productividad personal

Los contextos de GTD facilitan alcanzar la Experiencia Productiva

Contexto Experiencia Productiva

«La felicidad se alcanza cuando lo que uno piensa, lo que uno dice y lo que uno hace están en armonía.» Gandhi

La Experiencia Productiva es aquel estado que se produce cuando estas haciendo en un momento determinado aquello que consideras que es lo que tienes que hacer, de forma relajada, sin que vengan distracciones a la mente, y con el mínimo esfuerzo. La sensación de Experiencia Productiva se circunscribe a cualquier aspecto de nuestra vida, tanto del trabajo como de la vida personal.

Una de las dificultades más comunes para hacer aquello que tienes que hacer, es tener la información necesaria para elegir, y saber por cuáles tareas no tienes que preocuparte.

La gran mayoría de las personas han alcanzado alguna vez ese estado en el que, como suelen decir, «el tiempo se les pasa volando». Este estado provoca una sensación de calma y control, asociada a un estado de enfoque en la realización de una tarea.

Pero entonces, ¿Qué es lo que te saca de la Experiencia Productiva?

Dos de las cosas que suelen sacarnos de este estado son:

  1. Acordarnos de algo que no hemos hecho y que tendríamos que hacer, pero no es posible hacer en este momento, como por ejemplo recordar cuando no estamos en el trabajo que tenemos que preguntar a un compañero un dato que necesitamos.
  2. Estar seguros de que lo que estamos haciendo ahora es lo más adecuado según nuestras posibilidades actuales, y de que no deberíamos estar haciendo otra cosa.

En estas dos situaciones, trabajar por contexto, según la metodología Getting Things Done (GTD), nos va a facilitar superar las dos dificultades anteriores, y por tanto contribuye a mantener nuestra Experiencia Productiva.

Cuando trabajamos por contexto conseguimos, entre otras muchas cosas, despreocuparnos de aquello que no podemos hacer, bien por estar fuera del lugar, carecer de la herramienta, o estar ausente la persona con la que necesitamos contactar. También descartamos aquellas tareas que supongan dedicar más tiempo o energía de la que tenemos.

Nos quedan entonces solo las acciones que realmente podemos hacer, de manera que nos aseguramos estar haciendo lo que hay que hacer. La tranquilidad que aporta el saber que estás haciendo lo adecuado, es decisiva para crear esa Experiencia Productiva tan deseada.

Como conclusión, podemos decir que trabajar por contexto, es una de las mayores contribuciones de GTD a crear tu Experiencia Productiva.

Y tu, ¿trabajas por contexto? ¿Cuántas veces has alcanzado tu Experiencia Productiva en la última semana?

A lo largo de las próximas semanas iré publicando consejos para alcanzar tu Experiencia Productiva

By | 2016-07-03T21:14:43+02:00 3 julio, 2016|Categories: Efectividad|Tags: , , , , |0 Comments

Hacer trabajo en cadena de forma personal con #GTD

Hacer en cadena

¿Qué queda del hombre si el proceso de producción elimina del trabajo todo atisbo de humanidad haciendo de él una mera actividad mecánica?

Ernst Friedrich Schumacher

La fabricación en cadena supuso para la industria una revolución a la hora de fabricar, dando un giro copernicano a la manufactura, que no se entendería como hoy la conocemos sin ese necesario paso. Tienes más información aquí.

Aunque David Allen no lo menciona en ninguna de sus obras, la metodología Gettings Things Done (GTD) recuerda en su propuesta a alguna de las características del trabajo en cadena. Veamos algunos ejemplos de estos principios comunes:

