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Tómatelo en serio, revisa semanalmente tu sistema. #habitolunes (XV)

Revision semanalHablábamos en la entrada anterior que es muy importante no mezclar elementos de cada una de las listas que componen tu sistema puesto que es fundamental que en cada lista haya elementos de la misma naturaleza. Una vez que tienes todas las listas de tu sistema con cada uno de sus elementos en ella, ya tienes montado tu sistema GTD.

El sistema funciona, como dice David Allen, como una mente extendida, que te permite:

  1. Sacar todo lo que no estas haciendo en este momento y conseguir en lo que haces una «Mente como el agua»
  2. Tener un sistema en el que confías, donde puedes tener todo aquello que de una forma u otra llama tu atencion, evitando el estrés que supone el acordarte de cosas mientras estas haciendo otras.

Uno de los mejores efectos que se consiguen con el sistema es el de hacer lo que tienes que hacer, de la mejor manera posible.

Sin embargo queda el penúltimo paso antes del más importante para que el sistema tenga sentido,hacer. Este penúltimo paso es revisar.

Revisar, como dice Jose Miguel Bolivar, consiste en volver a poner a punto tu sistema cuando el paso del tiempo ha hecho que deje de ser 100% confiable. Cuando revisamos el sistema estamos poniéndolo a punto para recuperar totalmente la operatividad del mismo. Esta operatividad se va perdiendo con el tiempo hasta que llega un momento en que el sistema se vicia y dejamos de confiar en él. Si revisaremos el sistema todos los días lo tendríamos siempre al 100%, pero esto no suele ser operativo, por eso diariamente lo recomendable es hacer una revisión con el objetivo de hacer, revisamos para elegir que hacer. Si por contra esperaremos un mes para revisar, nuestro sistema ya no sería funcional y probablemente antes habríamos dejado de confiar en él y lo habríamos abandonado. Por eso, el tiempo optimo para la revisión es una semana, en ese tiempo nuestro sistema será muy operativo y la atencion a dedicar a la revisión del sistema compensa con la efectividad y confiabilidad que vamos a ganar en el sistema.

La revisión semanal, no es más que la revisión de todas las listas operativas que componen el sistema. Yo reviso el sistema de la siguiente forma:

  1. Revisión de la bandeja de entrada. Proceso todos los elementos que hubiera capturados (normalmente pocos, puesto que suelo procesar con regularidad). Si alguno de ellos se puede hacer en menos de 2 minutos pospongo el hacerlo para el final de la revisión.
  2. Reviso mi agenda de la semana pasada, por si hubiera olvidado algo de capturar. Si capturo algo, lo proceso también. Una vez hecho esto, miro la agenda de las próximas 3 semanas para hacerme una idea de mis próximas reuniones y vencimientos.
  3. Compruebo el archivo de seguimiento para ver que cosas van a activarse en mi sistema en la próxima semana, y que he tener en cuenta.
  4. Reviso los proyectos a la espera para ver como está, tacho los que ya estén hechos y activo recordatorios de alguno que me haga falta.
  5. Reviso la lista de proyectos y las acciones siguientes que tiene cada uno.
  6. Creo acciones siguientes para aquellos proyectos que no tienen ninguna, sacándola del material de apoyo de proyecto o en base a las acciones que he ido completando
  7. Reviso los contextos y sus respectivos subcontextos y me aseguro que ninguno de ellos este sobrecargado de acciones que me dificulten la tarea de elegir cuando revise para hacer. Lo ideal es que no haya más de 10 acciones, si las haces todas, siempre puedes buscar más a mitad de la semana en la lista «Esta semana no».
  8. Reviso la lista de «Esta semana no» para activar acciones que tenia incubadas, y que tras reprocesarla veo si van a requerir acción en la próxima semana.
  9. Realizo las acciones de menos de 2 minutos que aplace al procesar.

La revisión semanal es uno de los hábitos que por experiencia propia, y por la de otros compañeros y personas a las que facilito formación, más difícil de mantener es. Es primera causa de abandono en el uso del sistema GTD, por perdida de confianza en el sistema. En OPTIMA LAB solemos decir que se puede mejorar la productividad con todos los hábitos anteriormente explicados, pero cuando ademas implementas el hábito de la revisión semanal, ya no tienes un conjunto de hábitos, sino un sistema, con la consecuente mejora de la productividad personal.

Tómatelo en serio, revisa tu sistema semanalmente.

Espero tus dudas y comentarios. Buena semana.

By | 2016-04-28T01:56:39+02:00 28 septiembre, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , , |0 Comments

No separes lo personal de lo profesional #Hábitolunes (V)

Profesional personalUna de las cosas que muchas personas tienen claro es que hay que separar lo personal de lo profesional. Y ciertamente, en los trabajos habituales en cadena de producción, o trabajadores que tienen un horario fijo (no los que tienen un horario fijo, pero no se cumple), esta separación puede llegar a tener sentido.
¿Cuando no tiene sentido? Un elemento esencial para analizar si es posible separar la vida personal de la profesional es la atencion. Si puedes separar tu atencion plenamente de tus tareas de trabajo y tus tareas personales en espacio y tiempo, tiene sentido plantearse la separación de las tareas, en otro caso, con toda seguridad no es lo mas optimo. En el trabajo del conocimiento, siempre tienes mas tareas que realizar, que tiempo disponible. Otra cuestión importante a valorar es el hecho de no es optimo separarlo por el hecho de en muchas ocasiones en el lugar que te encuentras es posible realizar tareas de los 2 ámbitos, y separarlos genera un perjuicio en la elección de la mejor tarea que hacer en cada momento. Por último hay que destacar, que separar la vida profesional de la personal conlleva la gestión de 2 sistemas diferentes, que ya «per se» es ineficiente.
Si por supuesto, no tienes horario fijo, trabajas en casa, tienes un trabajo basado en el conocimiento, o eres tu propio jefe, la separación de lo personal y lo profesional, sencillamente es una quimera. Por este motivo, te planteo que en esta semana reflexiones sobre como te organizas tus tareas personales y profesionales, e busques la manera de unir los sistemas de gestionarlas, sin miedo. Recuerda que no estas estas gestionando facetas de tu vida, sino la atencion que dedicas a ella, y eso, no se puede separar.

Que tengas buena semana.

Si tienes dudas, sugerencias o necesitas aclaraciones, ya sabes donde estoy.

By | 2016-04-22T13:37:56+02:00 6 julio, 2015|Categories: Efectividad|Tags: , , , , , , |0 Comments