hacer y que no hacer con las «cosas» que capturaste.

En primer lugar decirte que lo que vamos a realizar ahora no es clasificar. Cuando procesamos, si lo hacemos con un criterio inadecuado el resultado puede ser igual de inoperativo que si no lo hubiéramos hecho. Al procesar pretendemos conseguir claridad, transformar algo que desconocemos en otra cosa conocida de manera que se nos facilite el trabajo a la hora de hacer. Si en el procesado no conseguimos dar significado a las cosas capturadas no nos servirá de nada y habremos perdido el tiempo. Lo desconocido nos genera estrés, lo conocido, no, por este motivo nuestro objetivo es vaciar la lista de cosas desconocidas, transformándolas en cosas conocidas. Procesar, por lo tanto es transformar. Solo si eliges el criterio adecuado cuando transformes las «cosas» que capturaste te serán útiles a la hora de hacer. Procesar sin criterio es clasificar, y procesar con criterio es aclarar.

Sin entrar en detalles sobre la forma de procesar, porque ese no es el hábito a adquirir, debéis hacerlo de manera metódica y rigurosa, y esto es, por orden, porque de no hacerlo así correis el riesgo de procesar solo las tareas mas agradables y se eternizaran sin procesar las menos agradables o evidentes. Ademas es importante que os resistais a la tentación de hacer, como norma general. Comentaban algunos lectores que han llegado a capturas mas de 50 tareas en un día. Cualquier persona persona con práctica procesa esas 50 tareas en menos de 20 minutos, sin embargo, si empiezas a realizar tareas pequeñas, porque «ya que estoy la hago», incluso tardando poco, esa tarea de procesado se alargara y corres el riesgo de dejarla a medias, y el procesado debe ser un vaciado completo de las bandejas de entrada. Tiene sentido que hagas solo aquellas tareas que vas a tardar mas en organizar que en hacer, pero siempre dejándolas para el final, una vez que están todas las demás procesadas. Teniendo en cuenta estas premisas, un ejemplo de como procesar lo cuenta el maestro Jose Miguel Bolivar en este enlace para que os podáis poner con ello.

Ánimo. Espero vuestros avances y comentarios.

By | 2016-04-22T13:39:18+02:00 29 junio, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , , |2 Comments