  1. Separar pensar de decidir: Aunque puede parecer sorprendente, pensar está infravalorado y, además, nos cuesta mucho trabajo. Bajo la creencia errónea, tomada de la gestión del tiempo, de que lo productivo es hacer muchas cosas, con frecuencia se da la situación de que pasa el día, no hemos parado de hacer cosas y, a pesar de ello, tenemos la sensación de que no hemos hecho nada. También se da la situación contraria, en la que dilatamos pasar a la acción, con la excusa de que tenemos que pensar. A esto se le conoce como «síndrome de parálisis por análisis». En el trabajo en cadena se diseña previamente que hay que hacer, de manera meticulosa y buscando la máxima eficiencia. Se piensa, una vez, y luego se ejecuta lo pensado. De esta forma, evitamos «hacer por hacer»  y también evitamos la «parálisis por análisis». Como dice José Miguel Bolívar, si se hace bien, solo es necesario pensar 2 o 3 veces al día. De esta manera, una vez que hayamos definido cada tarea y la hayamos ubicado en la lista adecuada, hacer será más sencillo y eficiente.
  2. Hacer las cosas paso a paso: Como ya decía en este post, tenemos la tendencia a empezar un gran proyecto y acabarlo. Esto genera que tardemos en empezarlo, o que cuando lo queramos hacer no se den todas las circunstancias adecuadas. En la fabricación en cadena de un coche, no se fabrican los coches de uno en uno, de principio a fin, sino que se van completando en pequeñas etapas. Por ejemplo, si estamos colocando las puertas, colocamos las puertas de todo el lote. Esto hace que se tarde más tiempo total en fabricar un coche completo, pero el tiempo proporcional por coche fabricado es incomparablemente menor. Además hay una ventaja adicional, y es que si hacemos pequeñas tareas repetitivas para fabricar el coche, la posibilidad de equivocarnos disminuye y además aparecen sinergias, como por ejemplo poder trabajar de forma continua con una misma herramienta. Aplicando este principio al trabajo del conocimiento, si tenemos que hacer varios informes, tiene más sentido que busquemos documentación en los archivos de varios informes, que ir al archivo cada vez que vayamos a realizar un informe a buscarlo.
  3.   Hacer en cada momento lo mejor: A la hora de fabricar el coche se delega a cada trabajador la realización de una pequeña tarea para la que es especialista. En el caso de la productividad personal, GTD desarrolla los contextos para realizar acciones por lotes, de manera que hagas lo más adecuado en función de la situación concreta en la que te encuentres. Si por ejemplo estás esperando a un cliente que se retrasa, podrás aprovechar para hacer otras acciones que tengas disponibles en ese momento.

En el trabajo en cadena hay que tener en cuenta que gran parte del valor se consigue en la fase de pensar, más compleja y que requiere un mayor esfuerzo. Por eso tiene sentido concentrarla y hacerla de la mejor manera posible, además de separarla de la parte de ejecutar, donde buscamos eficiencia.

Hacer trabajo en cadena de forma personal con #GTD es el equivalente a la revolución industrial en el trabajo del conocimiento.

By | 2016-06-07T18:15:31+02:00 5 junio, 2016|Categories: Productividad|Tags: , , , |0 Comments

Del modelo laboral tradicional al trabajo en red del siglo XXI

Trabajo en redUna de las palabras más utilizada en los últimos años ha sido la palabra crisis. En vez de utilizar la 3ª definición de la RAE, que es la que se ha venido utilizando estos años, me voy a quedar con la 1ª, «Cambio profundo y de consecuencias importantes en un proceso o una situación, o en la manera en que estos son apreciados». Y es que, en los últimos años, hemos contemplado una serie de cambios importantes, que ya venían siendo vaticinados desde tiempo atrás, y que al contrario de lo que pueda parecer no se han generado por la coyuntura económica mundial, aunque esta haya actuado de catalizador para acelerar estos cambios. Me refiero concretamente a los modelos laborales de la nueva forma de trabajo, el trabajo del conocimiento, que ya definiera Peter Drucker en el siglo pasado y que consideraba un cambio trascendental que no comenzó en este siglo, sino en el pasado: “La productividad del trabajador del conocimiento es el mayor de los desafíos del siglo XXI. En los países desarrollados, es el primer requisito para su supervivencia.”.

Las crisis, de manera lógica suele generar una tensión entre lo que está por venir y la inercia de lo que existe. El como se actúe en ese proceso de cambio es decisivo para que esa transición concluya en una transformación profunda o en un completo fracaso. Para poder desarrollar cambios hay que atender a 2 aspectos fundamentales: Que cambio quiero realizar (fondo), y como lo quiero realizar (forma). El fondo del cambio es el pilar sobre el que se cimenta el cambio, nuestro destino, el núcleo del asunto. La forma, sin tener la trascendencia que tiene el fondo, suele ser sin embargo la principal causa de fracaso de los cambios si no se hace de manera adecuada.

La gestión de las crisis no es algo nuevo, el hombre lleva intentando resolverla desde la antigüedad. Ya en Roma existía la figura del «Dictator» que era una persona nombrada por el senado para resolver situaciones especialmente delicadas, normalmente en tiempo de guerra. El Dictator ostentaba plenos poderes para decidir ante una situación de especial complejidad. Para limitar poder, el tiempo que podía estar en el cargo no era nunca superior a 6 meses. Esta medida, que en un contexto concreto podía tener sentido, acabó degenerando hasta llevar a Julio César a autoproclamarse «Dictador vitalicio», hecho que le llevo a ser asesinado, y a la consecuente abolición de la dictadura. Una circunstancia que se suele obviar en estos casos, es que toda legitimidad de origen debe ir acompañada de legitimidad de ejercicio, por este motivo tener en cuenta la forma es trascendental.

Mas adelante, se establecerán diferentes formas de gestionar la relación entre los hombres, formuladas en los distintos contratos sociales de Hobbes, Locke y Rousseau, donde se formulaban diferentes formas de gestionar cambios sociales. Incluso teorías políticas como el comunismo plantean un periodo de transición, que llaman sus autores dictadura del proletariado. Todos ellos tenían definido claramente su fondo, pero encontraron su mayor dificultad en la forma de desarrollarlo.

Con la experiencia que nos aporta la historia, se pueden sacar varias conclusiones que, en su mayoría, son reflexiones de José Miguel Bolivar en su blog, que suscribo al 100%,y van entrecomilladas, yo me he limitado a organizar en 5 puntos con el objeto de establecer una lista de partida, sobre los cuales seguir desarrollando la idea.

1. La base de todo es el compromiso.

  • Las personas solo se comprometen si quieren, lo fundamental es fomentar la autonomía. Si una persona no es consciente de para qué hace las cosas, difícilmente podrá motivarse y comprometerse a hacerlas y, aún menos, a mejorarlas o a innovar. José Miguel Bolivar
  • «La solución a la falta de compromiso en las organizaciones no pasa por más control ni por más gestión, sino por más autocontrol y más autogestión».
  • «El problema no son las personas, sino las organizaciones que dificultan el compromiso».

2. Los objetivos deben ser claros

  • «Si las personas no saben a qué se debe lo que está ocurriendo, difícilmente podrán reaccionar de forma adecuada ante ello. Creo que este desconocimiento es uno de los motivos por el que mucha gente sigue viviendo en un universo paralelo y parece no enterarse, o no querer enterarse, de lo que está pasando».

3. El cambio es mejor hacerlo despacio y de manera paulatina

  • La adaptación supone crear hábitos de trabajo y destruir parte o todos los existentes.

4. El cambio ha de ser colectivo

  • «Sabemos que la inteligencia colectiva existe y que ninguno de nosotros es tan listo como todos nosotros. La información hace tiempo que dejó de ser poder solo por disponer de ella. Ahora, la información solo es poder cuando se actualiza y se comparte. ¿Y qué mejor forma de actualizar y compartir información que a través de conversaciones?»
  • «Sobra comunicación basura, formada por críticas, directrices, instrucciones, órdenes, cotilleos, comunicados, quejas, políticas y normas y falta conversación genuina, que se construye con feedback de calidad y reconocimientos sinceros y a tiempo pero, sobre todo, se construye con preguntas, indispensables para que una conversación sea genuina».
  • «Que las personas expresen de forma sistemática sus expectativas, debatan sobre sus puntos de vista, compartan opiniones, proporcionen feedback, se comprometan públicamente y participen en la toma de decisiones de forma integrativa nos parece indispensable para que la comunicación Interna deje paso a la Conversación Genuina necesaria para superar las obsoletas jerarquías y dejar paso a las redes productivas del futuro.»

5. Hay que pasar de las jerarquías y las ordenes a estructuras planas

  • «Las viejas estructuras jerárquicas son un impedimento en la evolución hacia las organizaciones inteligentes. El jefe sabe porque es jefe (aunque nos lo quieran vender al revés). Y como ya lo sabe todo, no necesita aprender y, por consiguiente, no necesita preguntar. El problema es que una conversación sin preguntas difícilmente será una conversación genuina».
  • «Es imprescindible que las organizaciones aprovechen al máximo la inteligencia colectiva que poseen, algo que difícilmente ocurrirá mientras la mayoría de las personas de la organización siga pendientes de que la minoría que les lidera les marque el camino a seguir».
By | 2016-04-22T11:10:19+02:00 20 noviembre, 2015|Categories: Off-Topic|Tags: , , |0 Comments

¿Sigues usando la memoria para acordarte de las cosas que tienes que hacer?

Mente extendidaNo puedo evitar sonreírme cuando tras hablar con alguien en quien delego alguna tarea y le pido que tome nota de ella, me responde «no te preocupes, la tengo en mi cabeza» Normalmente esa afirmación es garantía de que voy a tener que recordársela varias veces. Desde luego la delegación de tareas es algo que daría para varias entradas pero si quieres ampliar un poco mi opinión puedes consultar esta entrada.

Hoy sin embargo, quería centrarme en esa frase que muchas veces oímos de «tranquilo, lo tengo en mi cabeza». ¿Tranquilo?, no se me ocurre frase más contradictoria que esta, ¿Cuantas cosas tienes en tu cabeza?, ¿Cuantas puedes tener a la vez? y sobre todo, ¿Tendrás aquella cosa que tienes que tener presente, la mía, en el momento adecuado que tienes que tenerla? Si te he encargado que me envíes un informe por correo electrónico no quiero que lo tengas en la cabeza cuando estés jugando con tus hijos o haciendo deporte, quiero que lo tengas en tu cabeza cuando estés delante de un ordenador con internet con el informe disponible y tengas tiempo y ganas de mandármelo. Si te acuerdas del informe en otra ocasión no solamente no te será posible hacerlo, porque no me lo podrás mandar, si no que te generara estrés el no podérmelo enviar. A pesar de lo que crees, tu no eres capaz de elegir cuando piensas lo que piensas, precisamente porque piensas muchas mas cosas de las que eres capaz de recordar a la vez, y como dice José Miguel Bolivar, el cerebro es un puñetero, y normalmente no te acuerdas de ellas en el momento más adecuado poderla hacer.

Si el cerebro no es un instrumento valido para realizar tareas, ¿Cual podríamos utilizar?

David Allen propone en su metodología GTD, el uso de lo que él llama una mente extendida. Con el uso de esta mente extendida se busca conseguir varios beneficios:

  1. Sacar de tu cabeza todo aquello que te impide hacer lo que en ese momento has decidido enfocarte.
  2. Tener las tareas organizadas de manera que puedas elegir en cada momento la más adecuada.
  3. Liberarte del estrés que supone acordarte repetidamente de algo que no puedes hacer en ese momento.

Y tu, ¿Te atreves a montar tu mente extendida, o vas a seguir apuntando cosas en la mano?

By | 2016-04-22T11:12:02+02:00 9 noviembre, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , |4 Comments

Controla tu evolución con GTD. #habitolunes (XIX)

HacerTodo llega a su fin. Con el post de hoy termino esta serie que ha tenido en total 19 entradas.

Espero que siguiendo esta serie, seas capaz de ir implementando todos los hábitos que, ya por si solos te ayudaran a mejorar tu efectividad, pero que tomados en conjunto supondrán ademas la puesta en marcha de un sistema como es GTD. Te recomiendo que si quieres poner en marcha GTD de forma completa, lo hagas de manera sistemática, para lo cual el tener asimilados los hábitos vistos en esta serie te ayudará en su desarrollo, pero el método, que se compone fundamentalmente de estos hábitos, requiere que se haga de una manera determinada. Si no lo haces de esa forma, no estas siguiendo el sistema GTD, y los resultados no serán tan buenos como si pones en marcha GTD sin variaciones.

Para terminar la serie quería recomendaros algo que os ayudará a ir observando vuestros progresos.

David Allen habla en su libro «Se más eficaz» de la necesidad de revisar a diario la lista de acciones y el calendario. A la hora de hacer, y tal y como veíamos en el post nº XVII, «Trabaja por contexto» esto nos ayudara a optimizar nuestro trabajo, enfocándonos solamente en aquellas tareas que tengamos disponibles en ese momento y eligiendo como criterios objetivos a la hora de hacerlas su fecha objetiva, y el tiempo y la energía de que dispongamos. Por lo tanto, según nos dice Allen, revisaremos tantas veces como sea necesario a la hora de hacer esos criterios para poder elegir la tarea más optima en la que enfocarnos.

A este hábito, decisivo en el hacer, te recomiendo que hagas una vez al día algo que a mi personalmente me ayuda bastante a evaluar como han sido mis días, buscar respuestas, y sobre todo, conseguir mejoras. Este hábito es, bien al final del día, o al principio del siguiente, revisar las tareas que has realizado analizando el avance, y comprobar cuales han sido hechas según surgen, y cuales sobre trabajo definido. Así mismo, es interesante comprobar la calidad de las mismas, y como te están acercando o alejando de tus resultados deseados.

Por mi parte poco más que añadir, espero que esta serie te haya sido de utilidad, y si te apetece, me plantees dudas, o aspectos a mejorar de cara a futuras series.

Que tengas buena semana.

By | 2016-04-22T11:27:13+02:00 1 noviembre, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , , |0 Comments